Administrateur(trice) du service

Alta Equipment Group; Dorval; On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Alta Material Handling recherche un/une adjoint administratif(-ve) du service à Montréal (Québec). Le rôle implique la saisie des heures, la facturation et le suivi des bons de service, ainsi que l’assistance à l’équipe et au directeur du service.

Compétences en communication bilingue, Excel et organisation indispensables pour assurer le traitement efficace des demandes et la satisfaction client.

Qualifications

• Bilinguisme français et anglais nécessaire pour communiquer avec employés et clients à travers le Canada.
• Excel et outils informatiques maîtrisés pour les tâches administratives et le reporting.

Responsibilities

• Communiquer avec les collègues et clients internes/externes sur l’état des travaux de service.
• Saisir les heures des techniciens dans les bons de travail pour la paie.
• Compléter et facturer les bons de service dans les délais.
• Saisir les factures dans les systèmes ou portails clients.
• Répondre aux appels clients sur les factures et résoudre les plaintes.
• Coordonner les services de fournisseurs tiers et associer les bons de commande.
• Soutenir l’équipe de répartition et le directeur du service au besoin.
• Fournir de l’aide pour toute tâche supplémentaire.

Skills

Bilingue FR/EN

Excel

Communication efficace

Organisation

Gestion multi-tâches

Education

Diplôme d’études secondaires

Formation collégiale ou certification supplémentaire appréciée

Tools

Logiciel de paie

Job description

Alta Material Handling est actuellement à la recherche d’un(e) administrateur(trice) du service à temps plein pour notre succursale de Montréal (Québec). Les principales responsabilités du poste comprennent, sans toutefois s’y limiter :

Responsabilités :

• Communiquer efficacement avec les collègues ainsi qu’avec les clients internes et externes concernant l’état d’avancement des travaux de service et tout autre élément connexe.
• Saisir quotidiennement les heures des techniciens dans les bons de travail du système, selon les besoins, afin d’assurer la fermeture des bons de travail et le traitement de la paie.
• Compléter et facturer les bons de service dans les délais requis.
• Saisir les factures dans les différents systèmes ou portails des clients, au besoin.
• Répondre aux appels entrants des clients concernant les problèmes liés aux factures de service et assurer la résolution des plaintes.
• Coordonner les services de fournisseurs tiers, notamment en émettant et en réceptionnant les bons de commande et en les appliquant aux bons de service.
• Offrir un soutien à notre équipe de répartition en répondant aux appels des clients, au besoin.
• Offrir du soutien au directeur du service, au besoin.
• Fournir du soutien et de l’aide pour toute autre tâche pouvant survenir.

Compétences et qualifications :

• Diplôme d’études secondaires.
• Une formation collégiale ou une certification supplémentaire constitue un atout important.
• Ce poste exige des compétences en communication bilingue (français et anglais). Les fonctions du poste impliquent des communications fréquentes, tant à l'oral qu'à l'écrit, avec des employés, des clients et des partenaires d'affaires partout au Canada, y compris avec des personnes dont la langue de travail est l'anglais. La connaissance de l'anglais est donc nécessaire pour accomplir les responsabilités du poste et assurer des communications efficaces avec ces intervenants.
• Une bonne connaissance d’Excel et de solides compétences informatiques sont essentielles.
• D’excellentes aptitudes en communication ainsi qu’une capacité à assurer le suivi des demandes et des tâches sont essentielles.
• Excellente éthique de travail.
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Une expérience dans un poste similaire constitue un atout.
• De solides connaissances techniques et mécaniques dans le secteur automobile ou celui des chariots élévateurs constituent un atout.
• Compétences linguistiques – niveau intermédiaire : Capacité à lire et à interpréter des documents tels que les règles de sécurité, les instructions d’utilisation et d’entretien ainsi que les manuels de procédures. Capacité à rédiger des rapports courants et de la correspondance. Capacité à s’exprimer efficacement devant des groupes de clients ou d’employés de l’organisation.
• Compétences mathématiques – niveau de base : Capacité à effectuer des additions et des soustractions.
• Capacité de raisonnement – niveau intermédiaire : Capacité à faire preuve de bon sens afin de suivre des instructions fournies sous forme écrite, orale ou schématique. Capacité à résoudre des problèmes comportant plusieurs variables concrètes dans des situations normalisées.