Adjoint(e) de direction / Gestionnaire de bureau

Onepoint group; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

3 semaines vacances

Assurances collectives

REER collectif

Télétravail hybride

Budget matériel informatique

Évolution de carrière

Formation et certifications

Job summary

Onepoint Montréal recherche un adjoint de direction / gestionnaire de bureau organisé, proactif et orienté service afin de soutenir la direction et d'assurer la gestion efficace des opérations administratives du bureau. La personne jouera un rôle clé dans la coordination des activités quotidiennes et la gestion des priorités.

La fonction requiert une excellente maîtrise de l’anglais et du français, une expérience avec des cadres, et une présence au bureau 3 jours par semaine, avec des

Qualifications

• Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe.
• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience auprès de cadres dirigeants ou dans un environnement professionnel dynamique.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités.
• Grande autonomie, discrétion et professionnalisme.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 et des outils bureautiques.
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit; anglais souhaité pour communiquer avec l'extérieur.
• Présence au bureau : 3 jours par semaine.

Responsibilities

• Gérer l’agenda, les réunions et les déplacements de la direction.
• Préparer les présentations, rapports, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et coordonner les actions auprès des parties prenantes.
• Filtrer et prioriser les communications internes et externes.
• Organiser et coordonner les rencontres, événements et réunions d'équipe.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Collaborer avec les équipes RH, finances et opérations sur différents projets.
• Participer à l'organisation des activités d'entreprise et initiatives de mobilisation.

Skills

Communication écrite et orale

Anglais professionnel

Autonomie et discrétion

Organisation et priorisation

Gestion multi-dossiers

Présence au bureau 3 jours/semaine

Education

Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe

Tools

Outlook

Teams

Word

Excel

PowerPoint

Microsoft 365

Job description

Description de l'entreprise

Wepoint est l’architecte des grandes transformations des entreprises et des acteurs publics. Nous accompagnons nos clients de la stratégie à la mise en œuvre technologique, en nous attachant toujours à penser au-delà des évidences et à s’inscrire dans des logiques de Responsabilité Économique, Sociale, Environnementale et Technologique (RESET), pour créer de nouvelles façons de travailler, de nouveaux modèles économiques et de nouveaux lieux intelligents. En près de 20 ans, nous sommes devenus l’un des acteurs majeurs de la transformation numérique et employons 3 500 collaborateurs en Europe, en Tunisie et en Amérique du Nord ainsi qu’en Asie Pacifique. Ce que nous recherchons COURAGE - AUTHENTICITÉ - OUVERTURE - ENGAGEMENT - ÉLÉGANCE Autant de valeurs qui rejoignent les collaborateurs de Wepoint. Nous travaillons avec des talents engagés, prêts à partager leurs expertises dans des collectifs ouverts, qui ont le courage de prendre des initiatives et capables de se remettre en question. Au cœur des relations humaines et du respect de notre environnement, chez Wepoint, se trouvent l’authenticité et la volonté de toujours tendre vers l’excellence pour nos clients.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) de direction / Gestionnaire de bureau organisé(e), proactif(ve) et orienté(e) vers le service afin de soutenir la direction et d'assurer la gestion efficace des opérations administratives du bureau. La personne recherchée jouera un rôle clé dans la coordination des activités quotidiennes, la gestion des priorités administratives et le maintien d'un environnement de travail performant et professionnel.

Responsabilités

• Soutien à la direction
  • Gérer l’agenda, les réunions et les déplacements de la direction;
  • Préparer les présentations, rapports, comptes rendus et différents documents administratifs;
  • Assurer le suivi des dossiers stratégiques et coordonner les actions auprès des parties prenantes;
  • Filtrer et prioriser les communications internes et externes;
  • Organiser et coordonner les rencontres, événements et réunions d'équipe.
• Gestion de bureau
  • Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau;
  • Coordonner les fournisseurs, contrats de services et achats de fournitures;
  • Assurer le suivi des budgets administratifs et des dépenses de bureau;
  • Participer à l'amélioration des processus administratifs et opérationnels;
  • Accueillir les visiteurs et contribuer à une expérience professionnelle de qualité;
  • Assurer le suivi de la documentation, des politiques et des procédures internes;
  • Collaborer avec les équipes RH, finances et opérations sur différents projets;
  • Participer à l'organisation des activités d'entreprise et initiatives de mobilisation.

Qualifications

• Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe;
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
• Expérience auprès de cadres dirigeants ou dans un environnement professionnel dynamique;
• Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités;
• Grande autonomie, discrétion et professionnalisme;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec un haut niveau de rigueur;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français;
• Bonne maîtrise de l'anglais, l'anglais est requis pour le poste dmeandant de communiquer avec des clients et des partenaires situés à l'extérieur du Québec;
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint);
• Sens du service et approche collaborative;
• Esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins;
• Souci du détail et excellente gestion du temps;
• Attitude positive et orientée solutions;
• Présence au bureau : une présence au bureau est requise 3 jours par semaine.
• Seuls les candidat(es) légalement autorisés(ées) à travailler pour tout employeur au Canada seront considérés(ées).

Avantages

• Minimum de 3 semaines de vacances dès la première année;
• Assurances collectives complètes avec contribution généreuse de l'employeur;
• Contribution employeurs au REER collectif;
• Flexibilité de télétravail complète : Hybride, Distanciel, Présentiel.
• Un bureau chaleureux, lumineux et accueillant qui vous offre : des fruits frais, du café, des breuvages, des repas occasionnels, etc.
• Budget de matériel informatique annuel;
• Environnement de travail équilibré et flexibilité d'horaires;
• Évolution de carrière : Formation et certifications, Apprentissage en-ligne ou en présentiel, Academy Wepoint, etc.
• Une communauté internationale d’experts prêts à partager leurs connaissances;
• Une culture d’entreprise axée sur les besoins des individus et leurs appartenances à une communauté forte.

Permis CNESST

Permis CNESST : AP-2504754, AP-2504755, AR-2504756

À propos

En tant qu’architecte des grandes transformations pour les entreprises et les acteurs du secteur public, Onepoint construit une direction et dessine des perspectives d’avenir dans un monde incertain, en mettant l’innovation technologique au service du progrès de ses clients et de la société.