Adjoint(e) administratif(-ve)*, Placement privé international

Caisse de dépôt et placement du Québec; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 65,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Retraite à prestations déterminées

Santé et épargne

Développement professionnel

Mobilité

Conciliation travail–vie

Job summary

La Caisse de dépôt et placement du Québec, filiale Placements Privés International, recherche une personne pour un poste temporaire de 18 mois au sein de l’équipe Administration et soutien à l’investissement. Vous soutiendrez l’équipe Placement privé International à Montréal et à l’international.

Vous planifierez déplacements, gérerez l’agenda, préparerez les notes de frais et coordonnerez DocuSign. Travail hybride avec 4 jours au bureau et télétravail modulable, incluant possibilité hors Canada.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration ou équivalent.
• Minimum de huit années d’expérience dans un rôle de soutien administratif.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et connaissance de SharePoint est un atout.
• Bilingue français et anglais à l’oral et à l’écrit (préférence)

Responsibilities

• Planifier et organiser les déplacements d’affaires: autorisations, réservations, logistique.
• Préparer et réviser les comptes de dépenses et faire les suivis nécessaires.
• Gérer l’agenda de certains membres de l’équipe et organiser des rencontres complexes.
• Effectuer des réservations et inscriptions qui nécessiteront des déplacements.
• Coordonner l’obtention de signatures de documents via DocuSign et assurer les suivis.
• Intégrer et accueillir les nouveaux collègues et collaborer à leur intégration.
• Mettre à jour le calendrier des déplacements et des comités internes.
• Collaborer à la mise à jour des processus internes et participer à divers dossiers.
• Remplacer les membres de l’équipe administrative lors d’absences ou périodes de pointe.

Skills

Esprit d’équipe

Rigueur

Organisation

Autonomie

Discrétion

Flexibilité

Maîtrise Microsoft Office

Anglais courant

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

Microsoft Office

SharePoint

Job description

Devenez un actif pour la collectivité !Faites partie de l’équipe de La Caisse et ressentez la fierté de contribuer à l’avenir financier de millions de Québécois et Québécoises en créant un monde plus durable.Pourquoi vous joindre à nousImpact concret : Contribuez à des investissements qui façonnent l’économie du Québec au sein d’une organisation d’envergure mondiale.Développement accéléré : Travaillez aux côtés de spécialistes généreux de leur savoir, dans un environnement où votre travail vous permet de vous épanouir et de vous dépasser.Environnement collaboratif : Évoluez dans un environnement collaboratif où les échanges spontanés et les apprentissages partagés sont au cœur de notre agilité et de notre efficacité.Au fil des années, nous avons bâti une culture forte qui repose sur quatre piliers : l'ambition pour se dépasser, l'imputabilité pour concrétiser nos convictions, l'ouverture pour s'enrichir grâce à des idées créatives et la collaboration pour nous propulser vers les meilleurs résultats pour la population du Québec.Cet emploi se situe dans la filiale CDPQ Placements Privés.Description d'emploi*Poste temporaire d’une durée de 18 moisRelevant de la Cheffe d'équipe, Administration et soutien à l'investissement, Placement privé, la personne titulaire du poste appuie l’équipe Placement privé International dans la réalisation des objectifs d’affaires en participant au soutien administratif et technique de l’équipe. Elle favorise la collaboration et le travail d’équipe, au sein du bureau de Montréal et des bureaux internationaux.Ce que vous ferezPlanifier et organiser les déplacements d’affaires : autorisations, réservations, logistique;Préparer et réviser les comptes de dépenses et faire les suivis nécessaires;Gérer l’agenda de certains membres de l’équipe en organisant des rencontres complexes, en gérant les conflits d’horaire et en assurant les suivis nécessaires;Effectuer des réservations et inscriptions variées qui nécessiteront des déplacements;Coordonner l’obtention de signatures de documents légaux via DocuSign et faire les suivis nécessaires;Procéder à la gestion de l’arrivée des nouveaux collègues et collaborer à leur intégration;Mettre à jour le calendrier des déplacements de l’équipe et des comités internes;Collaborer à la mise à jour des processus et procédures internes et participer à divers dossiers en collaborant avec les ressources de l’équipe administrative;Agir comme relève afin coordonner le comité aviseur Placement privés international;Remplacer les membres de l'équipe administrative lors d’absences ou les appuyer en périodes de pointes;Travailler avec aisance auprès de nos collaborateurs des bureaux de La Caisse à l’international.Ce qui vous distingueEsprit d'équipe et d’entraide;Rigueur et souci de la qualité;Sens développé de l’organisation, de la priorisation et du suivi;Autonomie et sens de l’initiative;Bonnes habiletés relationnelles et interpersonnelles;Discrétion, diplomatie et professionnalisme;Flexibilité et ouverture d’esprit.Ce que vous apportezDiplôme d’études collégiales en administration ou autres études pertinentes;Minimum de huit (8) années d’expérience dans un rôle de soutien administratif;Une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience pourra être prise en considération;Fortes connaissances et intérêt pour les différents outils technologiques;Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et connaissance de l’application SharePoint, un atout;Excellente maitrise du français et de l’anglais*, tant à l’oral qu’à l’écrit.*Interactions fréquentes en anglais à l’oral et à l’écrit avec des employés de La Caisse basés dans un de nos 9 bureaux internationaux#LI-DNICe que nous offronsRémunération globale concurrentielle avec régime de retraite à prestations déterminées et programme de coïnvestissementProgramme complet de santé et d’épargneOpportunités de développement professionnel et de mobilitéConditions favorisant la conciliation travail–vie personnelleEnvironnement de travail d’exceptionModèle de travail hybride : Présence de quatre (4) journées par semaine au bureau avec une banque annuelle de journée de télétravail modulable (incluant la possibilité de travailler à l’extérieur du Canada)Nous consultons avec attention chaque candidature et nous contacterons directement les personnes retenues pour une entrevue.La Caisse s’engage à poursuivre la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion. Elle offre des chances d’emploi égales à tous et toutes en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Si cette offre d’emploi vous motive, mais que vous ne correspondez pas à tous les critères, soumettez votre candidature quand même!Veuillez écrire à [e-mail] pour nous informer si votre situation actuelle nécessite des mesures d’adaptation dans le cadre du processus de recrutement.Soyez assuré(e) que le motif de votre demande demeurera confidentiel.Si la mise en place d’une mesure d’adaptation nécessite l’implication de certaines personnes dans le processus de recrutement, celles-ci seront informées uniquement des mesures à appliquer, sans avoir accès aux renseignements concernant votre situation ni aux raisons sous-jacentes de la demande.