AGENTE(E) ADMINISTRATIF(VE) CLASSE 2 - SERVICES MULTIDISCIPLINAIRES

Hôpital Marie-Clarac; Montréal-Est; On-site; CAD 25,000 - 30,000; Part time

Job summary

L’HÔPITAL MARIE-CLARAC recherche un agent administratif classe 2 à temps partiel (3 jours/semaine) pour assurer la réception et le secrétariat des services multidisciplinaires, à Montréal-Nord.

Sous la supervision du chef de service, vous accueillez les usagers, gérez les appels et le courrier, et assurez la tenue des dossiers et des documents; poste permanent et intégré à une équipe dynamique.

Qualifications

• Détient un DES/DEP en secrétariat ou un DEC en bureautique.
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
• Maîtrise des logiciels Word et Excel.

Responsibilities

• Accueille les usagers et visiteurs, renseigne et oriente.
• Transmet les messages et appels pour les services.
• Gère le courrier et les rapports médicaux.
• Fait la saisie et le classement des documents administratifs.

Skills

Maîtrise du français

Service client

Education

DES/DEP en secrétariat ou DEC en bureautique

Tools

Word

Excel

Job description

L’HÔPITAL MARIE-CLARAC EST À LA RECHERCHE DE CANDIDATES ET DE CANDIDATS AFIN DE POURVOIR UN POSTE D’AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) CLASSE 2 – SERVICES MULTIDISCIPLINAIRES, À TEMPS PARTIEL 3 JOURNÉES PAR SEMAINE (POSTE PERMANENT). L'Hôpital Marie-Clarac est un centre hospitalier de soins de courte durée comptant un total de 228 lits dont la mission est d'offrir des services de réadaptation fonctionnelle intensive, des soins post-aigus ainsi que des soins palliatifs à une clientèle adulte. L'Hôpital se distingue par sa dimension à échelle humaine, tant pour les usagers que pour les employés. Il est situé à Montréal-Nord tout près de Laval et jouit d'un environnement privilégié puisqu'il tout près de la Rivière des Prairies, elle-même bordée par des espaces verts et de détente, ainsi qu'une piste cyclable et piétonnière.

AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) CLASSE 2 – SERVICES MULTIDISCIPLINAIRES

PERMANENT TEMPS PARTIEL – 3 JOURS SEMAINE

Vous adoptez des comportements professionnels qui traduisent, le respect, l’innovation, la collaboration, l’humanisme et l’engagement en conformité avec nos valeurs d’établissement, j oignez‑vous à une équipe dynamique dans une atmosphère harmonieuse de travail.

Horaire

• 3 journées semaine : 8h00 à 16h00

Description Sommaire

Sous l'autorité du chef de service multidisciplinaire, la personne titulaire dédiée à la réception et au secrétariat des services de physiothérapie, d’ergothérapie et psychosocial exerce les tâches générales suivantes :

RÉCEPTION

• Accueille les usagers et les visiteurs, les renseigne et les dirige.
• Reçoit et transmet les messages ainsi que les appels téléphoniques pour les services de physiothérapie, d’ergothérapie et psychosocial.
• Fait les appels téléphoniques pour les besoins des services.
• Reçoit et achemine le courrier et les rapports médicaux.
• Reçoit, distribue et range la papeterie et le matériel.
• Remplit les classeurs de formulaires.

SECRÉTARIAT

• Crée les assignations en physiothérapie, en ergothérapie, service social, soins spirituels et psychologie dans le système eGAP, tant pour les usagers hospitalisés que ceux en externe;
• Transcrit les rapports, documents, résumés de dossiers, les procès-verbaux des réunions, etc., pour les services de physiothérapie, d’ergothérapie et psychosocial;
• Rédige ou transcrit la correspondance, reçoit et envoie les fax et effectue les photocopies.
• Ferme et classe les dossiers des usagers de physiothérapie, d’ergothérapie et psychosocial, selon les procédures de chaque service;
• Tient à jour le programme de marche des usagers du service de physiothérapie;
• Inventorie et commande la papeterie et les fournitures de bureau;
• Tient à jour le cahier de réception des appareils et accessoires orthopédiques commandés (marchettes RAMQ);
• Corrige les erreurs de saisies dans les horaires de rendez-vous internes Progisan et crée les horaires des intervenants qui reviennent de vacances;
• Gère la petite caisse pour les achats faits par les usagers et émet les reçus;
• Classe les dossiers en physiothérapie, en ergothérapie et psychosocial sur les unités de soins;
• Maintient à jour le cahier des procédures relatives au secrétariat et aux départements de physiothérapie, ergothérapie et psychosocial;
• Signale tout matériel défectueux et toute situation à risque;
• Fait les réquisitions de réparation;
• Distribue le courrier des services d’ergothérapie, de physiothérapie et psychosocial à l’entrée principale;
• Complète les DSIE de congé en physiothérapie et les DSIE Alertes;
• Fait la mise à jour du tableau des absences selon les appels d’absences ou les demandes d’absences prévues;
• Planifie les visites à domicile selon l’horaire fourni par l’ergothérapie ou le physiothérapeute ;
• Rédige de nouveaux formulaires ou modifie des formulaires déjà existants à la demande de la cheffe de service en physiothérapie ou ergothérapie et psychosocial;
• Crée de la documentation et outils en lien avec différents projets des départements de physiothérapie, ergothérapie et psychosocial;
• Réalise tout autre tâche de nature administrative à la demande de la cheffe de service en physiothérapie ou cheffe de service en ergothérapie et psychosocial.

CLINIQUE EXTERNE DE PHYSIOTHÉRAPIE

• Inscrit les usagers externes selon les procédures de la clinique externe;
• Maintient à jour les listes d’attente;
• Fait les appels pour fixer le premier rendez-vous ou pour une modification d’horaire;
• Assemble les dossiers des usagers en vue du premier rendez-vous.

Exigences Requises

• Détient un diplôme d’études secondaires (DES) ou professionnelles (DEP) en secrétariat ou un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique.
• Maîtrise des logiciels Word, Excel.
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé.

L’Hôpital Marie-Clarac applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les autochtones et les membres de minorités visibles et ethniques à présenter leur candidature.