Adjoint.e administratif.ve - immobilier et finances - hybride

Copilote Recrutement; Montreal; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

A leading Quebec company is seeking an Administrative Assistant to support its finance and real estate teams. The ideal candidate will manage schedules, coordinate meetings, and ensure smooth operations with creativity and discretion. Strong organizational skills and bilingual communication are essential.

Benefits

Competitive salary plus bonus

Qualifications

• Minimum of five years in a similar position.
• Excellent communication skills in French and English.

Responsibilities

• Manage schedules, calls, and various administrative tasks.
• Organize meeting logistics and produce agendas.
• Prepare expense claims and payment requests.

Skills

Communication

Organization

Tools

MS Office

PowerPoint

Job description

Notre client, une grande entreprise québécoise reconnue, cherche un.e Adjoint.e administratif.ve pour rejoindre son équipe finances et immobilier. Cette perle rare jonglera entre les agendas des gestionnaires, les réunions stratégiques et la rédaction de documents essentiels. Au cœur de l'action, elle anticipe les besoins, coordonne les équipes et assure une communication fluide. Dotée d'une mémoire d'éléphant et d'un sens inné de l'organisation, elle garantit le bon déroulement des opérations. Un mélange parfait de créativité, de réactivité et de discrétion!

TON RÔLE EN TANT QUADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE SERA DE :

• Gérer l'agenda, les appels, l'organisation de rencontres, et autres tâches administratives diverses et suivis nécessaires;
• Organiser efficacement la logistique des réunions et, à l'occasion, produire les ordres du jour et les procès-verbaux;
• Planifier et organiser les déplacements d'affaires en veillant aux diverses réservations et effectuer les demandes d'autorisation;
• Préparer les réclamations de frais et les demandes de paiement;
• Effectuer au besoin le classement et la diffusion des documents dans le portail, dans le système de gestion électronique de documents ou autre;
• Procéder à la gestion de l'arrivée des nouveaux membres de l'équipe;
• Établir des relations courtoises et respectueuses avec les partenaires internes et externes;
• Offrir sa contribution aux membres de l'équipe et de la première vice-présidence, au besoin;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
• Minimum de cinq (5) années dans un poste similaire;
• Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais;
• Maîtrise de la suite MS Office et des systèmes informatiques de façon générale;
• Expérience en montage de présentations PowerPoint, incluant les graphiques;
• Excellent sens de l'organisation, capacité à gérer plusieurs priorités et à résoudre des problèmes de manière autonome.
• Salaire compétitif plus bonus;

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV par courriel à l'adresse suivante :

[e-mail]. Seuls les candidats retenus seront contactés.