Administrateur(trice) immobilier(ère)

Realterm; Dorval; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Couverture santé

Plan de retraite

Congés payés

Congés bénévolat

Avantages bien-être

Job summary

Realterm recherche un adjoint administratif pour soutenir l'équipe de gestion immobilière du portefeuille canadien à Dorval. Vous gérerez la documentation immobilière, les dossiers fournisseurs et les communications avec les locataires.

Le poste comprend le traitement des factures et le suivi des dépenses, la préparation des commandes et l’assistance à la réception. Maîtrise de Microsoft Office requise; Yardi est un atout.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis; des cours collégiaux ou un diplôme en administration, gestion de bureau, immobilier, comptabilité ou domaine connexe constituent un atout.
• Formation collégiale en administration/ gestion de bureau ou domaine connexe souhaitée.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif général à l’équipe de gestion immobilière.
• Aider à organiser et tenir à jour les dossiers immobiliers, contrats, assurances et documentation des locataires.
• Préparer, suivre et faire le suivi des bons de commande fournisseurs et des documents de renouvellement.
• Coordonner la documentation des fournisseurs et les suivis connexes, y compris les certificats d’assurance et les services.
• Préparer et distribuer les avis aux locataires et la correspondance liée aux immeubles.
• Tenir à jour les dossiers d’inspection, les rapports et les documents de services publics des immeubles.
• Assurer l’assistance à la réception et la coordination des déplacements du personnel.
• Préparer les registres de chèques et aider au classement et à la numérisation des documents.

Skills

Organisation

Gestion documentaire

Communication écrite & orale

Service clientèle

Multitâche

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Formation collégiale en administration/gestion de bureau

Tools

Microsoft Office

Yardi (atout)

Job description

Une carrière chez Realterm vous permet de prospérer dans un environnement de travail dynamique à grande échelle. Profitez de travailler dans un environnement collaboratif avec des collègues solidaires où vous serez mis au défi de grandir et d'être à votre meilleur chaque jour. Nous offrons à nos employés un ensemble d'avantages sociaux robuste et compétitif. Si vous recherchez une carrière enrichissante dans l'immobilier commercial en capital-investissement, postulez dès aujourd'hui.

Sommaire

La personne titulaire du posteL’administrateur immobilier offre un soutien administratif et de coordination à l’équipe de gestion immobilière de Realterm pour le portefeuille canadien. Ce rôle soutient la gestion de la documentation immobilière, les suivis auprès des fournisseurs, les communications avec les locataires, le traitement des factures et des dépenses, la coordination des déplacements ainsi que les tâches administratives générales. La personne titulaire du poste assure également un soutien à la réception au besoin.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif général aux gestionnaires immobiliers et à l’ensemble de l’équipe de gestion immobilière
• Aider à organiser, tenir à jour et mettre à jour les dossiers immobiliers, les contrats, les certificats d’assurance, les dossiers des locataires, la correspondance avec les locataires et la documentation des fournisseurs
• Préparer, suivre et faire le suivi des bons de commande fournisseurs, des contrats, des documents de renouvellement, des avis d’annulation, des demandes de signature et des rapports
• Coordonner la documentation des fournisseurs et les suivis connexes, y compris les demandes de renouvellement de certificats d’assurance, les demandes liées aux services et les mises à jour administratives
• Préparer et distribuer les avis aux locataires, les lettres liées au stationnement et toute autre correspondance liée aux locataires ou aux immeubles
• Tenir à jour les dossiers d’inspection des immeubles, les rapports, les dossiers de services publics et toute autre documentation liée aux immeubles
• Aider au suivi des déficiences, confirmer l’achèvement des travaux et effectuer les suivis administratifs connexes
• Attribuer les vignettes de stationnement et les codes d’accès, traiter les frais mensuels connexes et répondre aux demandes courantes des locataires liées au stationnement ou à l’accès
• Tenir à jour les renseignements de codification, les listes de contacts des immeubles, les listes de contacts d’urgence et les autres documents de référence
• Appuyer les corrections de factures, le codage des factures et la saisie des factures dans Payscan
• Préparer les registres de chèques hebdomadaires
• Traiter les dépenses des membres de la direction et les rapports de dépenses, au besoin
• Assurer une couverture de remplacement à la réception, notamment accueillir les visiteurs, acheminer les appels et coordonner et recevoir les livraisons
• Coordonner les arrangements de voyage pour les membres de l’équipe, y compris les vols, les hôtels et les réservations de conférence, sur demande
• Fournir un soutien pour le classement, la récupération de documents, la numérisation, le classement numérique et les tâches administratives générales
• Effectuer d’autres tâches administratives et projets ponctuels en soutien à l’équipe de gestion immobilière

Compétences

Responsabilisation

Jugement, confiance et intégrité

Planification, prise de décision et initiative

Développement et apprentissage

Collaboration, communication et travail d’équipe

Qualifications

• Solides compétences administratives, organisationnelles et de suivi.
• Aisance à travailler avec des documents, des feuilles de calcul, des factures, des dossiers fournisseurs et des systèmes de bureau courants.
• Maîtrise de Microsoft Office. Une expérience avec Yardi est un atout, mais n’est pas requise.
• Solides compétences en communication orale et écrite ainsi qu’une approche professionnelle axée sur le service.
• Aisance à communiquer avec les locataires, les fournisseurs et les membres de l’équipe interne dans un environnement axé sur le service à la clientèle.
• D’excellentes compétences en communication en français sont requises. La capacité de communiquer en anglais est également requise pour ce poste, puisqu’il implique des communications régulières avec des locataires, des fournisseurs et des parties prenantes internes situés à l’extérieur du Québec.
• Capacité à gérer plusieurs priorités administratives, à suivre les instructions avec rigueur et à poser des questions lorsque des précisions sont nécessaires.
• Souci du détail, fiabilité et aisance à soutenir une équipe dans un environnement de bureau dynamique.

Formation et expérience

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent requis; des cours collégiaux ou un diplôme en administration, en gestion de bureau, en immobilier, en comptabilité ou dans un domaine connexe constituent un atout.
• Une à deux années d’expérience en administration, en coordination de bureau, en administration immobilière, en soutien comptable ou dans un domaine connexe sont souhaitées.
• Les candidatures démontrant un fort potentiel administratif, même avec une expérience directe limitée en gestion immobilière, seront considérées.

Environnement de travail

Le poste s’exerce dans un environnement de bureau général et peut nécessiter des déplacements, jusqu’à 10 % du temps annuellement, vers des bureaux ou des immeubles éloignés selon les besoins organisationnels et d’affaires.

Exigences physiques

La personne titulaire du poste doit être en mesure de demeurer en position assise pendant la majeure partie de la journée de travail, de travailler à un bureau et d’utiliser régulièrement un ordinateur. Elle doit également être en mesure d’accéder aux classeurs et d’utiliser l’équipement de bureau courant. À l’occasion, elle pourrait devoir soulever des boîtes pesant jusqu’à 10 lb.

Realterm privilégi… (text)...

• soins de santé (couverture individuelle et familiale disponible)
• un plan de retraite avec des contributions de contrepartie
• des congés payés
• des congés de bénévolat
• des avantages de bien-être/style de vie
• et plus encore

Realterm est un employeur offrant l'égalité des chances, car nous valorisons et respectons la diversité. Nous encourageons la diversité des idées, des opinions, des expériences et des identités. Nous ne pratiquons aucune discrimination dans nos pratiques d'emploi en fonction des classes protégées, y compris la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'âge, le handicap ou les informations génétiques.

L’emploi du masculin dans ce document a pour seul but d’alléger le texte et désigne toutes les personnes, sans distinction de genre.