Adjoint.e administratif.ve - Remplacement congé de maternité

Dialekta part of LG2 group; Montreal; Hybrid; CAD 40,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une agence dynamique de marketing cherche un.e adjoint.e administratif.ve pour un remplacement de congé de maternité. Le poste implique le suivi des comptes clients, la gestion des opérations, et nécessite une excellente maîtrise d'Excel ainsi qu'une expérience en environnement d'agence. Le candidat idéal est rigoureux, flexible et bilingue, prêt à travailler dans un cadre innovant où chacun.e se sent valorisé.e et inclus.e.

Benefits

Télétravail hybride flexible

Droit à la déconnexion

Programme de formation étoffé

Possibilité de travailler à l’étranger

Qualifications

• Expérience pertinente en administration, idéalement en agence.
• Aisance à gérer différents projets et grande rigueur.
• Capacité d'adaptation en fonction des urgences.

Responsibilities

• Effectuer le suivi des comptes clients et des projets.
• Gérer la facturation et les documents de suivi.
• Assister dans la gestion des opérations et des renouvellements de contrats.

Skills

Maîtrise d'Excel

Sens du détail

Flexibilité

Aisance avec les technologies

Bilinguisme (anglais et français)

Tools

QuickBooks Online

Google Sheets

Job description

Adjoint.e administratif.ve - Remplacement congé de maternité

Tu travailles en administration et tu as envie d’atteindre ton plein potentiel?

Chez Dialekta, on réconcilie bienveillance et performance et on le fait très bien (promis, c’est pas juste pour faire beau). Nous recherchons notre prochain.e adjoint.e administratif.ve qui saura repousser le statu quo pour faire briller ses client.e.s, ses collègues et Dialekta à tous les jours

On a demandé à tes futur.es collègues pourquoi tu devrais venir travailler chez nous.

• Une ambiance et des humain.es extraordinaires
• Semaine 9/10 (un vendredi sur deux est un congé)
• Programme de formation étoffé et des collègues expert.es pour te pousser plus loin
• Les possibilités de développement professionnel (autant vertical que transversal)
• Pas de 50 heures par semaine
• Droit à la déconnexion et un horaire très flexible
• Politique de télétravail hybride flexible
• Possibilité de travailler à l’étranger jusqu’à deux mois

Concrètement, voici ce que tu vas faire:

Suivi des comptes clients et projets (40%)

• Valider les nouveaux projets, les clients et les ententes dans notre système de gestion (Scoro)
• Faire le suivi mensuel des projets terminés, en soumission et sans date de facturation
• Faire le suivi hebdomadaire des feuilles de temps et les rapports mensuels
• Tenir à jour différents documents de suivi de projets
• Assister les directeur et directrices dans les renouvellements de contrats avec les parties prenantes
• Assister dans la gestion de la facturation client
• Traiter les factures fournisseurs et les associer au bon devis
• S’assurer de garder à jour les clauses de facturation entre nos clients et notre système de gestion (Scoro)
• Veiller au respect des échéanciers reliés au cycle de gestion financière du projet

Gestion des opérations (20%)

• Valider et mettre à jour périodiquement les procédures des finances et des opérations
• Agir à titre de soutien auprès des équipes avec notre système de gestion et effectuer des tests pour optimiser les processus
• Supporter les opérations et les RH lors de l’onboarding de nouveaux employés (formation et outils opérationnels)
• Gérer les renouvellements de licences et abonnements
• Appuyer la gestion des accès aux plateformes via notre gestionnaire de mots de passe
• Effectuer toute autre tâche connexe pour venir en aide au département des opérations

Pour réussir dans ce poste, tu dois:

• Avoir une expérience pertinente dans le domaine, idéalement en agence
• Avoir une excellente maîtrise d’Excel (nous utilisons Google Sheets)
• Posséder le sens du détail et grande rigueur
• Avoir connaissance de QBO (QuickBooks Online)
• Être à l’aise avec les technologies et le travail à distance
• Avoir une capacité d’adaptation et flexibilité en fonction des urgences

Ce que tu as déjà ou que tu es motivé.e à développer:

• Aisance à gérer différents projets
• Mobiliser une équipe de travail autour d’un projet;
• Habiletés en recherche et en analyse
• Bilinguisme en anglais et en français, oral et écrit (pour communiquer notamment avec certain.es de nos client.es et nos fournisseur.euses)

Ça t’intéresse? On veut te parler, postule ici! ️

Chez Dialekta, nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chacun.e se sent accueilli.e et valorisé.e, quelle que soit son origine, son genre, son âge, son orientation sexuelle, son handicap ou toute autre différence. Nous croyons que la diversité de nos équipes nous rend plus fort.es et plus innovant.es, et nous la célébrons chaque jour.

Nous encourageons vivement les personnes issues de minorités, les femmes, les personnes LGBTQ+, les personnes de toutes religions, de tous âges et de toutes les communautés marginalisées à postuler. Chez nous, toutes les voix sont entendues et chacun.e peut s'épanouir pleinement.

Si tu postules chez Dialekta, c’est parce que tu veux contribuer à notre culture extraordinaire, et nous en sommes reconnaissant.es ! Nous travaillons dur pour créer la meilleure expérience pour nos talents et nous aimerions que tu en fasses partie!