Adjointe exécutive, vice-présidence Infrastructures aéroportuaires

ADM Aéroports de Montréal; Montreal; On-site; CAD 65,000 - 85,000; Full time

Job summary

A leading company in airport management is seeking an Executive Assistant to support the Vice President of Airport Infrastructure. The role involves high-level administrative support, managing complex schedules, and coordinating various administrative activities. The ideal candidate will have extensive experience in secretarial roles, excellent communication skills in both French and English, and proficiency in Office 365 and MS Office. This position offers a dynamic work environment where adaptability and confidentiality are key.

Qualifications

• Minimum 10 years of secretarial experience, including 5 years in similar roles.
• Excellent French and English skills, both oral and written.

Responsibilities

• Manage a complex agenda considering priorities.
• Plan and organize management meetings, writing minutes.
• Follow the budget and expense accounts of the vice-presidency.

Skills

Confidentiality

Communication

Teamwork

Adaptability

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

Office 365

MS Office

SAP

Job description

Adjointe exécutive, Vice-présidence Infrastructures aéroportuaires

Join to apply for the Adjointe exécutive, Vice-présidence Infrastructures aéroportuaires role at ADM Aéroports de Montréal.

Résumé du poste

Sous l’autorité du Vice-président, Infrastructures aéroportuaires, la titulaire du poste devra offrir un soutien administratif de haut niveau, en gérant diverses tâches liées à l’organisation et à la communication. En collaboration avec son supérieur, elle identifiera, anticipera et aidera à résoudre les enjeux affectant la vice-présidence.

Responsabilités principales

• Gérer un agenda complexe en tenant compte des priorités;
• Planifier, coordonner et organiser les réunions de la direction et autres comités, en rédigeant comptes rendus et procès-verbaux;
• Rédiger la correspondance pour le Vice-président et la direction selon leurs priorités;
• Coordonner les activités administratives avec les partenaires internes et externes, et suivre la performance des projets;
• Produire, revoir et finaliser tous les documents destinés au comité de direction ou au conseil d’administration d’ADM;
• Préparer les dossiers et avis de convocation, gérer la logistique des réunions;
• Suivre rigoureusement le budget de la vice-présidence et les comptes de dépenses;
• Lancer les demandes d’achat pour certains services spécialisés;
• Planifier les voyages de la direction, gérer les réservations et vérifier les billets;
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences du poste

• Diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou équivalent;
• Au moins 10 ans d’expérience en secrétariat, dont 5 ans dans des responsabilités similaires;
• Excellentes compétences en français et en anglais, à l’oral comme à l’écrit;
• Maîtrise de l’environnement Office 365, Windows et MS Office;
• Connaissance du système SAP (atout);
• Grand sens de la confidentialité;
• Capacité à représenter l’image de la vice-présidence;
• Capacité à travailler sous pression et dans des délais serrés;
• Bonnes capacités de synthèse, discrétion, autonomie et jugement;
• Facilité d’adaptation aux changements de priorités;
• Excellentes compétences en communication et esprit d’équipe.

Ce concours est ouvert à la fois aux candidats internes et externes, avec priorité aux candidats internes. Seules les candidatures retenues seront contactées. Nous vous remercions de votre intérêt envers ADM.