Administrative Coordinator / Coordonnateur administratif

Quantum Management Services Ltd.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

Quantum Management Services Ltd. à Montréal recherche un coordonnateur administratif soucieux du détail pour soutenir la sécurité et la conformité de la flotte, et coordonner l’entretien et les réparations des véhicules au niveau des succursales.

Le poste est contractuel à temps plein avec possibilité de permanence. Salaire: 22 CAD/h; maîtrise du français requise et expérience avec Geotab ou systèmes similaires fortement appréciée.

Qualifications

• Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).
• Sens de l’organisation et respect des échéances.
• Aisance avec les nouveaux logiciels et systèmes de gestion de flotte.

Responsibilities

• Sécurité et conformité de la flotte: suivre les indicateurs de conformité et les rapports d’inspection.
• Coordination de l’entretien des véhicules: planifier les rendez-vous et suivre les réparations et l’historique d’entretien.
• Soutien administratif et Geotab: intégrer et former les conducteurs sur le système télématique Geotab et assurer le suivi des actions en suspens.

Skills

Français (écrit et parlé)

Organisation sans faille

Suivi des échéances

Aisance avec logiciels

Tools

Geotab

Systèmes de gestion de flotte

Job description

Poste : coordonnateur administratif

Lieu de travail : Montréal, QC

Salaire : 22 $ l'heure

Type de poste : contrat à temps plein avec possibilité de permanence

Nous recherchons un coordonnateur administratif soucieux du détail pour rejoindre une équipe dynamique à Montréal. À ce poste, vous serez chargé de contribuer à la gestion des programmes de sécurité et de conformité de la flotte de l'entreprise, ainsi que de coordonner l'entretien et les réparations des véhicules au niveau des succursales.

Le candidat idéal possède des compétences administratives exceptionnelles, un sens aigu du suivi et la capacité de communiquer aisément avec les chauffeurs, la direction et les centres de service afin d'assurer la sécurité, la conformité et le bon déroulement des opérations.

Responsabilités principales : Sécurité et conformité de la flotte

• Surveiller les indicateurs de conformité, notamment les heures de service (HOS), les excès de vitesse et les vérifications de conformité des chauffeurs.
• Examiner et assurer le suivi des rapports d'inspection routière des chauffeurs et des véhicules, ainsi que des infractions au code de la route.
• Tenir à jour des dossiers numériques et papier précis, en veillant à ce que toute la documentation respecte les normes strictes en matière de transport.
• Communiquer sans délai les problèmes de conformité au personnel concerné et veiller à leur résolution rapide.

Coordination de l'entretien des véhicules

• Coordonner l'entretien et les réparations des véhicules de l'entreprise au niveau des succursales.
• Planifier les rendez-vous d'entretien et assurer un suivi proactif auprès des ateliers de réparation mécanique et des fournisseurs de services.
• Assurer le suivi de l'historique d'entretien des véhicules, des échéanciers d'entretien préventif et des données d'inspection.

Geotab et soutien administratif

• Participer à l'intégration et à la formation des nouveaux conducteurs sur le système télématique Geotab.
• Fournir un soutien administratif quotidien au sein du service de la flotte.
• Effectuer un suivi rigoureux des actions en suspens auprès des chauffeurs, des gestionnaires et des intervenants externes.

Qualifications et exigences :

• Expérience : Une expérience antérieure en administration, en soutien à la flotte, en logistique, en transport ou dans un domaine connexe est fortement souhaitée.
• Compétence linguistique : Maîtrise parfaite du français (écrit et parlé).
• Compétences administratives : Sens de l'organisation irréprochable, avec une expérience avérée en matière de suivi rigoureux et de respect des échéances.
• Aisance technologique : Aisance à adopter de nouveaux logiciels; une expérience antérieure avec Geotab ou des systèmes de gestion de flotte similaires constitue un atout majeur.
• Mobilité : Doit détenir un permis de conduire valide et avoir accès quotidiennement à un véhicule fiable pour se rendre à sa succursale.

Autre exigence linguistique : anglais

• Niveau requis : intermédiaire
• Raison de l'exigence : pour les tâches de soutien à la clientèle
• Fréquence d'utilisation : quotidienne

Ce poste contractuel offre un horaire stable, un taux horaire concurrentiel de 22 $/h et une date d'entrée en fonction immédiate. Il s'agit de l'occasion idéale pour un professionnel de l'administration proactif à la recherche d'une affectation ciblée et à fort impact au sein d'un secteur en plein essor.

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

Toutes les candidatures sont examinées par notre équipe de recrutement, et les décisions d'embauche sont prises par des personnes. Nous pouvons également utiliser des outils dotés d'intelligence artificielle pour soutenir certaines étapes du processus d'examen des candidatures.