Analyste, Ouverture de dossiers

Miller Thomson LLP; Montreal; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Miller Thomson LLP recherche un·e Analyste, Ouverture de dossiers pour son bureau de Montréal. Vous assurez la mise à jour et l’intégrité des renseignements client et mandat dans les systèmes, veillant à la facturation et au respect des directives clients.

Vous collaborez avec les avocats et les équipes de facturation pour maintenir des données précises, réaliser des audits et recommander des améliorations. Expérience en Aderant ou systèmes similaires est un atout.

Qualifications

• Diplôme requis ou équivalent en administration/comptabilité/finances/administration juridique.
• Expérience dans l’ouverture de dossiers, facturation et activités financières ou administration juridique.
• Connaissance des systèmes de gestion de cabinet et de facturation.
• Bonne compréhension des procédures de conformité et de facturation pour les cabinets.

Responsibilities

• Ouverture et modification des dossiers clients tout en assurant leur précision et leur conformité.
• Support à la facturation et à la conformité avec les directives des clients et les systèmes électroniques.
• Assurer la qualité et la gouvernance des données client et mandat.
• Évaluer les tendances et proposer des améliorations processuelles.
• Conseiller et former les adjoints juridiques sur les procédures d’ouverture de dossiers.
• Maintenir l’intégrité des données de tarification et des dispositions de facturation.

Skills

Ouverture de dossiers

Facturation

Conformité

Gouvernance des données

Formation/Conseil

Education

DEC ou diplôme universitaire en administration/comptabilité/finances/administration juridique ou domaine connexe

Tools

Microsoft Office

iManage

Job description

Nous sommes à la recherche d'un·e Analyste, Ouverture de dossiers pour notre bureau de Montréal.

L’analyste, Ouverture de dossiers est responsable d’assurer la mise à jour, l’exactitude et l’intégrité des renseignements sur la clientèle figurant aux systèmes du cabinet. Son rôle est de veiller à ce que les dossiers liés aux clients et aux mandats demeurent à jour et complets, et qu’ils respectent les exigences de facturation, les directives des clients, les critères des systèmes de facturation électronique et les normes de conformité.

Par la gestion proactive des données des dossiers, des dispositions de facturation, des renseignements sur les débiteurs, des structures tarifaires et des exigences de la clientèle, l’analyste, Ouverture de dossiers aide à prévenir les problèmes de facturation, le rejet de factures, les radiations et les inefficacités sur le plan des activités.

La personne titulaire du poste a pour mandat d’assurer la qualité des données, le respect des procédures de facturation, la cohérence des activités et l’exactitude des rapports, tout en simplifiant l’expérience des avocates et avocats, des équipes des finances et de la clientèle. Par le maintien de données fiables sur la clientèle et les dossiers, l’analyste, Ouverture de dossiers contribue à accroître l’efficacité des activités, à réduire le travail en double, à augmenter la conformité de la facturation et à améliorer le service à la clientèle.

Principales responsabilités :

Ouverture de dossiers de clients

• Modification aux dossiers après l’ouverture : Passer en revue et accepter les demandes de modifications; Vérifier les entités débitrices, les modalités de facturation et les exigences des clients; Assurer la conformité aux politiques du cabinet, aux exigences de vérification de l’identité des clients et aux directives de la clientèle.

Soutien à la facturation et à la conformité

• Collaborer avec les avocates et avocats, les adjointes et adjoints juridiques, les équipes de la facturation et les équipes de la facturation électronique pour obtenir les renseignements manquants.

Qualité et gouvernance des données

• Assurer l’exactitude des dossiers liés aux clients et aux mandats.
• Mener des évaluations et des audits de la qualité des données.
• Repérer les tendances et les problèmes récurrents d’ouverture de dossiers.
• Recommander des améliorations aux procédures pour accroître l’exactitude et l’efficacité des pratiques.

Soutien aux parties prenantes

• Agir à titre d’experte ou d’expert en la matière sur les procédures d’ouverture de dossiers.
• Offrir des conseils et de la formation aux adjointes et adjoints juridiques et aux gens d’affaires.
• Appuyer les initiatives d’amélioration continue et de normalisation des procédures.

Gestion de la tarification et des dispositions de facturation

• Vérifier et maintenir les structures tarifaires des clients, les modalités de facturation, les modes de tarification différents, les réductions et les modalités spéciales de facturation dans les systèmes du cabinet.
• Veiller à ce que les ententes de tarification et les directives de facturation soient configurées correctement à l’ouverture des dossiers, puis mises à jour au besoin.
• Vérifier la conformité aux instructions des clients, aux directives visant les conseillers juridiques externes et aux exigences de facturation.
• Collaborer avec les avocates et avocats, les adjointes et adjoints juridiques, et les équipes de la facturation et de la facturation électronique pour régler les incohérences et problèmes relatifs aux honoraires.
• Préserver l’intégrité des données de tarification et de facturation pour limiter les erreurs de facturation, les factures rejetées, les radiations et le travail en double.
• Favoriser la mise en œuvre de mises à jour des honoraires et de modalités de facturation propres aux différents clients dans l’ensemble des bureaux.

Ce que vous apporterez à Miller Thomson :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou diplôme universitaire en administration, en comptabilité, en finances, en administration juridique ou dans un domaine connexe.
• De 3 à 5 années d’expérience dans l’ouverture de dossiers, la facturation, la facturation électronique, les activités financières ou l’administration juridique.
• Expérience de travail avec Aderant ou un système de gestion de cabinet juridique semblable.
• Excellente compréhension des procédures de facturation des cabinets juridiques et des exigences de conformité.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office; expérience avec iManage, un atout.
• Expérience dans une entreprise de services professionnels ou dans un cabinet juridique, un atout.