Adjoint(e) Administrative Régionale

Viarail; Winnipeg; On-site; CAD 57,000 - 71,000; Full time

Job summary

VIA Rail recherche un(e) adjoint administratif(ve) pour soutenir l’équipe Expérience client de la région de l’Ouest, en supportant les relations avec la clientèle à bord et hors trains.

Le rôle implique la gestion des demandes, la préparation de rapports mensuels et la coordination des communications sur les programmes, avec une exigence de maîtrise du français et de l’anglais et des compétences avancées Outlook/Word/Excel/PowerPoint.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration ou équivalent, avec au moins cinq années d’expérience dans un rôle de soutien administratif.
• Excellentes compétences en communication dans les deux langues officielles.
• Maîtrise avancée d’Outlook, de Word, d’Excel et de PowerPoint.
• Expérience en service à la clientèle et en milieu dynamique.
• Capacité à travailler avec peu d’encadrement.

Responsibilities

• Analyser les demandes et la correspondance entrantes, préparer des réponses et assurer la circulation de l’information entre les chefs et le personnel.
• Assister les chefs de l’expérience client dans les tâches administratives du personnel de première ligne et coordonner le suivi des plaintes et rapports.
• Préparer des rapports mensuels et assister aux réunions de gestion; prendre des notes si nécessaire.
• Coordonner les communications sur les nouveaux programmes et initiatives et organiser les réunions.
• Saisir les données de paie du personnel non syndiqué et gérer le calendrier des chefs.

Skills

Communication écrite

Communication orale

Bilingue FR/EN

Esprit d'équipe

Organisation

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

Salaire annuel / taux horaire: 56 566$ - 70 708$

Nombre de postes à pourvoir:1

Date limite de dépôt des candidatures:2026-10-11

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

Fournir un soutien administratif à l’équipe Expérience client de la région de l’Ouest pour ce qui est des relations avec la clientèle à bord et à l’extérieur des trains.

• Prendre connaissance des demandes et de la correspondance entrantes, faire une analyse et des recherches préliminaires, puis ébaucher une réponse. Assurer la bonne circulation de l’information entre les chefs principales et principaux et les chefs et voir à ce que celle fournie par les chefs soit compilée dans des rapports.
• Assister les chefs responsables de l’expérience client dans les tâches administratives entourant le personnel de première ligne. Mener ou coordonner les activités de suivi des plaintes de la clientèle, des griefs, des rapports d’incident et du programme de recouvrement de service.
• Préparer des rapports mensuels avec des renseignements et des données réglementaires à jour (SGS, PRMC). Assister aux réunions mensuelles de l’équipe de gestion et préparer le procès-verbal, au besoin.
• Coordonner les communications sur les nouveaux programmes et les nouvelles initiatives d’Expérience client aux responsables de l’expérience client et à leur personnel de première ligne. Organiser les réunions et les conférences téléphoniques, et voir à ce que tous les participants soient informés de l’ordre du jour et reçoivent les documents nécessaires à l’avance.
• Entrer les données de paie du personnel non syndiqué et en vérifier l’exactitude. Surveiller le calendrier des chefs pour connaître leurs vacances, leurs absences,etc. Préparer et distribuer la liste des officiers et officières en devoir.
• En l’absence des chefs principales et principaux et des responsables de l’expérience client, voir à ce que les dossiers urgents soient transmis pour traitement aux personnes compétentes.
• Diplôme d’études collégiales en administration ou l’équivalent, avec au moins cinq années d’expérience dans un rôle de soutien administratif.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues officielles.
• Maîtrise avancée d’Outlook, de Word, d’Excel et de PowerPoint.
• Expérience et connaissances diversifiées en matière de service à la clientèle (activités, opérations, procédures).
• Grande motivation et capacité à travailler avec un minimum d’encadrement dans un environnement dynamique où le rythme est soutenu.
• Esprit d’initiative, bon jugement, grand sens de la diplomatie et discrétion.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues officielles.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles. Flexibilité, faculté d’adaptation, esprit d’équipe et capacité à faciliter les rapports entre les membres de l’équipe.
• Souci des résultats et de la qualité.
• Grande débrouillardise et créativité remarquable dans la résolution des problèmes.
• Sens de l’organisation et de la planification.
• Grande éthique de travail et intégrité.

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses différences, afin de lui permettre de réaliser son plein potentiel.

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement pour lequel vous postulez, veuillez nous aviser. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.

Notez que nous contacterons uniquement les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.

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