Adjoint·e administrative·ve – Bilingue – Présentiel

umanrecrutement; Montreal (administrative region); On-site; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurances collectives

Compte santé 500 $/an

Compte dépenses bien-être 300 $/an

10 jours congés maladie et personnels

REER disponible dès le premier jour

Assurance vie

3–4 semaines de vacances selon l经验

Programme de mentorat

Congé parental inclusif

Temps supplémentaire 1.5x

Job summary

UMAN Recrutement recherche un adjoint administratif pour soutenir un cabinet d’avocats à Montréal. Poste en présentiel, 35 heures/semaine, du lundi au vendredi.

Vous assurerez le traitement des dépenses, la gestion des factures via Chrome River, et l’accueil des visiteurs. Compétences bilingues FR/EN, maîtrise MS Office et organisation sont requises. Entrée rapide et programme de mentorat.

Avantages: assurances collectives, compte santé, congés, REER dès le premier jour.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat, bureautique ou équivalent.
• 3 années d'expérience minimum dans le secteur juridique ou services professionnels.
• Bilinguisme intermédiaire/avancé (français et anglais) essentiel à l’oral et à l’écrit.
• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Grande rigueur et souci du détail, excellente organisation et gestion des priorités.

Responsibilities

• Préparer les rapports de dépenses.
• Traiter les factures via Chrome River Invoice.
• Gérer les appels et messages à la réception.
• Accueillir les clients et visiteurs au bureau.
• Gérer les documents et préparations pour interrogatoires et procès.
• Réserver salles et vidéoconférence et assurer le calendrier.

Skills

Bilinguisme FR/EN

Organisation & Priorité

Rigueur & Précision

Communication écrite & orale

Service client interne

Education

Diplôme secrétariat/bureautique

Tools

MS Office Suite

Chrome River

iManage

Box

Job description

Vous avez de l'expérience en tant qu'adjoint.e administratif.ve dans un environnement professionnel, idéalement en cabinet d’avocats, et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et international ? Ce poste est fait pour vous ! Notre client, situé à Montréal, est à la recherche d'une personne fiable, compétente et organisée. Vous aurez l'opportunité de soutenir un groupe d'avocat·e·s et d'adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux services de bureau. Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l'accueil des visiteurs au bureau.

Vos futurs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (35 heures/semaine), présentiel
• Assurances collectives (dentaire, médicaments, lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour
• Compte santé de 500 $ par an
• Compte de dépenses bien‑être et sportives de 300 $ par an
• 10 jours de congés maladie et personnels
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés)
• REER disponible dès le premier jour. La participation de l’employeur sera versée après un an de travail
• Assurance vie
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon l’expérience
• Programme de mentorat
• Congé parental inclusif
• Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.

Vos futures responsabilités :

• Préparateur des rapports de dépenses
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice
• Ajouter d'autres parties dans les vérifications de conflits
• Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès
• Gérer les appels téléphoniques et les messages à la réception
• Rediriger les courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle
• Accueillir les clients·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception
• Sauvegarder des documents électroniques dans iManage
• Préparer et envoyer des documents au moyen du logiciel Box
• Fournir des services de reprographie
• Réserver les services de sténographes officiels, au besoin
• Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour
• Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant : la préparation du café et des rafraîchissements, effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou déjeuner le cas échéant, et nettoyer les salles après les réunions
• Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des dispositions nécessaires
• S'assurer de la propreté générale de l'aire de réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des visiteurs
• S'occuper de l'entretien de la machine à café et de ses accessoires
• Gérer les lave-vaisselle chaque jour et voir à maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café, pour le bureau et pour les salles de conférence
• Se charger des commandes pour les éléments manquants
• Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express
• Organisateur des factures des huissiers et messagers de cour; remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgence
• Toutes autres tâches connexes, au besoin

Profil Compétences et qualités recherchées :

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d'expérience
• 3 années minimum d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels
• Bilinguisme intermédiaire / avancé (français et anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu des dossiers traités dans les deux langues par le cabinet. Échange quotidien avec les autres provinces canadiennes, les États-Unis et d’autres pays
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook
• Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches
• Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés
• Capacité d'utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux
• Flexibilité et souplesse dans l'adaptation à de nouvelles tâches

Informations contractuelles

Un peu plus d’informations sur le cabinet : Ce client d’avocats de renommée mondiale, est présent dans plus de 60 bureaux à travers le globe. Spécialisé en commerce international et en affaires commerciales (assurance, transport, construction, énergie, biens de consommation), il offre une expertise complète en litige et en conseils juridiques, avec un fort accent sur le commerce mondial. Rejoignez un cabinet offrant des ressources étendues, et au sein duquel le respect et l’expertise se conjuguent pour favoriser un environnement de collaboration optimale.

UMAN Recrutement s’engage à promouvoir la diversité et l’équité en matière d’emploi.

Notez que nous ne communiquerons qu’avec les candidat.es retenu.e.s.

Au plaisir de vous rencontrer !