Agente, agent administratif à la gestion universitaire

Université du Québec à Rimouski; Rimouski; Hybrid; CAD 39,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération compétitive

Assurances collectives

Programme d’aide aux employés

Job summary

L’Université du Québec à Rimouski recherche une Agente, agent administratif à la gestion universitaire pour soutenir les activités de son secteur. Poste permanent d’équipe volante, avec un horaire de 35 heures par semaine et une échelle salariale de 28,62$ à 36,90$ l’heure.

Sous la supervision de la direction, vous assurerez le secrétariat, la gestion des dossiers et le traitement des informations liées à l’offre de cours, la formation et à la recherche.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité pertinente.
• Trois (3) années d’expérience pertinente.

Responsibilities

• Soutien administratif et secrétariat nécessaire au fonctionnement du secteur.
• Assister les personnes ayant des fonctions de direction et assurer les suivis requis.
• Gestion du courrier et des courriels du secteur, rédaction de certaines correspondances.
• Organisation logistique et matérielle des réunions et préparation des documents.
• Gestion des dossiers et banques de données du secteur et archivage.

Education

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité pertinente

Job description

Agente, agent administratif à la gestion universitaire

Échelle de salaire entre 28.62$ et 36.90$ l'heure (cl. 6) selon les qualifications et l’expérience.

Horaire de travail par semaine

35 heures

Durée

Date d'entrée en fonction

Dès que possible

Poste permanent d’équipe volante. La personne peut être appelée à travailler dans plusieurs secteurs pourpourvoir temporairement des postes vacants,des absences autorisées,des surcroîts de travail oudes projets spécifiques.Les postes de l’équipe volante relèvent du directeur du Service des ressources humaines.

Tâches et responsabilités principales

Sous la responsabilité de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne assure le soutien administratif et le secrétariat nécessaire au fonctionnement des activités de son secteur; collabore aux diverses activités reliées à l’offre de cours, à la formation et à la recherche ainsi qu’à l’administration des dossiers des personnes étudiantes ou du personnel enseignant. Elle assiste les personnes qui ont des fonctions de direction et assure les suivis requis.

Plus spécifiquement, cette personne :

Collabore à la planification et à l’organisation de son secteur en effectuant ou coordonnant diverses activités administratives. Ces activités peuvent être en lien avec la formation, la recherche, les ressources humaines, financières ou matérielles; elle en assure les suivis requis, notamment le suivi des échéanciers et des délais des opérations ainsi que les procédures administratives à respecter.

Accueille et renseigne les personnes sur les politiques, procédures et règlements qui sont associés à son secteur.

Agit à titre de personne-ressource et voit à la réalisation des diverses activités reliées:

pour le secteur des affaires départementales: à la gestion de l’offre de cours, la gestion des tâches ainsi qu’au recrutement des personnes enseignantes;

pour le secteur des études: à la gestion des programmes d’études et du cheminement universitaire des personnes étudiantes dans ceux-ci.

Recueille, collige, traite et diffuse diverses informations en lien avec son secteur, effectue des recherches, des analyses, des vérifications notamment sur certaines données en tenant compte des exigences, des politiques, des réglementations, des procédures et des normes établies et en assure le suivi. Assure l’application, le respect et la diffusion de ceux‑ci. Réfère les cas problèmes à la personne concernée.

Assiste la direction de son secteur, saisie et produit divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, listes, etc. Assure une présentation appropriée et professionnelle de ces documents. Remplit des formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi.

Assure la gestion du courrier et des courriels de son secteur. Rédige certaines correspondances.

Voit à l’organisation logistique et matérielle de réunions (convocations, ordres du jour, réservations, etc.) et peut assister à celles‑ci. Prend connaissance et distribue la documentation requise. Peut prendre note des discussions tenues et assure le suivi aux décisions qui relèvent de sa compétence. Peut être appelée à rédiger un projet de procès‑verbal.

Assume la responsabilité de la création, de la mise à jour et de l’exploitation des dossiers et des banques de données pour son secteur. Assure le système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des documents papier, électroniques et numériques.

Voit au soutien administratif de son secteur tel que la réquisition de paiement, la tenue d’une petite caisse ainsi que la préparation de données nécessaires à l’élaboration des budgets et des rapports.

Peut être appelée à participer à l’intégration et à la formation du personnel.

Collabore à la préparation et à la réalisation d’événements ou opérations spéciales telles que journée d’accueil, opération démarrage, expositions, colloques, etc.

Contribue à l’élaboration et à l’implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.

Utilise un système informatisé de traitement de l’information de même que certains outils et logiciels pertinents. Met à jour l’information dans les systèmes informatisés et participe à leur développement afin d’assurer l’efficacité des opérations.

Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

Scolarité: Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité pertinente
Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente

Date limite pour postuler

L’offre d’emploi sera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Programme accès égalité

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles et de minorités ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin. Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Seules les candidatures sélectionnées seront contactées.

Les principaux avantages

Personnel de soutien

• L’UQAR offre un programme de rémunération concurrentiel, incluant une progression salariale annuelle.
• Le salaire est déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience et la scolarité reconnues pertinentes.
• L’UQAR offre un régime d’assurances collectives, auquel elle contribue financièrement, dès l’embauche. Celui-ci comprend : une assurance vie de base, une assurance accident et maladie, une assurance invalidité et une assurance voyage.
• Un programme d’aide aux employés (PAE) offre au personnel des services variés d’assistance ainsi qu’un accès à une plateforme de mieux‑être.
• Le régime de retraite offert est le Régime de retraite de l’Université du Québec (RRUQ), l’un des meilleurs régimes à prestations déterminées du Québec, l’un des meilleurs régimes à