Agente ou agent de coordination

University of Montreal; Montreal; Hybrid; CAD 59,000 - 83,000; Full time

Benefits offered by this job

Soins médicaux et dentaires

Assurance voyage

Programme d’aide au personnel et à la

Régime de retraite à prestations dét.

Assurance vie et invalidité

Congé parental jusqu’à 2 ans

Réduction de la semaine estivale

CPE sur le campus

Formation continue

Job summary

Université de Montréal recrute pour un poste régulier à temps plein. Vous serez chargé(e) d’agir comme liaison entre la direction générale et les directions scientifiques, les équipes internes et les partenaires, en assurant la planification et la coordination d’activités administratives et d’événements.

Le rôle nécessite une excellente maîtrise du français (oral et écrit) et des compétences en communication; connaissance de l’anglais et maîtrise d’Office 365 exigées.

Qualifications

• Diplôme universitaire terminal dans un champ pertinent.
• Expérience en coordination et communication avec des cadres.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit et connaissance de l’anglais.
• Excellente connaissance de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.

Responsibilities

• Agir en tant qu’agent de liaison pour les communications entre la direction générale et les directions scientifiques, équipes internes, chercheurs, partenaires et interlocuteurs.
• Planifier et coordonner des activités administratives et des évènements afin de favoriser la collaboration; assurer la logistique des réunions, déplacements et voyages.
• Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, supports de présentation ou documents destinés à des destinataires internes ou externes.
• Préparer les séances des instances de gouvernance en rédigeant l’ordre du jour et les documents; effectuer des recherches et assurer le suivi.
• Rédiger les comptes rendus et procès-verbaux des séances et suivre l’état d’avancement des dossiers.
• Gérer les notes de frais et certains suivis budgétaires pour la direction.

Skills

Organisation et planification

Communication orale et écrite

Discrétion et diplomatie

Adaptabilité et résolution de problems

Français courant, anglais connaissance

Education

Diplôme universitaire terminal de premier cycle

Tools

Office 365

Job description

IVADO est le plus important consortium interdisciplinaire et intersectoriel de recherche, de formation et de mobilisation des connaissances en intelligence artificielle au Québec et au Canada. Piloté par l’Université de Montréal, avec quatre partenaires universitaires (Polytechnique Montréal, HEC Montréal, Université Laval et Université McGill), IVADO rassemble des centres de recherche, des partenaires gouvernementaux et industriels, pour coconstruire des initiatives intersectorielles ambitieuses favorisant un changement de paradigme de l’IA et de son adoption.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, de la planification et de la débrouillardise, en plus de faire preuve de discrétion, de rapidité d’exécution et de polyvalence.
• Vous aimez interagir avec les autres et possédez de solides compétences en communication orale, écrite et interpersonnelle, ainsi qu’un bon sens du tact et de la diplomatie.
• Vous avez une capacité à vous adapter aux imprévus et à trouver des solutions.
• Vous faites preuve de minutie, de jugement, d’un bon sens des priorités ainsi que d’un grand souci du détail et de la qualité dans votre travail.
• Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

• Agir à titre d’agent de liaison pour les communications entre la direction générale et les directions scientifiques, équipes internes, chercheurs, partenaires, et autres interlocuteurs.
• Planifier et coordonner des activités administratives et évènements à des fins de collaboration de la direction générale avec diverses parties prenantes. Assurer la logistique des réunions, des déplacements et voyages requis.
• Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, des rapports, du matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexe et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes.
• Veiller à l'organisation, à la convocation et à la préparation des séances des instances de gouvernance d’IVADO en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter ou à traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, etc.
• Participer aux séances des divers comités, en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Effectuer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement des dossiers avant la tenue d'une prochaine réunion.
• Assurer le traitement des notes de frais de sa direction et de certains suivis budgétaires.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Diplôme universitaire terminal de premier (1er) cycle dans un champ de spécialisation approprié.
• Expérience en coordination et communication avec des membres de la haute direction.
• Maîtrise de la langue française à l’orale et à l’écrit et connaissance de l’anglais.
• Une excellente connaissance de la suite Officeet des outils collaboratifs Office 365.

Notre promesse employeur

• Un taux annuel entre 58 520 $ et 83 433 $ en fonction de votre expérience.
• Organisation du travail en mode hybride.
• Un accès facile en transport collectif.

Davantage d’information sur le poste

• Poste régulier à temps plein, pour 35 heures par semaine.
• Syndicat des employés et des employées de la recherche de l'Université de Montréal - SERUM-pro.
• Supérieur immédiat ou responsable de la recherche: Mélanie Bosc, directrice générale adjointe
• Horaire: Du lundi au vendredi de 9h à 17h
• Date d’entrée en fonction: dès que possible

Nous avons réussi à piquer votre curiosité ?

En savoir plus

• Soins médicaux, paramédicaux, dentaires et assurance voyage
• Un programme d'aide au personnel et à la famille et un programme institutionnel de santé et mieux-être
• Un régime de retraite à prestations déterminées offrant une rente indexée à la retraite rrum.umontreal.ca
• Assurance vie et assurance salaire en cas d'invalidité
• Jusqu'à 2 ans de congé parental
• Réduction de la semaine de travail pendant la période estivale
• Deux CPE sur le campus
• Camps de jour l'été et pendant la relâche scolaire au CEPSUM
• Congés payéspendant la période des Fêtes
• Programme d'exonération des frais de scolarité pour vous, votre conjoint ou conjointe etvos enfants à charge
• Offredeformation continue
• Mobilité interne et cheminement
  de carrière