Adjoint.e Administrative

Alstom; Saint-Bruno; On-site; CAD 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Alstom Saint-Bruno recherche un assistant administratif pour soutenir le Directeur et l’équipe au quotidien. Vous gérerez l’agenda, organiserez réunions, préparerez des rapports et veillerez au classement électronique des documents.

Vous coordonnerez les déplacements (avion, train, hôtel), gérerez les notes de frais et les visas si nécessaire. Maîtrise d’Office et connaissance SAP souhaitées, bilinguisme français/anglais indispensable.

Qualifications

• Diplôme dans le domaine de l’administration ou du secrétariat.
• 3–5 ans d’expérience en administration, obligatoire.
• Capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, adaptable à des demandes concurrentes et d’un haut niveau de service à la clientèle.
• Solides compétences organisationnelles avec une excellente attention aux détails.
• Bilingue français et anglais; connaissance d’une autre langue est un atout.

Responsibilities

• Agir en tant que point de contact pour l’équipe des soumissions.
• Maintenir l’agenda professionnel du Directeur de département, organiser des réunions et des rendez‑vous et effectuer des suivis.
• Produire des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunions.
• Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement électroniques.
• Gérer les voyages et déplacements professionnels.
• Réserver les voyages dans l’outil Alstom pour le Directeur et son équipe (avion, train, hôtel, véhicule de location etc.).
• Gérer les processus VISA si nécessaire dans le cadre des déplacements professionnels et les notes de frais dans l’outil Concur.
• Gérer des feuilles de temps dans Kronos, Alista et CAT/GSI. Vérifier les membres de l’équipe les renseignent à temps puis approuver le tout.
• Gérer les factures liées aux prestations achetées par le Département.
• Suivi mensuel des budgets d’offre.
• Créer les demandes d’achats et faire un suivi jusqu’au paiement des factures.
• Soutenir le Directeur dans l’organisation des évènements à l’extérieur du site.
• Accueillir les différentes parties prenantes sur site, y compris pour ce qui est des aspects transports / repas etc.
• Gérer les priorités et les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de façon proactive et donner suite aux projets jusqu’à leur achèvement.

Skills

Discrétion

Organisation

Relations interpersonnelles

Proactivité

Gestion des priorités

Service à la clientèle

Education

Diplôme dans l’administration ou secrétariat

Tools

Microsoft Office

SAP

Job description

Chez Alstom, nous avons une connaissance pointue des réseaux de transport et comprenons ce qui conduit les individus à les emprunter. Des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways aux systèmes intégrés, services, infrastructures, et solutions de signalisation et de mobilité numérique, nous offrons à la diversité de nos clients le portefeuille le plus vaste du secteur. Chaque jour, plus de 80 000 collaborateurs dans le monde qui ouvrent la voie à des solutions de mobilité plus vertes et plus intelligentes pour relier les villes, réduire l’empreinte carbone et remplacer la voiture.

Dans votre rôle d’assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable de :

• Agir en tant que point de contact pour l’équipe des soumissions
• Maintenir l’agenda professionnel du Directeur de département, organiser des réunions et des rendez‑vous et effectuer des suivis
• Produire des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunions
• Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement électroniques
• Gérer les voyages et déplacements professionnels
• Réserver les voyages dans l’outil Alstom pour le Directeur et son équipe (avion, train, hôtel, véhicule de location etc.)
• Gérer les processus VISA si nécessaire dans le cadre des déplacements professionnels et les notes de frais dans l’outil Concur
• Gérer des feuilles de temps dans Kronos, Alista et CAT/GSI. Vérifier les membres de l’équipe les renseignent à temps puis approuver le tout.
• Gérer les factures liées aux prestations achetées par le Département
• Suivi mensuel des budgets d’offre
• Créer les demandes d’achats et faire un suivi jusqu’au paiement des factures
• Soutenir le Directeur dans l’organisation des évènements à l’extérieur du site
• Accueillir les différentes parties prenantes sur site, y compris pour ce qui est des aspects transports / repas etc.
• Gérer les priorités et les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de façon proactive et donner suite aux projets jusqu’à leur achèvement, souvent avec des pressions sur les échéances.

Qualifications Requises

• Diplôme dans le domaine de l’administration ou du secrétariat
• 3-5 ans d’expérience en administration, obligatoire
• Capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, de s’adapter à diverses demandes concurrentes et de démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse.
• Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’effectuer et de gérer plusieurs tâches de façon transparente avec une excellente attention aux détails.
• Très bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants internes et externes.
• Approches proactives démontrées en matière de résolution de problèmes avec une solide capacité de décision.
• Maturité émotionnelle.
• Capacité démontrée d’atteindre des objectifs de haute performance et de respecter les échéanciers dans un environnement en évolution rapide.
• Maîtrise de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), obligatoire
• Connaissance de SAP, un atout
• Bilingue français et anglais. La connaissance d’une autre langue que le français est un atout dans les échanges avec nos partenaires, fournisseurs, collègues et clients à l’international. Au Québec, le français demeure la principale langue de travail de notre entreprise.

Il n’y a pas que les passionnés de trains qui s’épanouissent chez nous. Nul doute que vous ressentirez beaucoup de fierté lorsque vous monterez dans l’un de nos trains avec votre famille ou vos amis. Si vous aimez le challenge, nous serions ravis d’échanger avec vous !

Remarque importante

En tant qu’employeur présent dans plus de 63 pays, nous souscrivons au principe d’égalité d’accès à l’emploi et valorisons la diversité. Nous nous sommes engagés à créer un environnement de travail inclusif pour tous.