Administrative Assistant

Cadre; Longueuil; On-site; CAD 48,000 - 72,000; Full time

Job summary

Cadre s’engage à offrir un soutien administratif et organisationnel pour des projets industriels et d’infrastructure à Longueuil. En tant qu’adjoint(e) administratif(ve), vous soutiendrez l’équipe PMT du propriétaire en assurant la gestion documentaire, la coordination des réunions et le suivi des actions.

Le poste exige un DEC/AEC, 5 ans d’expérience en adjoin­tance, bilinguisme FR/EN et une maîtrise avancée de Microsoft 365.

Qualifications

• DEC ou AEC en administration de bureau ou équivalent.
• Au moins cinq années d’expérience en adjoint administratif, dont deux ans dans des projets d’ingénierie, de construction ou énergie.
• Bilinguisme complet en français et anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).
• Gestion d’informations commerciales et contractuelles sensibles, confidentialité et intégrité.

Responsibilities

• Soutien à l’équipe PMT: gestion de l’agenda, réunions, déplacements et notes de frais.
• Organisation des réunions internes et externes, rédaction des procès-verbaux en temps utile.
• Maintien du registre des actions et suivi jusqu’à clôture; reporting des retards.
• Préparation et finalisation des présentations, rapports et correspondances selon les normes.
• Gestion documentaire: numérotation, transmissions et contrôle de versions dans l’environnement partagé.
• Administration des achats, contrats, et suivi des paiements; support aux finances.
• Gestion du bureau et logistique: IT, accueil, sécurité et accès au site.
• Maintien de la confidentialité et conformité avec NDA et politiques de l’entreprise.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Autonomie

Discrétion

Rigueur

Education

DEC ou AEC en administration

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Sommaire du poste

Joignez-vous à notre équipe à titre d’adjoint(e) administratif(ve) et jouez un rôle important dans la réalisation de projets industriels et d’infrastructure de grande envergure. Dans ce rôle, vous offrirez un soutien administratif, de coordination et de gestion documentaire à l’équipe de gestion de projet du propriétaire (Project Management Team – PMT), en contribuant à maintenir les projets bien organisés, sur la bonne voie et au bon déroulement des activités.

Responsabilités

• Soutien à l’équipe de gestion de projet (PMT)
  • Gérer l’agenda du directeur de projet : planification des réunions, gestion des priorités, organisation des déplacements et administration des notes de frais.
  • Organiser les réunions internes ainsi que celles avec les entrepreneurs, les concédants (licensors) et les autorités : convocations, ordres du jour, logistique, suivi des présences et rédaction des procès-verbaux émis dans un délai de deux (2) jours ouvrables.
  • Maintenir le registre des actions du PMT, assurer le suivi des éléments en cours jusqu’à leur clôture et signaler les retards au gestionnaire responsable.
  • Préparer et finaliser les présentations, rapports et correspondances conformément aux normes de présentation et de documentation du propriétaire.
• Gestion documentaire et tenue des dossiers
  • Appliquer les conventions de numérotation et de révision des documents du projet (séries CRT-PMT-LTR / MEM / AGR / FRM / TRK) à tous les documents émis par le propriétaire.
  • Enregistrer les transmissions (transmittals) entrantes et sortantes avec les entrepreneurs, consultants et autorités, et maintenir un registre complet, organisé et facilement consultable de toute la correspondance.
  • Assurer la gestion de l’arborescence documentaire électronique, des droits d’accès et du contrôle des versions dans l’environnement documentaire partagé du projet.
  • Soutenir les activités de salle de données (data room) ainsi que les audits et exercices de vérification diligente (due diligence) en compilant et en diffusant les ensembles documentaires selon les directives reçues.
• Administration des contrats, des achats et des finances
  • Gérer les demandes d’achat, les bons de service et le cheminement des factures; assurer le suivi des approbations et collaborer avec l’équipe des finances relativement aux échéanciers de paiement.
  • Maintenir les registres des contrats, des certificats d’assurance, des ententes de confidentialité (NDA) ainsi que la documentation relative au personnel et aux accès des entrepreneurs.
  • Soutenir la consolidation des feuilles de temps, l’intégration des fournisseurs et la collecte des renseignements requis sur les fournisseurs.
• Administration de bureau, logistique et relations avec les parties prenantes
  • Assurer le bon fonctionnement du bureau : installations, fournitures, coordination des services informatiques, accueil des visiteurs et gestion des formalités d’accès au site.
  • Coordonner les déplacements, l’hébergement et la logistique de mobilisation des membres du PMT, des entrepreneurs et des parties prenantes en visite.
  • Agir comme premier point de contact pour les demandes provenant des parties prenantes locales, de la communauté et des institutions, et soutenir la tenue des dossiers liés à la santé, sécurité et environnement (SSE/HSE) ainsi qu’aux formations d’accueil, selon les directives.
• Confidentialité et conformité
  • Traiter les renseignements commerciaux sensibles — notamment les conditions des contrats d’achat (offtake), les prix et les données commerciales des entrepreneurs — uniquement selon le principe du « besoin de savoir » et conformément aux ententes de confidentialité (NDA) en vigueur.
  • Respecter les politiques de l’entreprise, les lois du Québec en matière de travail et de protection des renseignements personnels, ainsi que les engagements de confidentialité applicables au projet.

Les compétences et expertises que vous mettrez au service

• DEC ou AEC en administration de bureau, administration des affaires ou dans un domaine connexe; une combinaison équivalente de formation et d’expérience sera considérée.
• Minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve) ou d’adjoint(e) de direction, dont au moins deux (2) ans au sein de projets d’ingénierie, de construction, industriels ou énergétiques.
• Bilinguisme professionnel complet en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (la correspondance externe est produite dans les deux langues).
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint).
• Expérience démontrée dans le traitement d’informations commerciales et contractuelles confidentielles.
• Haut niveau de discrétion, de professionnalisme et d’intégrité.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec un souci marqué du détail.
• Grande capacité d’adaptation et d’agilité afin de gérer efficacement des priorités changeantes.
• Esprit d’initiative, autonomie et capacité à évoluer efficacement dans un environnement dynamique, en constante évolution et peu structuré.

Atouts et qualifications souhaitées

• Expérience avec des systèmes de gestion documentaire (Aconex, ProjectWise, EDMS basé sur SharePoint) et les processus de transmission documentaire (transmittals).
• Connaissance des environnements de projets EPC ou FEED ainsi que des interactions avec les entrepreneurs.
• Bonne connaissance du cadre réglementaire et institutionnel du Québec (CNESST, CCQ, RBQ, municipalités et correspondance avec le MELCCFP).
• Expérience au sein d’une entreprise en démarrage (startup) ou en forte croissance (scale-up) avec une infrastructure de soutien limitée.

Summary of Position

Join our team as an Administrative Assistant and play an important role in supporting the successful delivery of large-scale industrial and infrastructure projects. In this role, you will provide administrative, coordination, and document management support to the Owner's Project Management Team (PMT), helping to keep projects organized, on track, and running smoothly.

Key Responsibilities

Project Management Team Support

• Manage the Project Director's agenda: meeting scheduling, priority arbitration, travel and expense administration.
• Organize internal, contractor, licensor and authority meetings: convocations, agendas, logistics, attendance and minutes of meeting issued within two (2) working days.
• Maintain the PMT action register; track open items to closure and exceed overdue items to the responsible manager.
• Prepare and finalize presentations, reports and correspondence to Owner brand and document standards.

Document Control and Records

• Apply the project document numbering and revision conventions (CRT-PMT-LTR / MEM / AGR / FRM / TRK series) to all Owner-issued documents.
• Register incoming and outgoing transmittals with contractors, consultants and authorities; maintain a complete and retrievable correspondence log.
• Maintain the electronic filing structure, access rights and version control across the project shared environment.
• Support the data room and audit/due-diligence exercises by compiling and issuing document packages under instruction.

Contract, Procurement and Finance Administration

• Administer purchase requisitions, service orders and invoice routing; track approval status and liaise with Finance on payment milestones.
• Maintain contract registers, insurance certificates, NDA records and contractor personnel/access documentation.
• Support timesheet consolidation, vendor onboarding and supplier information collection.

Office, Logistics and Stakeholder Interface

• Manage office operations: facilities, supplies, IT coordination, visitor reception and site access formalities.
• Support travel, accommodation and mobilization logistics for PMT members, contractors and visiting stakeholders.
• Provide first-line reception for local stakeholder, community and institutional enquiries; support HSE and induction record-keeping as directed.

Confidentiality and Compliance

• Handle commercially sensitive information — offtake terms, pricing, contractor commercial data — strictly on a need-to-know basis and in accordance with executed NDAs.
• Comply with company's policies, Québec labour and privacy legislation, and applicable project confidentiality undertakings.

Requirements

• DEC or AEC in office administration, business administration or equivalent; equivalent experience considered.
• Minimum five (5) years in an administrative or executive assistant role, including at least two (2) years supporting engineering, construction, industrial or energy projects.
• Full professional bilingualism, French and English, written and spoken (external correspondence is issued in both languages).
• Advanced command of Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Demonstrated experience handling confidential commercial and contractual information.
• High level of discretion, professionalism, and integrity.
• Excellent organizational and time management skills with strong attention to detail.
• Adaptable and agile, with the ability to effectively manage changing priorities.
• Self-starter with the ability to work independently, take initiative, and perform well in an evolving, fast-paced environment.

Assets

• Exposure to document control systems (Aconex, ProjectWise, SharePoint-based EDMS) and transmittal workflows.
• Familiarity with EPC or FEED project environments and contractor interfaces.
• Knowledge of Québec regulatory and institutional environment (CNESST, CCQ, RBQ, municipal and MELCCFP correspondence).
• Experience in a startup or scale-up environment with limited support infrastructure.

Cadre s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à toutes et à tous. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande pour les candidats qui participent à toutes les étapes du processus de sélection. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Cadre is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. We welcome and encourage applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. We thank all those who apply; however, only those candidates selected for interviews will be contacted.

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