Adjointe exécutive, vice-présidence Infrastructures aéroportuaires

Société de protection des forêts contre les insectes et maladies - SOPFIM; Montreal; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une opportunité passionnante pour un poste d'adjointe exécutive au sein d'une entreprise dynamique à Montréal. Le candidat idéal aura une expérience significative en secrétariat, une maîtrise des logiciels de bureautique, et devra travailler en étroite collaboration avec la direction pour assurer l'efficacité des opérations administratives. Ce rôle est essentiel pour la gestion des projets et la prise en charge des tâches administratives variées, requérant également un haut niveau de discrétion et de confidentialité.

Qualifications

• 10 ans d'expérience en secrétariat, dont 5 ans dans des tâches similaires.
• Maîtrise de l'environnement Office 365 requise.
• Excellente connaissance du français et de l'anglais.

Responsibilities

• Assurer le suivi d’un agenda complexe et la coordination de réunions.
• Rédiger la correspondance pour le Vice-président.
• Gérer les budgets de la vice-présidence.

Skills

Confidentialité

Adaptabilité

Esprit d'équipe

Capacités de synthèse

Communication orale et écrite

Education

Diplôme d’études collégiales en administration ou équivalent

Tools

Office 365

MS Office

SAP

Job description

OFFRE D'EMPLOI

Numéro de référence : 11498

Titre : Adjointe exécutive, vice-présidence Infrastructures aéroportuaires

Supérieur : Vice-président Infrastructures aéroportuaires

Lieu de travail : SIÈGE SOCIAL - Société ADM

Statut : Indéterminé, Temps plein

Groupe d'employés : Non soumis à une convention collective

Échelle salariale : Classe C

Date de publication à partir de : 15/05/2025

Raison de la publication : Remplacement suite à un départ

RÉSUMÉ

Sous l’autorité du Vice-président, Infrastructures aéroportuaires, le (la) titulaire du poste devra offrir un soutien administratif de haut niveau, à travers une variété de tâches liées à l’organisation et à la communication. En collaboration avec son supérieur, il (elle) identifie, anticipe et aide au dénouement des enjeux affectant la vice-présidence.

ROLES ET RESPONSABILITÉS

• Assure le suivi d’un agenda complexe en tenant compte des priorités ;
• Planifie, coordonne et organise les réunions de la direction ainsi que les autres comités internes et externes, et rédige les comptes rendus et procès-verbaux nécessaires aux suivis des dossiers ;
• Rédige la correspondance pour le Vice-président et la direction en fonction de leurs priorités ;
• Assure la coordination d’activités administratives avec certains de nos partenaires internes et externes ainsi que les rencontres de suivi de la performance des différents projets ;
• Produit, revoit et finalise l’ensemble des documents de sa vice-présidence à l’attention du comité de direction ou conseil d’administration d’ADM ;
• Prépare les dossiers et avis de convocation. S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que la réservation de salles et de matériel audio-visuel, etc. ;
• Assure le suivi rigoureux du budget de la vice-présidence ainsi que des comptes de dépenses ;
• Lance les demandes d’achat pour certains services spécialisés ;
• Planifie les voyages des membres de la direction. Fait les demandes de réservations auprès de l’agence de voyage, reçoit et vérifie les billets d’avion reçus ;
• Effectue toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

• Posséder un diplôme d’études collégiales en administration, en bureautique ou l’équivalent.
• Posséder au moins 10 ans d’expérience en secrétariat dont au moins 5 ans dans les tâches et responsabilités similaires.
• Une excellente connaissance du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit est essentielle à ce poste.
• Maîtrise de l’environnement Office 365 essentielle, ainsi que de l’environnement Windows et des logiciels MS Office.
• Connaissance du système SAP est un atout.
• Grand sens de la confidentialité notamment en ce qui a trait aux dossiers de personnel et projets confidentiels.
• Avoir le souci de l’image projetée de la vice-présidence au sein d’ADM et de la communauté aéroportuaire.
• Être capable de travailler sous pression, dans des délais serrés.
• Avoir de bonnes capacités de synthèse.
• Avoir de la discrétion, de l’autonomie et un excellent jugement.
• Avoir une bonne capacité d’adaptation aux changements de priorités est essentielle pour occuper ce poste.
• Avoir une facilité de communication orale et écrite et posséder un excellent esprit d’équipe.

Ce concours est ouvert en interne et en externe simultanément, cependant la priorité sera donnée aux candidatures internes.

Nous apprécions tous les candidats pour avoir considéré ADM comme un employeur potentiel. Seules les personnes considérées pour un entretien seront contactées.