Adjoint.e Administrative

ALSTOM Gruppe; Quebec; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

ALSTOM, acteur majeur des solutions de mobilité, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir le directeur du département. Vous gérerez l'agenda, organiserez réunions, préparerez les rapports et veillerez à la circulation des informations.

Vous assurerez la coordination des voyages, la gestion des documents et des notes de frais via les outils Concur/Kronos/SAP, et vous traiterez les demandes avec discrétion et professionnalisme.

Qualifications

• Diplôme dans le domaine de l’administration ou du secrétariat.
• 3-5 ans d’expérience en administration, obligatoire.
• Capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et de démontrer le plus haut niveau de service.
• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches avec précision.
• Très bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants.
• Approches proactives et résolution de problèmes avec une forte capacité de décision.
• Maîtrise de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), obligatoire.
• Connaissance de SAP est un atout.

Responsibilities

• Agir en tant que point de contact pour l’équipe des soumissions.
• Maintenir l'agenda professionnel du Directeur de département, organiser réunions et rendez-vous et effectuer des suivis.
• Produire des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunions.
• Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement électroniques.
• Gérer les voyages et déplacements professionnels.
• Réserver les voyages dans l’outil Alstom pour le Directeur et son équipe (avion, train, hôtel, véhicule de location).
• Gérer les processus VISA si nécessaire et les notes de frais dans Concur.
• Gérer des feuilles de temps dans Kronos, Alista et CAT/GSI.
• Gérer les factures liées aux prestations achetées par le Département.
• Suivi mensuel des budgets d'offre.
• Créer les demandes d’achats et faire un suivi jusqu’au paiement des factures.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Service client

Communication interpersonnelle

Maîtrise MS Office

Discrétion

Multitâche

Education

Diplôme en administration/secrétariat

Tools

SAP

Concur

Kronos

Alista

CAT/GSI

Job description

Sélectionnez la fréquence (en jours) de réception d’une alerte:

Chez Alstom, nous avons une connaissance pointue des réseaux de transport et comprenons ce qui conduit les individus à les emprunter. Des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways aux systèmes intégrés, services, infrastructures, et solutions de signalisation et de mobilité numérique, nous offrons à la diversité de nos clients le portefeuille le plus vaste du secteur. Chaque jour, plus de 80000collaborateurs dans le monde qui ouvrent la voie à des solutions de mobilité plus vertes et plus intelligentes pour relier les villes, réduire l’empreinte carbone et remplacer la voiture.

Sous la supervision du directeur du département, l’assistant administratif effectue un travail de gestion administrative et de coordination de toutes les activités du département. Cela comprend le soutien à l'équipe des soumissions (appels d’offres) et l’exécution des tâches administratives de manière efficace, dynamique et amicale. Il s’agit d’un rôle varié avec des responsabilités nécessitant de solides compétences en administration‚ informatique‚ organisation, communication et une attitude proactive.

Dans votre rôle d’assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable de :

• Agir en tant que point de contact pour l’équipe des soumissions
• Maintenir l\'agenda professionnel du Directeur de département, organiser des réunions et des rendez-vous et effectuer des suivis
• Produire des rapports, des présentations et des comptes rendus de réunions
• Développer et mettre en œuvre un système efficace de documentation et de classement électroniques
• Gérer les voyages et déplacements professionnels
• Réserver les voyages dans l’outil Alstom pour le Directeur et son équipe (avion, train, hôtel, véhicule de location etc.)
• Gérer les processus VISA si nécessaire dans le cadre des déplacements professionnels etles notes de frais dans l’outil Concur
• Gérer des feuilles de temps dans Kronos, Alista et CAT/GSI. Vérifier les membres del’équipe les renseignent à tempspuis approuver le tout.
• Gérer les factures liées aux prestations achetées par le Département
• Suivi mensuel des budgets d\'offre
• Créer les demandes d’achats et faire un suivi jusqu’au paiement des factures
• Soutenir le Directeur dans l'organisation des évènements à l’extérieur du site
• Accueillir les différentes parties prenantes sur site, y compris pour ce qui est des aspects transports / repas etc
• Gérer les priorités et les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de façon proactive et donner suite aux projets jusqu’à leur achèvement, souvent avec des pressions sur les échéances.

Qualifications requises

• Diplôme dans le domaine de l’administration ou du secrétariat
• 3-5 ans d’expérience en administration, obligatoire
• Capacité éprouvée de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, de s’adapter à diverses demandes concurrentes et de démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse.
• Solides compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’effectuer et de gérer plusieurs tâches de façon transparente avec une excellente attention aux détails.
• Très bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité d’établir des relations avec les intervenants internes et externes.
• Approches proactives démontrées en matière de résolution de problèmes avec une solide capacité de décision.
• Maturité émotionnelle.
• Capacité démontrée d’atteindre des objectifs de haute performance et de respecter les échéanciers dans un environnement en évolution rapide.
• Maîtrise de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), obligatoire
• Connaissance de SAP, un atout

Bilingue français et anglais. La connaissance d’une autre langue que le français est un atout dans les échanges avec nos partenaires, fournisseurs, collègues et clients à l’international. Au Québec, le français demeure la principale langue de travail de notre entreprise.

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