Adjointe administrative

Air Canada Ltd.; Dorval; On-site; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Air Canada Ltd. à Dorval recherche un professionnel en soutien administratif pour l’équipe de direction, afin d’assurer une gestion efficace des communications, des rapports et des déplacements.

Vous coordonnez les agendas, préparez les documents et assurez le service client interne et externe avec discrétion et professionnalisme. Le poste est à temps plein et exige une maîtrise du français et de l’anglais.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent, et plus de 3 années d’expérience en soutien administratif auprès de cadres.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et de Word, Excel et PowerPoint.
• Excellentes compétences organisationnelles avec planification et gestion par priorité.
• Excellentes aptitudes en communication et esprit d'équipe.
• Discrétion, diplomatie et jugement professionnel élevé.
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans perte de qualité.
• Orientation service client et collaboration avec différents niveaux.
• Capacité à travailler sous pression et respecter les échéances.
• Connaissance de l’industrie du transport aérien est un atout.
• Expérience en conception graphique est un atout.
• Flexibilité pour heures prolongées et déplacements occasionnels.
• Ponctualité et fiabilité.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif complet à l’équipe de direction, gestion de correspondance et préparation des documents.
• Organiser réunions et déplacements, réserver salles, envoyer invitations et coordonner hébergement si nécessaire.
• Gérer les calendriers complexes et prioriser les demandes de direction.
• Préparer et mettre en forme présentations, rapports et tableaux de bord.
• Traiter les notes de frais et veiller au respect des politiques.
• Maintenir et archiver les documents, électroniques et papier.
• Administrer les bons de commande et coordonner avec les intervenants.
• Soutenir les projets et initiatives du département.
• Effectuer toute autre tâche confiée par la direction.

Skills

Microsoft Word

Excel

PowerPoint

Organisation

Education

Diplôme d’études secondaires ou équivalent

Job description

Appartenir à Air Canada, c’est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l’avant-garde du transport aérien de passagers.

Fournir un soutien administratif à l’équipe. La personne idéale est un joueur d’équipe faisant preuve d’une grande rigueur dans son travail, possédant des compétences de base en gestion de projets, capable de gérer plusieurs priorités simultanément et démontrant d’excellentes habiletés interpersonnelles.

Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif complet à l’équipe de direction de la marque, notamment en gérant la correspondance, en préparant les rapports de dépenses, en rédigeant les procès-verbaux de réunions, les lettres et les communications, en assurant la gestion du courrier du département, des fournitures de bureau, des demandes IMAC, du suivi des calendriers de vacances de l’équipe, du classement des documents, du traitement électronique des envois par messagerie, ainsi que du soutien logistique lié aux déplacements et aux réunions.
• Coordonner et organiser les réunions et événements, tant à l’échelle locale qu’à distance, notamment en réservant les salles de conférence, en envoyant les invitations aux réunions et en organisant les déplacements et l’hébergement au besoin.
• Gérer les calendriers complexes du directeur principal et des directeurs, en établissant les priorités de façon proactive et en ajustant les horaires selon l’évolution des besoins et des priorités de l’entreprise.
• Préparer et mettre en forme des présentations, rapports, feuilles de calcul, tableaux de bord, graphiques et autres documents d’affaires afin de soutenir les activités du département et les demandes de la direction.
• Traiter et concilier les notes de frais avec exactitude et dans les délais requis, tout en veillant au respect des politiques et procédures de l’entreprise.
• Maintenir des systèmes de gestion documentaire et de classement organisés et précis, tant sous format électronique que papier.
• Administrer et assurer le suivi des bons de commande, en veillant à leur traitement en temps opportun et à la coordination avec les intervenants concernés.
• Soutenir les projets spéciaux, les initiatives et les activités du département au besoin, en fournissant un soutien administratif et de coordination.
• Effectuer toute autre tâche ou responsabilité connexe confiée par la direction.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent, combiné à plus de trois (3) années d’expérience en soutien administratif auprès de cadres supérieurs.
• Solide connaissance des outils informatiques et maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Excellentes compétences organisationnelles, notamment en matière de planification, d’établissement des priorités et de gestion par processus.
• Excellentes aptitudes en communication.
• Solides compétences interpersonnelles, notamment en résolution de problèmes, orientation client et approche collaborative.
• Très haut niveau de diplomatie, de discrétion, de maturité professionnelle et de jugement.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément sans compromettre la qualité du travail.
• Orientation marquée vers le service à la clientèle et capacité à travailler avec des intervenants de différents niveaux.
• Capacité à travailler efficacement sous pression, à respecter des échéanciers serrés et à exercer ses fonctions avec un minimum de supervision.
• Connaissance de l’industrie du transport aérien, un atout.
• Expérience en conception graphique, un atout.
• Flexibilité et disponibilité pour travailler occasionnellement des heures prolongées.
• Certains déplacements occasionnels pourraient être requis.
• Ponctualité et fiabilité avérées pour favoriser la réussite globale de l’équipe dans un milieu trépidant.

Conditions d’emploi :

Les candidats doivent être admissibles à travailler dans le pays concerné au moment où une offre d’emploi est présentée et sont responsables de l’obtention des permis de travail, visas ou autres autorisations nécessaires. La preuve de l’admissibilité doit être fournie avant la date de début.

Exigences Linguistiques

Les candidats doivent démontrer une maîtrise professionnelle du français et de l’anglais.

Diversité et inclusion

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité et de l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise.

En tant qu'employeur qui garantit l'égalité d'accès à l'emploi, nous encourageons les candidatures les plus diverses afin de pouvoir nous doter d’un effectif varié et représentatif de nos clients et des communautés où nous vivons et offrons nos services.

Air Canada remercie tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.