Adjoint(e) de direction

Fédération Québéquoise des Municipalités Locales et Régionales (FQM); Longueuil; On-site; CAD 48,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération concurrentielle

Assurances collectives

Régime de retraite

3 semaines de vacances annuelles

Congés personnels

Congés payés Noël et An

13 jours fériés

Formation continue

Environnement collaboratif

Job summary

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) recherche un adjoint(e) de direction pour soutenir la responsable de la conformité et les directeurs généraux adjoints dans leurs mandats quotidiens. Le poste s’exerce principalement en présentiel au bureau, avec au moins quatre jours par semaine.

Vous préparerez des réunions, des ordres du jour et des comptes rendus, puis assurerez le suivi des actions et la rédaction de documents juridiques ou administratifs.

Qualifications

• DEC en technique bureautique, administrative ou autre domaine connexe.
• Formation en secrétariat juridique, un atout.
• 5 à 8 ans d'expérience pertinente à la fonction.
• Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.
• Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la présentation de documents professionnels.
• Excellente organisation, rigueur et souci du détail, avec une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Discrétion, jugement et sens de la confidentialité, combinés à de fortes habiletés relationnelles et de communication.
• Autonomie, proactive et capacité d'adaptation, avec aisance à gérer les imprévus et les dossiers complexes dans un environnement dynamique.

Responsibilities

• Appuyer les directeurs généraux adjoints dans la réalisation de différents mandats, projets, suivis de dossiers et de rencontres.
• Supporter et collaborer avec la personne responsable de la conformité dans l'organisation, la préparation et les suivis de l'ensemble des activités sous sa responsabilité en relation avec les différentes instances de gouvernance.
• Collaborer à la mise à jour des différentes politiques administratives et à la rédaction de procès-verbaux.
• Collaborer à l'organisation et participer aux activités de visibilité de la Federation tels que congrès et colloques.
• Organiser des réunions, préparer des ordres du jour et rédiger des comptes rendus tout en assurant également le suivi des actions découlant des rencontres.
• Préparer, corriger et mettre en page des documents, contrats, ententes et autres documents juridiques ou administratifs.
• Assurer une gestion rigoureuse des priorités, des échéanciers et des informations confidentielles liées aux dossiers de la direction générale.
• Assurer, à l'occasion et selon les besoins, le remplacement de l'agente à l'accueil.

Job description

Avec plus de 1 000 municipalités et MRC membres, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) a pour mission de défendre les intérêt politiques et économiques des régions. Vous collaborerez à faire du Québec de demain le Québec de toutes les régions en permettant aux municipalités du territoire d'offrir des milieux de vie dynamiques et prospères à leurs citoyens, en leur donnant accès à des services de qualité, dans le respect des réalités régionales.

La FQM s'appuie sur une force de 7 000 élu(e)s provenant de toutes les règions du Québec. Ses structures décisionnelles et consultatives, dont son conseil d'administration, ses commissions permanentes, son Assemblée des MRC, sa Table sur le développement local et régional et ses différents comités lui permettent d'être un acteur politique de premier plan. La FQM met également de nombreux services à la disposition des organisations municipales du Québec.

Nous sommes désol per à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction pour supporter la responsable de la conformité et les directeurs généraux adjoints dans leurs quotidiens.

Ce poste s'exerce principalement en présentiel et requiert une présence au bureau d'au moins quatre (4) jours par semaine.

TON QUOTIDIEN à LA FQM

La FQM connait une croissance soutenue depuis plusieurs années avec des défis stimulants et des occasions uniques à saisir. À titre d'adjoint(e) de direction, tu contribueras à fournir un soutien de haut niveau administratif, organisationnel et confidentiel à la direction générale de la FQM. Tu travailleras en 'etre collaboration avec la responsable de la conformité dans la préparation des différentes réunions des comités et de différentes instances. De plus, tu effectueras diverses tâches administratives afin d'appuyer l'\u00e9quipe de gestion dans ses nombreux mandats.

LE RôLE QUI T'ATTEND

• Appuyer les directeurs généraux adjoints dans la réalisation de différents mandats, projets, suivis de dossiers et de rencontres.

• Supporter et collaborer avec la personne responsable de la conformité dans l'organisation, la préparation et les suivis de l'ensemble des activités sous sa responsabilité en relation avec les différentes instances de gouvernance.

• Collaborer à la mise à jour des différentes politiques administratives et à la rédigée de procés-verbaux.

• Collaborer à l'organisation et participer aux activités de visibilité de la Federation tels que congrès et colloques.

• Organiser des réunions, préparer des ordres du jour et rédiger des comptes rendus tout en assurant également le suivi des actions découlant des rencontres.

• Préparer, corriger et mettre en page des documents, contrats, ententes et autères documents juridiques ou administratifs.

• Assurer une gestion rigoureuse des priorités, des écheanciers et des informations confidentielles liées aux dossiers de la direction générale.

• Assurer, à l'occasion et selon les besoins, le remplacement de la agente à l'accueil.
  

POURQUOI TE JOINDRE à NOUS?

Ce qui nous distingue :

• Rémunération concurrentielle

• Règime d'assurances collectives, incluant les protections dentaire et oculaire

• Règime de retraite avec participation de l'employeur (5 % employeur; 5 % employé), flexible et adapté à ton avenir grâce aux options REER, CELIAPP ou une combinaison des deux

• Un minimum de 3 semaines de vacances annuelles dès l'entrée en fonction

• Banque de 6 congès personnels

• Congés payés entre Noël et le jour de l'An

• 13 journées fériées par année

Et plus encore :

• Un horaire de travail estivalcondensé te permettant de terminer plus térme le vendredi (selon le poste)

• Activités sociales et sportives

• Programme de reconnaissance pour souligner les événements professionnels et personnels importants

• Accès à de la formation continue, notamment grâce à notre portail de formation pour les employés

• Un environnement collaboratif riche en expertises diversifiées

LE PROFIL QU'ON RECHERCHE

• DEC en technique bureautique, administrative ou autre domaine connexe.

• Formation en secrétariat juridique, un atout.

• 5 à 8 ans d'expérience pertinente à la fonction.

• Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.

• Très bonne maîtrise de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) pour la présation de documents professionnels.

• Excellente organisation, rigueur et souci du détail, avec une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

• Discrétion, jugement et sens de la confidentialité, combinés à de fortes habiletés relationnelles et de communication.

• Autonomie, proactive et capacité d'adaptation, avec aisance à gérer les imprévus et les dossiers complexes dans un environnement dynamique.
  

*Toute combinaison de formation et d'expérience professionnelle et toute autre expérience jugée pertinente seront considérées.