Administrative Assistant - Operations and Construction/Adjoint(e) administratif(ve) – Opération[...]

Leyad; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

Leyad est une société montréalaine spécialisée en investissement et gestion immobilière, recherchant un Adjoint administratif(ve) – Opérations et construction pour soutenir les équipes et les projets. Le rôle exige de l'organisation, de la proactivité et une collaboration avec divers intervenants.

Le candidat idéal possède 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif dans les opérations ou la construction, maîtrise MS Office et une excellente attention au détail.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales ou équivalent en administration.
• Expérience dans les secteurs de la construction, de l'immobilier ou de la gestion immobilière est un atout.
• Connaissance des systèmes de gestion documentaire est un atout.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif aux équipes des opérations et de la construction.
• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour et assurer le suivi.
• Maintenir et organiser les dossiers de projets et contrats.
• Traiter les factures, bons de commande et documents liés aux projets.
• Participer à la préparation de rapports et de présentations.
• Assurer le classement et la traçabilité de la documentation.
• Coordonner les communications avec entrepreneurs, consultants et fournisseurs.
• Suivre les échéances administratives et planifier les inspections et réunions.
• Saisie de données et mise à jour des systèmes internes.

Skills

Organisation

Esprit d'équipe

Capacité d'analyse

Communication écrite et orale

Education

DEC ou diplôme en administration

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Leyad est une société montréa«ine d'investissement et de gestion immobilière possédant un portefeuille diversifié de propriétés résidentielles et commerciales à travers le Canada. Depuis plus de dix ans, nous nous consacrons à la création de valeur à long terme grâce à des investissements stratégiques et durables ainsi qu'à un engagement envers l'excellence. Notre succès repose sur notre capacité à repérer des occasions là où d'autres voient des défis, tout en offrant constamment des résultats solides à nos clients et à nos locataires.

Sommaire du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction hautement organis&eacute(e) et proactif(ve) afin de fournir un soutien administratif à nos équipes des opérations et de la construction. Dans ce rôle, vous contribuerez au bon déroulement des projets et des activités opérationnelles quotidiennes en assurant la gestion de la documentation, le maintien des dossiers, la coordination des réunions ainsi que le soutien aux processus administratifs et de production de rapports.

Le candidat idéal est minutieux, s'épanouit dans un environnement dynamique et apprécie le travail collaboratif avec plusieurs services internes, entrepreneurs, consultants et fournisseurs.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif aux équipes des opérations et de la construction.
• Coordonner les réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procédures, et assurer le suivi des actions à entreprendre.
• Maintenir et organiser les dossiers de projets, contrats, permis, plans et autres documents opérationnels.
• Traiter les factures, les bons de commande, les bons de travail et toute autre documentation liée aux projets.
• Participer à la préparation de rapports, de présentations, de feuilles de calcul et d'autres documents administratifs.
• Maintenir des dossiers précis et s'assurer que toute la documentation est complète, à jour et correctement classée.
• Soutenir la production de rapports liés aux projets et aux opérations en recueillant, organisant et assurant le suivi des informations pertinentes.
• Coordonner les communications avec les entrepreneurs, les consultants, les fournisseurs et les parties prenantes internes.
• Assurer le suivi des écheances administratives et contribuer à la planification des inspections, des réunions et des principales étapes des projets.
• Effectuer la saisie de données et maintenir à jour les informations dans les systèmes et bases de données internes.
• Effectuer diverses tâches administratives générales, notamment la correspondance, le classement, la préparation de documents et le soutien de bureau.
• Fournir un soutien administratif supplémentaire aux équipes des opérations et de la construction, au besoin.
• De 3 à 5 ans d'expériénce en soutien administratif auprès dâ des équipes des opérations ou de la construction.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail exceptionnel.
• Expériénce dans la coordination de réunions, la gérie des dossiers, le traitement de documents et le soutien aux activités de production de rapports.
• Solides compétences en gérie documentaire et en organisation de fichiers.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Capacité à gérer plusieurs priorités tout en respectant les délais dans un environnement dynamique.
• Approche professionnée, proactive et collaborative.

Qualifications souhaitées

• Diplôme d'études collégielles (DEC), certificat ou diplomé à l'administration des affaires, à la techniques bureautique, ou à un domaine connexe.
• Une expériénce dans les secteurs de la construction, de l'immobilier, de la gestion immobilière ou de l'ingénieur constitue un atout.
• Une connaissance des systèmes de gérie documentaire ou des logiciels de gérie de projets constitue un atout.

Pourquoi joindre Leyad?

Chez Leyad, vous intégreriez une équipe collaborative et tournée vers l'avenir qui valorise l'intégrité, l'innovation et l'excellence. À titre d'Adjoint(e) administratif(ve) – Opérations et construction, vous jouerez un rôle clé en soutenant les équipes responsabilisées de l'entretien et du développement de notre portefeuille immobilier en pleine croissance. En travaillant aux çaux de professionnels experimentées, vous contribuerez à la réussite de nos initiatives opérationnelles et de construction tout en développant votre carrière dans un environnement dynamique et stimulant.