Agente ou agent de liaison / Liaison Officer

Legislative Assembly of Ontario / Assemblée législative de l’Ontario; Toronto; On-site; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Comprehensive benefits package

Pension program

Employee & family assistance program

Career development opportunities

Job summary

Legislative Assembly of Ontario is seeking a Liaison Officer to support protocol and interparliamentary relations. This 100% on-site role involves coordinating travel, advising on protocol, and maintaining records.

You will collaborate with the Parliamentary Protocol and Public Relations team to ensure accurate minutes, engage with diverse stakeholders, and support events and engagements. The ideal candidate holds a college diploma with 1–3 years in related work, bilingual communication skills,

Qualifications

• College diploma or equivalent with 1–3 years of event planning, protocol or related experience, preferably in government/parliamentary settings.
• Fluent in English and French; ability to communicate clearly in speech and writing.

Responsibilities

• Provide exceptional bilingual administrative support for protocol and interparliamentary goals.
• Offer balanced protocol advice and briefings to management and Members of Provincial Parliament.
• Maintain accurate records, take minutes, and support event planning and coordination.
• Liaise with consular/diplomatic corps, community groups, and internal/external stakeholders.
• Coordinate travel and accommodations for protocol events and meetings.
• Assist with recruitment, training, scheduling and supervision of Legislative Student Ushers.
• Contribute to planning of events, ceremonies and public engagement activities.

Skills

Bilingual English & French

Strong communication

Organizational & time management

Team player & service excellence

Adaptability & problem solving

Education

College diploma or equivalent

Tools

Microsoft Office

Job description

English Préparez‑vous à prendre part à un voyage extraordinaire pour façonner l’avenir de l’Assemblée législative de l’Ontario, en faisant preuve d’inventivité et d’excellence dans les opérations parlementaires! Au Bureau de l’Assemblée législative, nous ne nous contentons pas de soutenir le Parlement; nous représentons une équipe dynamique qui aspire à susciter le changement et à avoir un impact en Ontario tous les jours.

Le cœur de notre mission est d’offrir des services administratifs et procéduraux non partisans à toutes les députées et tous les députés, ainsi qu’un soutien opérationnel quant aux activités quotidiennes de l’Assemblée législative de l’Ontario. Notre succès dépend de la force et de la diversité de notre équipe, car nous défendons nos valeurs fondamentales : intégrité, inclusivité, collaboration, et excellence.

Vous souhaitez poursuivre une carrière enrichissante où vous pourrez partager votre expertise en tant qu’agente ou agent de liaison? Saisissez cette opportunité d’incarner les valeurs de notre organisation au sein de notre Direction du protocole parlementaire et des relations publiques. En tant qu’atout précieux de notre équipe et sous la direction d’une coordonnatrice ou d’un coordonnateur des relations interparlementaires, vous collaborerez étroitement avec un groupe dynamique de professionnels de la Direction du protocole parlementaire et des relations publiques.

Ce poste est inoccupé à pourvoir.

Votre Description De Tâche

Vous agirez avec intégrité pour:

• Assurer des compétences administratives exceptionnelles en français et en anglais, en soutien des objectifs protocolaires et interparlementaires de l’Assemblée législative.
• Offrir des conseils judicieux et équilibrés, ainsi que des séances d’information sur le protocole à la direction et aux députées et députés du parlement provincial.
• Faire preuve de la plus grande délicatesse, de tact, d’intégrité et de bon jugement.

Vous encouragerez la collaboration de la manière suivante:

• Assurer la liaison avec les corps consulaire et diplomatique, les associations communautaires ainsi que d’autres groupes d’intervenantes et d’intervenants internes et externes.
• Organiser les déplacements et l’hébergement pour les réunions et les événements protocolaires.
• Peut être amené à accompagner les délégations parlementaires lors de réunions ou de conférences
• Tenir à jour des dossiers et registres précis, et rédiger et transcrire les procès-verbaux des réunions.
• Utiliser vos capacités d’analyse et d’évaluation afin de mener des recherches indépendantes, d’identifier des enjeux et de donner des recommandations et des opinions éclairées à l’appui des activités protocolaires et interparlementaires.
• Assister la coordonnatrice ou le coordonnateur des relations interparlementaires dans le recrutement, la formation, la gestion des horaires et la supervision des étudiants huissiers législatifs
• Contribuer à la planification et à l'organisation d'événements, de cérémonies et les activités d’engagement public.

Les compétences requises

Vous démontrez votre excellence par :

• L’obtention, au minimum, d’un diplôme d’études collégiaux ou une expérience équivalente d’un (1) à trois (3) ans dans les domaines de la planification et de la coordination d’événements, du protocole et domaines connexes, particulièrement dans un contexte gouvernemental ou parlementaire.
• Une bonne maîtrise du français et de l’anglais, et la capacité de communiquer clairement et efficacement à l’oral comme à l’écrit.
• Des connaissances du protocole national et international, des événements d’actualité, ainsi que du rôle et de la fonction d’un système parlementaire de gouvernance.
• D’excellentes aptitudes organisationnelles et en gestion du temps afin de pouvoir coordonner et planifier des tâches et événements parallèles.
• Une aptitude manifeste à bien travailler en équipe, d’excellentes compétences en communication et un engagement envers l’excellence du service.
• La capacité à vous adapter au changement et à identifier et résoudre des problèmes dans un milieu dynamique.
• D’excellentes aptitudes interpersonnelles afin de créer un environnement positif et d’établir des relations solides avec les intervenantes et intervenants internes et externes.
• La flexibilité pour travailler selon des horaires prolongés, y compris en soirée, la fin de semaine et les jours fériés, selon l’horaire de l’Assemblée législative, des fonctions spéciales, des événements et des besoins liés aux déplacements, au besoin.

Cette fonction est exercée à 100 % sur place.

Ce que vous y gagnez :

• Un environnement de travail dynamique et unique;
• Une collaboration avec une équipe de professionnelles et de professionnels dévoués;
• Des avantages sociaux, un programme de retraite avantageux, un plan en cas de maladie à courte durée et des jours de congés personnels;
• Un soutien au développement de votre carrière par des formations;
• Un accès au programme d’aide aux membres du personnel et à leur famille.

Rejoignez‑nous et façonnons ensemble l’avenir de l’Assemblée législative de l’Ontario. Votre voyage commence ici!

L’Assemblée législative de l’Ontario fait la promotion de la diversité et, s’engage, en tant qu’employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi, à créer un milieu de travail inclusif tout en constituant une équipe de travail qualifiée et diversifiée. Si vous avez besoin d’accommodements en raison d’une incapacité afin de pouvoir participer au processus de recrutement, veuillez nous faire parvenir vos coordonnées à l’adresse courriel [e-mail] pour que nous puissions assurer le suivi.

Nous vous remercions de l’intérêt porté aux postes offerts à l’Assemblée législative de l’Ontario, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour un entretien.

Are you ready to embark on an extraordinary journey to shape the future of Ontario's Legislative Assembly, with innovation and excellence in parliamentary operations? At the Office of the Assembly, we're not just supporting Parliament; we’re a dynamic team dedicated to driving change and making an impact every day.

At the heart of our mission is to provide non-partisan administrative and procedural services to all MPPs, along with operational support for the daily activities of the Legislative Assembly of Ontario. Our success is intricately tied to the strength and diversity of our staff, as we champion our core values: integrity, inclusiveness, collaboration, and excellence.

Looking for a rewarding career where you can share your expertise in a Liaison Officer capacity? Seize this opportunity to embody our organizational values within our Parliamentary Protocol and Public Relations Branch. As a valued member of our team, reporting directly to the Interparliamentary Relations Coordinator, you will collaborate closely with a dynamic group of Parliamentary Protocol and Public Relations professionals.

This is an existing vacancy.

What You’ll Do

You’ll act with integrity to:

• Provide exceptional office administrative skills in both English and French in support of the protocol and interparliamentary goals of the Assembly.
• Provide sound and balanced protocol advice and briefings to management and Members of Provincial Parliament.
• Demonstrate the utmost sensitivity, tact, integrity and good judgment.

You’ll support our collaboration as you:

• Liaise with Consular and Diplomatic Corps, community associations, and other internal and external stakeholder groups.
• Coordinate travel and accommodation arrangements for protocol events and meetings.
• May have opportunities to support parliamentary delegations to meetings/conferences
• Maintain accurate files and records, participate in minute taking and transcribe meeting minutes.
• Employ analytical and evaluative skills to conduct independent research and analysis, identify issues, and make informed recommendations and opinions in support of protocol and interparliamentary activities.
• Assist the Interparliamentary Relations Coordinator with the recruitment, training, scheduling and supervision of the Legislative Student Ushers
• Contribute to the planning and coordination of events, ceremonies and public engagement activities.

How You Qualify

You demonstrate excellence through your:

• Minimum completion of a college diploma and/or one (1) to three (3) years of related work experience with event planning and coordination, protocol and related areas, particularly in the context of a government/parliamentary setting.
• Fluency in the English and French languages, and ability to communicate clearly and effectively both verbally and through written correspondence.
• Knowledge of domestic and international protocol, current events, and the role and function of a parliamentary system of governance.
• Strong organizational and time management skills to coordinate and plan competing tasks and events.
• Demonstrated ability as a team player with exceptional communication skills and a strong commitment to service excellence.
• Ability to adapt to change and identify and resolve problems in a fast-paced environment.
• Superior interpersonal skills to create a positive environment and establish cohesive relationships with internal and external stakeholders.
• Flexibility to work extended hours, including evenings, weekends and holidays based upon the Legislature’s schedule, special functions, events and travel needs, as required.

This role is 100% on-site.

Here’s what awaits you:

• A dynamic, unique work environment.
• A team of dedicated professionals.
• A comprehensive benefit and pension package, including a comprehensive short-term sickness plan and personal days.
• Support for your career through training and development.
• Access to an employee and family assistance program.

Join us in shaping the future of Ontario's Legislative Assembly. Your journey starts here!

The Legislative Assembly of Ontario is proud to be an equal opportunity employer who champions diversity and inclusion. We foster an environment where unique perspectives are valued, ensuring that everyone has the opportunity to make a meaningful impact. If you need accommodations during the application process, please don't hesitate to reach out to us at [e-mail] .

While we appreciate your interest in obtaining employment with the Legislative Assembly of Ontario, only those selected for an interview will be contacted.