Agent.e de bureau, classe principale (166-S-2627)

Workland; Dégelis; On-site; CAD 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Centre de services scolaire du Fleuve-et-des-Lacs recherche un responsable pour organiser, diriger et contrôler les travaux d'une équipe de soutien administratif au Sous-Centre de Dégelis. Poste régulier menant à la permanence, avec exigence de gestion et de service à la clientèle.

Expérience en bureautique, comptabilité et utilisation de Microsoft 365 requise; collaboration avec diverses unités du centre et du réseau scolaire.

Qualifications

• Diplôme DEP dans une spécialité pertinente ou équivalent et 6 ans d'expérience.
• Connaissances approfondies en bureautique et comptabilité évaluées par test.
• Maîtrise de Microsoft 365 et logiciels comptables.

Responsibilities

• Organiser et diriger les travaux d'une équipe de soutien administratif.
• Coordonner le travail, vérifier la qualité et respecter les échéanciers.
• Réaliser des analyses et préparer des états et rapports financiers.
• Collaborer avec différentes unités et circuits de l'établissement.

Skills

Rigueur et souci du détail

Analyse et interprétation de données

Organisation et gestion des priorités

Service à la clientèle

Microsoft 365

Education

Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée

Diplôme d'études secondaires (5e année) ou équivalent

Tools

Microsoft 365

Job description

Lieu d'affectation

Sous-Centre de Dégelis

Statut du poste

Régulier menant à la permanence

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif. Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie qu’ils requièrent.

Attributions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d'emplois coordonne le travail, le distribue, le vérifie et donne son avis sur sa qualité; elle vérifie le respect des échéanciers; elle voit à l’initiation du personnel. Elle détermine l’échéancier des travaux de son secteur conformément aux instructions reçues; elle rappelle les échéances aux personnes concernées, qu’elles soient de l’intérieur ou de l’extérieur du centre de services scolaire.

La complexité

• a) aux travaux qui se composent d’étapes différentes combinées d’une manière qui ne permet pas d’en saisir toutes leurs implications dans le processus de réalisation d’une opération, sans une longue pratique;
• b) aux travaux qui exigent l’interprétation et la sélection de données obtenues à la suite des contacts et des échanges de renseignements réguliers avec d’autres unités administratives ou avec des personnes ou organismes.

L’expertise

• a) aux travaux qui exigent une connaissance approfondie des procédures, de leurs interrelations, des règlements et des directives applicables dans un domaine d’activité;
• b) aux travaux qui exigent des connaissances particulières et additionnelles à celles normalement requises de l’agent de bureau, classe I et qui s’acquièrent généralement par une longue expérience de travail dans un domaine d’activité.

L’autonomie

• a) à la responsabilité des tâches de l’ensemble ou d’une partie significative des étapes du processus nécessaire à la réalisation d’une opération donnée et à laquelle le titulaire répond;
• b) aux travaux définis selon des orientations générales et exécutés avec une grande latitude d’action.

• Elle exécute des tâches complexes et spécialisées; elle sélectionne, prépare et vérifie des données; elle prépare des documents, des états et des rapports comportant l’inscription de données qu’elle doit interpréter, au besoin, et qu’elle obtient par suite de recherches à l’intérieur ou à l’extérieur du centre de services scolaire.
• Elle transige avec le public ou le personnel notamment sur des modalités de paiement ou de recouvrement ou sur toute autre question relevant de sa compétence.
• Elle formule des suggestions et recommandations afin d'améliorer la marche des opérations dont elle est responsable.
• Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Spécificités

Dans le domaine de la gestion des ressources financières;

• Elle valide des demandes de remboursement de dépense des employés selon les règles et la codification en vigueur.
• Elle traite des factures de fournisseurs et, au besoin, en fait le suivi avec les écoles, les services ou les fournisseurs.
• Elle concilie les états de compte de fournisseurs mensuels.

Dans le domaine de la gestion des taxes scolaires;

• Elle concilie les rôles d’évaluation, traite les factures s’y afférent, en fait la perception et en assure le recouvrement.
• Elle participe à la préparation et à l’émission des comptes de taxes annuels.
• Elle répond aux demandes des propriétaires, des institutions financières ainsi que des notaires.
• Elle travaille en collaboration avec les diverses municipalités de notre territoire.

Compétences recherchées

• Rigueur et souci du détail.
• Habileté à analyser et interpréter des données financières.
• Bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités.
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
• Bonne maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft 365.

Qualifications requises

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Autres exigences

Avoir des connaissances approfondies en bureautique. Un test de connaissance en comptabilité sera exigé dont le taux de réussite sera de 70%.

Si vos études ont été effectuées hors Québec, joindre votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec émise par le ministère de l’Immigration, de la francisation et de l’intégration.

Le Centre de services scolaire du Fleuve-et-des-Lacs applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les Autochtones, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques à présenter leur candidature.

Le Centre de services scolaire du Fleuve-et-des-Lacs est soumis à l’application de la Loi sur la laïcité de l’État.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.