Adjoint(e) de direction / Gestionnaire de bureau

CA003 WEPOINT Canada Innovation; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

3 semaines de congés annuels

Assurance maladie de groupe

Contribution au RRSP

Flexibilité travail à distance

Bureau convivial et budget IT annuel

Développement de carrière et formation

Communauté internationale d'experts

Job summary

Wepoint est à la recherche d’un adjoint de direction / gestionnaire de bureau pour soutenir la direction et assurer des opérations administratives efficaces.

Vous coordonnez les agendas, préparez les documents et rapports, et supervisez les achats et budgets courants, tout en assurant une expérience professionnelle de qualité au bureau.

Qualifications

• Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe.
• 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience auprès de cadres dirigeants ou dans un environnement professionnel dynamique.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités.
• Maîtrise du français et bon anglais.
• Maîtrise de MS 365 (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint).
• Présence au bureau: 3 jours par semaine.

Responsibilities

• Gérer l'agenda, les réunions et les déplacements de la direction.
• Préparer les présentations, rapports, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et coordonner les actions auprès des parties prenantes.
• Filtrer et prioriser les communications internes et externes.
• Organiser et coordonner les rencontres, événements et réunions d'équipe.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Coordonner les fournisseurs, contrats de services et achats de fournitures.
• Suivre les budgets administratifs et les dépenses de bureau.
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et opérationnels.
• Accueillir les visiteurs et contribuer à une expérience professionnelle de qualité.
• Assurer le suivi de la documentation, des politiques et des procédures internes.
• Collaborer avec les équipes RH, finances et opérations sur différents projets.
• Participer à l'organisation des activités d'entreprise et initiatives de mobilisation.

Skills

Organisation avancée

Communication orale et écrite

Autonomie professionnelle

Gestion du temps

Anglais intermédiaire

Français courant

Education

Diplôme en administration

Tools

MS 365

Outlook

Teams

Job description

Company Description

Wepoint is the architect of major transformations for businesses and public sector organizations. We support our clients from strategy through technological implementation, always striving to think beyond the obvious and to act within the framework of Economic, Social, Environmental, and Technological Responsibility (RESET). Our goal is to create new ways of working, new economic models, and smarter environments. In nearly 20 years, we have become one of the key players in digital transformation, employing 3,500 people across Europe, Tunisia, North America, and the Asia-Pacific region.

What We Are Looking For

COURAGE – AUTHENTICITY – OPENNESS – COMMITMENT – ELEGANCE. Do these words resonate with you? They are our company values. At Wepoint, we are looking for committed talents who are ready to share their expertise within open and collaborative teams, and who are not afraid to take initiative. We also value people who are able to challenge themselves and continuously improve. At the heart of relationships at Wepoint are authenticity and the constant pursuit of excellence for our clients — this is what we expect from our future colleagues.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Adjoint(e) de direction / Gestionnaire de bureau organisé(e), proactif(ve) et orienté(e) vers le service afin de soutenir la direction et d'assurer la gestion efficace des opérations administratives du bureau. La personne recherchée jouera un rôle clé dans la coordination des activités quotidiennes, la gestion des priorités administratives et le maintien d'un environnement de travail performant et professionnel.

Soutien à la direction

• Gérer l'agenda, les réunions et les déplacements de la direction;
• Préparer les présentations, rapports, comptes rendus et différents documents administratifs;
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques et coordonner les actions auprès des parties prenantes;
• Filtrer et prioriser les communications internes et externes;
• Organiser et coordonner les rencontres, événements et réunions d'équipe.

Gestion de bureau

• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau;
• Coordonner les fournisseurs, contrats de services et achats de fournitures;
• Assurer le suivi des budgets administratifs et des dépenses de bureau;
• Participer à l'amélioration des processus administratifs et opérationnels;
• Accueillir les visiteurs et contribuer à une expérience professionnelle de qualité;
• Assurer le suivi de la documentation, des politiques et des procédures internes;
• Collaborer avec les équipes RH, finances et opérations sur différents projets;
• Participer à l'organisation des activités d'entreprise et initiatives de mobilisation.

Qualifications

• Diplôme en administration, bureautique, gestion ou domaine connexe;
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
• Expérience auprès de cadres dirigeants ou dans un environnement professionnel dynamique;
• Excellentes compétences en organisation et en gestion des priorités;
• Grande autonomie, discrétion et professionnalisme;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec un haut niveau de rigueur;
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français;
• Bonne maîtrise de l'anglais, l'anglais est requis le poste dmeandant de communiquer avec des clients et des partenaires situés à l'extérieur du Québec;
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint);
• Sens du service et approche collaborative;
• Esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins;
• Souci du détail et excellente gestion du temps;
• Attitude positive et orientée solutions;
• Présence au bureau : une présence au bureau est requise 3 jours par semaine.

Seuls les candidat(es) légalement autorisés(ées) à travailler pour tout employeur au Canada seront considérés(ées)

Wepoint Benefits

• Minimum of 3 weeks of vacation starting from the first year;
• Comprehensive group insurance with a generous employer contribution;
• Employer contribution to a group RRSP;
• Full remote work flexibility: Hybrid, Remote, or On-site;
• A warm, bright, and welcoming office offering fresh fruit, coffee, beverages, occasional meals, etc.;
• Annual IT equipment budget;
• A balanced work environment with flexible working hours;
• Career development: training and certifications, online or in-person learning, Wepoint Academy, etc.;
• An international community of experts ready to share their knowledge;
• A company culture focused on individuals’ needs and their belonging to a strong community.

#tech&security Permis CNESST : AP-2504754, AP-2504755, AR-2504756

As an architect of major transformations for companies and public sector players, Wepoint is building a direction and outlining future prospects in an uncertain world, by putting technological innovation at the service of its customers' and society's progress.