Administrative Assistant

Vancouver Airport Authority; Vancouver; On-site; CAD 60,000 - 78,000; Full time

Job summary

Le Vancouver Airport Authority recherche un adjoint administratif permanent à temps plein pour soutenir le service des affaires externes. Vous gérerez les agendas, organiserez les voyages, les visites et les dépenses, et assurerez le suivi budgétaire et la facturation.

Relevant du directeur des relations gouvernementales, vous apporterez autonomie, rigueur et proactivité, avec une excellente maîtrise de MS Office et des bases de données; des connaissances en Maximo seront un atout.

Qualifications

• Au moins deux ans d’expérience pertinente récente et un certificat d’un an en administration de bureau.
• Excellente connaissance pratique de MS Office et expérience avec des bases de données; capacité d’apprendre Maximo.
• Capacité à mener de multiples tâches simultanément et à travailler sous pression.
• Capacité à proposer des initiatives pour moderniser les processus et les systèmes.

Responsibilities

• Gérer le calendrier, planifier les réunions et organiser les déplacements et le traitement des factures.
• Rédiger des documents et préparer des présentations et des courriels.
• Suivre les indicateurs de performance et soutenir les réunions et les visites au besoin.
• Contribuer aux tâches d’autres adjoints et de la direction en l’absence.
• Assurer liaison avec parties prenantes internes et externes et veiller au classement des documents.

Skills

Autonomie

Gestion du temps

Proactivité

Capacité à travailler sous pression

Education

Certificat d’un an en administration de bureau

Tools

MS Office

Bases de données

Maximo

Job description

YVR relie les gens, les lieux et les marchandises en offrant une expérience sûre et efficace pour tout le monde. Le service des affaires externes donne vie à YVR et fait partie intégrante de sa mission. Nous facilitons l’accès et créons des liens pour permettre un partenariat avec les gouvernements, les compagnies aériennes, les services de fret et les entreprises afin de faire avancer nos objectifs stratégiques au service du mandat communautaire de YVR.

Sommaire du poste

Vous êtes une personne autonome, assidue, proactive et enjouée?

Nous avons un poste d’adjoint(e) administratif(ve) permanent à temps plein à pourvoir au sein du service des affaires externes. Relevant du ou de la directeur(trice), relations gouvernementales, le ou la titulaire de ce poste sera responsable de la gestion des horaires, des événements et de la coordination des visites, des services de voyage et de dépenses, de la facturation et du suivi des budgets, du soutien aux réunions et de l’assistance au service en général, au besoin.

Les principales responsabilités requises comprennent :

• Gérer et offrir du soutien administratif pour la direction des affaires externes, notamment concernant la gestion du calendrier, la programmation de réunions, la réservation de voyages, le traitement des factures, l’inventaire et les achats du service et le classement de documents (électroniques et papier). Contribuer à la coordination et à la mise en œuvre des réunions, des événements et des visites qui se tiennent à YVR et ailleurs en assurant la liaison avec les parties prenantes internes et externes, y compris en prévoyant de l’équipement et des repas (au besoin) et en réservant des installations et des hébergements.
• Rédiger et préparer des documents de communication, comme des présentations PowerPoint, des rapports, des ordres du jour, des lettres et des courriels.
• Aider l’équipe à envoyer des communiqués aux fournisseurs et aux prestataires de services et assurer le suivi pour confirmer leur réception.
• Tenir des registres et coordonner les mises à jour des indicateurs clés de rendement pour l’équipe des affaires externes.
• Contribuer aux tâches d’autres adjoints administratifs ou directeurs durant leurs absences.

Les principales aptitudes requises comprennent :

• Au moins deux ans d’expérience pertinente récente et un certificat d’un an en administration de bureau ou dans un domaine similaire; ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Excellente connaissance pratique de la suite de logiciels MS Office et vaste expérience de travail avec des bases de données. Capacité d’apprendre d’autres logiciels, comme Maximo, et d’autres systèmes au besoin.
• Capacité à mener plusieurs tâches à la fois et à travailler sous pression.
• Capacité à reconnaître les systèmes ou les processus qui auraient besoin de modernisation et capacité à proposer de nouvelles initiatives ou des processus différents à l’équipe.

Bien qu’elle ne soit pas exigée, une connaissance du français est un atout dans la mesure où nous nous engageons à fournir à nos visiteurs et passagers des services bilingues. Les candidats ne parlant pas français sont quand même vivement encouragés à postuler.

Ce poste est ouvert à la fois aux employés de l’Administration de l’aéroport de Vancouver et aux candidats externes.

Le rendement professionnel antérieur de tous les candidats internes qui postuleront à ce poste sera pris en considération. Dans le cadre de notre procédure de recrutement, les candidats retenus en sélection finale pourraient être appelés à participer à un processus d’évaluation.

Échelle salariale: de 59,881 $ à 78,256 $ annuellement, selon une semaine de travail de 37,5heures. Cette échelle est personnalisée pour refléter votre expérience unique, vos qualifications et l’équité interne.

À YVR, votre expérience professionnelle va au-delà du chèque de paie. Nous soutenons votre évolution personnelle et professionnelle, votre mieux-être et une culture de travail épanouissante grâce à de généreux congés, des prestations de santé étendues, un système d’épargne-retraite, des programmes de mieux-être, un engagement communautaire, une aide aux déplacements domicile-travail et des possibilités de formation continue. Pour en savoir plus, consultez le site https://careers.yvr.ca/benefits

À YVR, votre expérience professionnelle va au-delà du chèque de paie. Nous soutenons votre évolution personnelle et professionnelle, votre mieux-être et une culture de travail épanouissante grâce à de généreux congés, des prestations de santé étendues, un système d’épargne-retraite, des programmes de mieux-être, un engagement communautaire, une aide aux déplacements domicile-travail et des possibilités de formation continue. Pour en savoir plus, consultez le site https://careers.yvr.ca/benefits.

Qui sommes-nous

YVR est plus qu’un simple aéroport. Nous jetons un pont entre notre magnifique province et le reste du monde. Nous sommes tous des leaders et des pionniers du changement et de l’innovation. Le travail que vous accomplissez est important, quels que soient le service ou l’équipe où vous évoluez.

À YVR, tout se fait dans la flexibilité. Nous travaillerons ensemble pour trouver des moyens d’offrir l’excellence au client tout en demeurant épanouis.

Quels que soient votre parcours et l’endroit d’où vous venez, vous avez votre place à YVR. Si vous avez des questions au sujet de l’accessibilité ou besoin d’aide pour présenter votre candidature, veuillez nous contacter à l’adresse [e-mail].