Agente ou agent de secrétariat classe nominale (S1B)

TEHORA inc.; Quebec; Hybrid; CAD 25,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail et flexibilité

Culture entrepreneuriale

Horaires flexibles

Congés maladie et événements familiaux

Outils informatiques adaptés

Espace de travail motivant

Initiatives sociales et environnement.

Programme d’apprentissage en milieu de

Job summary

TEHORA inc. recherche une agente ou agent de secrétariat de niveau collégial, doté d’excellentes aptitudes techniques et d’un sens du détail élevé, au sein d’une équipe polyvalente.

Le poste implique le suivi administratif, la gestion des documents et le support lors des déploiements après sinistre. Le lieu de travail sera déterminé selon le mandat, pouvant être en télétravail ou chez le client, avec des possibilités de flexibilité et de progression au sein d’une firme multidisciplinaire active

Qualifications

• Diplôme en secrétariat exigé (DEC ou DEP).
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Excellentes capacités rédactionnelles en français.

Responsibilities

• Assurer le suivi des demandes via le système de Suivi des dossiers ministériels.
• Suivre les listes de sinistrés et les distribuer aux analystes.
• Vérifier la conformité linguistique et la présentation des documents.
• Préparer les documents et notes pour les réunions.
• Rédiger et suivre les comptes rendus de réunions d’équipe.
• Effectuer le classement, l’archivage et la distribution de documents.

Skills

MS Office

Rédaction en français

Souci du détail

Organisation

Service client

Anglais (atout)

Education

DEC ou DEP en secrétariat

Job description

TEHORA est présentement à la recherche d’un(e) agente ou agent de secrétariat classe nominale ayant d’excellentes aptitudes techniques, d’excellentes connaissances et qui souhaite mettre à profit ses compétences au sein d’une équipe polyvalente.

Sans être exhaustifs, voici les services et livrables que devra fournir la personne retenue.

Description Des Travaux Ou Des Biens Livrables

1- Accomplir diverses tâches de secrétariat requises par le chef de service et le personnel du service :

• Assurer le suivi des demandes acheminées par le système de Suivi des dossiers ministériels;
• Assurer le suivi des listes de sinistrés fournies par les municipalités et faire la distribution aux analystes;
• Vérifier la conformité linguistique de plusieurs documents provenant du chef de service;
• Assurer la qualité (présentation) des documents présentés en fonction des normes établies;
• Produire, concevoir et mettre à jour des notes, des lettres, des procédures ou de tout autre type de document;
• Préparer les documents nécessaires aux réunions;
• Procéder à la rédaction et au suivi des comptes rendus de réunions d’équipe.

2- Accomplir Diverses Tâches De Soutien Administratif

• Effectuer le classement et faire des photocopies de divers documents;
• Effectuer l’archivage des dossiers électronique ou papier;
• Inventorier les documents de référence du service (note, procédures, comptes rendus de réunion, etc.);
• Distribuer les télécopies reçues au personnel;
• Assurer le suivi des grilles de prises de rendez-vous et prendre les rendez-vous.

3- Participer à la préparation du déploiement du personnel à la suite d’un Sinistre

• Préparer les documents et le matériel nécessaires au déploiement du personnel du service;
• Apporter le soutien requis au personnel lors de la tenue de séances d’information publiques et lors des rencontres individuelles avec des sinistrés (installer le matériel dans la salle, accueillir les sinistrés, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus, photocopier des documents, etc.);
• Préparer les documents à transmettre pour l’émission de chèques;
• Assurer le suivi des chèques émis;
• Assurer le suivi des demandes d’expertise;
• Classer des documents.

4- Au besoin, remplacer les autres secrétaires du service et le réceptionniste de la direction.

Profil

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
• Maîtriser Microsoft Office;
• Détenir de bonnes capacités rédactionnelles en français;
• Avoir un grand souci du détail et faire preuve de rigueur;
• Solides habiletés organisationnelles et capacité à travailler sur plusieurs dossiers de façon simultanée;
• De solides compétences de service à la clientèle et une forte capacité à entretenir de bonnes relations professionnelles avec ses collègues.
• Maîtrise de l’anglais est un atout.

LIEU DE TRAVAIL

Le lieu de travail sera déterminé selon le mandat, il peut être en télétravail ou chez le client.

POURQUOI SE JOINDRE À TEHORA?

TEHORA est une firme québécoise multidisciplinaire reconnue pour l'excellence de ses services professionnels, de nature technique et de gestion de projets à l'échelle nationale et internationale. Notre mission est d'accompagner nos clients dans la concrétisation de leurs projets par l'excellence de notre savoir-faire et de notre créativité. Depuis sa création en 2017, notre équipe de professionnels connait une croissance exponentielle en répondant aux besoins importants en gestion de projets multidisciplinaires, dans le domaine des transports, du génie civil, du TI et plus. Nos collaborateurs travaillent sur des mandats aussi bien à l’interne que chez des clients d’envergures. TEHORA se distingue par sa culture d’entreprise, axée sur le bonheur de ses employés et la diversité. Chez TEHORA, chaque collaborateur est un membre important de l'équipe qui contribue à notre succès collectif. Nos membres ont la flexibilité requise pour avoir un équilibre entre le travail et leur vie privée, tout en menant une carrière enrichissante. Nous offrons un environnement de travail motivant. La diversité des projets, la grande autonomie et l’interaction directe avec les clients sont appréciées. Une telle proximité est possible en raison de notre structure organisationnelle horizontale, qui se traduit par des relations de confiance et une communication efficace entre notre équipe et les clients.

AVANTAGES

• Du télétravail et de la flexibilité pour s’adapter à vos obligations familiales;
• Une culture entrepreneuriale favorisant la créativité et l'innovation;
• Horaires flexibles (selon le type de contrat de travail);
• Congés en cas de maladie et à l'occasion d'événements familiaux;
• Outils informatiques adaptés;
• Espace de travail épanouissant et motivant;
• Initiatives sociales et environnementales;
• Programme d’apprentissage en milieu de travail;
• Cheminement de carrière.

SALAIRE

Le salaire sera calculé sur la base du taux horaire moyen correspondant à votre profil.