Adjoint.e administratif·ve du/de la Doyen·ne / Administrative Assistant to the Dean

Bishop's University; Sherbrooke; Presencial; CAD 41.000 - 53.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Assurance maladie et voyages

Vacances généreuses

Horaires flexibles

Réductions sport et golf

Régime de retraite

EFAP

Initiatives bien-être

Événements culturels

Descripción de la vacante

Université Bishop’s recherche un adjoint administratif du Doyen·ne pour un poste régulier à temps plein. Vous gérerez les opérations quotidiennes du bureau du Doyen·ne, soutiendrez les réunions et aiderez à l’administration des budgets et des processus académiques.

Le poste exige maîtrise du français et de l’anglais, et une capacité à coordonner des tâches pour plusieurs départements, avec une semaine de 37,5 heures et des disponibilités occasionnelles en soirée et week-end.

Formación

• Baccalauréat exigé, 3 à 5 ans d’expérience recommandés.
• Maîtrise du français et de l’anglais requise.
• Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles.

Responsabilidades

• Faciliter les opérations quotidiennes du bureau du Doyen·ne.
• Soutenir les réunions, préparer les agendas et les suivis.
• Gérer les budgets de division et de départements.
• Accompagner les processus d’accréditation et de rapports.

Conocimientos

Maîtrise de l’anglais et du français

3-5 années d’expérience

Organisation et communication

Educación

Baccalauréat

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

English version will follow

Affichage 26-66 (Poste régulier à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un·e adjoint·e administratif·ve du/de la Doyen·ne pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au/à la Doyen·ne des sciences humaines, la personne titulaire est responsable de la gestion des opérations quotidiennes du bureau du/de la Doyen·ne et d’apporter son soutien pour des tâches spécifiques liées au(x) département(s) associé(s) à chaque session académique. Elle accomplit également des tâches administratives générales selon les besoins du /de la Doyen·ne ainsi que de tout membre du corps professoral ou gestionnaire affilié.e. Le/la titulaire assiste le/la Doyen·ne dans son rôle de soutien et de prestation de ressources aux étudiant·e·s, notamment en ce qui concerne le soutien scolaire, la rétention ou les mesures d’accommodement. La semaine de travail est de 37.5 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches et des responsabilités

• Faciliter les opérations administratives quotidiennes relevant du mandat des Doyen·ne·s, ce qui inclut le soutien aux directeur·trice·s de département et aux coordinateur·trice·s de programme.
• Assister le/la Doyen·ne lors des différentes réunions requises, notamment en coordonnant, préparant et distribuant l’ordre du jour, les procès-verbaux ainsi que les suivis.
• Assister le/la Doyen·ne dans l’administration et le suivi des budgets de la division et des départements.
• Soutenir les processus de certification et d’accréditation académiques aux niveaux provincial et fédéral.
• Produire des rapports et rédiger des lettres, des publications et/ou des présentations pour le/la Doyen·ne et les membres du corps professoral de la division, selon les besoins.
• Fournir des renseignements de base aux étudiant·e·s et au public, y compris les réponses aux questions fréquentes, et/ou assurer le triage des demandes provenant des étudiant·e·s ou du public concernant le calendrier académique, les départements et les programmes relevant du/ de la Doyen·ne.
• Diriger les étudiant·e·s vers les directeur·trice·s de département approprié·s pour des conseils spécifiques à leur programme.
• Soutenir les étudiant·e·s à risque en les dirigeant vers les divers services offerts sur le campus.
• Assister aux initiatives continues mises en place par le / la Doyen·ne et les directeur·trice·s de département, selon les besoins, telles que les semaines d’orientation, le soutien aux étudiants à risque, etc.
• Soutenir le processus de recrutement pour tous les postes contractuels et professoraux relevant du mandat du / de la Doyen·ne.
• Collaborer avec le Bureau du registraire pour aider et informer les étudiant·e·s qui ont des demandes spécifiques concernant leur dossier d’étudiant, notamment en ce qui a trait aux changements de notes, aux examens différés, aux accommodements, aux transferts de crédits, aux formulaires d’ajout retrait de cours, aux notes médicales, etc.
• Coordonner la préparation de la correspondance interne et externe pour le/la Doyen·ne et les membres du corps professoral, au besoin.
• Organiser, au besoin, des fonctions sociales et académiques pour le/la Doyen·ne avec les étudiant·e·s et la communauté de Bishop’s.
• Créer et tenir à jour le référentiel d’informations pour le Bureau du/de la Doyen·ne, y compris les contrats, les affectations, la répartition des bureaux, les allocations des directeur·trice·s de département et coordinateur·trice·s de programme.
• Au besoin, traiter les dépenses et les factures et attribuer les codes budgétaires appropriés.
• Préparer les bons de commande, commander les fournitures et traiter les demandes de paiement.
• Gérer le calendrier du/de la Doyen·ne si nécessaire, pour faciliter les préparatifs de voyage au besoin, et pour planifier des réunions d’ étudiant·e·s avec les Directeur·trice·s et les professeur·e·s.
• Faire les mises à jour / copies du calendrier académique.
• Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

Qualifications et exigences

• Baccalauréat;
• De 3 à 5 années d’expérience;
• Maîtrise de l’anglais et du français;
• Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles;
• Maîtrise de Microsoft Office;
• Expérience de la comptabilité et de la budgétisation de base;
• Solides compétences en collaboration: capacité à travailler efficacement et professionnellement avec plusieurs parties prenantes;

• Efforts légers et moyens.

À propos de l’Université Bishop’s

Fondée en 1843, l’Université Bishop’s est située au cœur de Lennoxville dans la région des Cantons-de-l’Est, au Québec. Elle se distingue par son aspect résidentiel et sa taille modeste, de même que par son modèle d’éducation libérale de haute qualité et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situés à Sherbrooke, à environ une heure et demie de route au sud-est de Montréal, les Cantons-de-l’Est offrent une atmosphère accueillante et sécuritaire, des activités récréatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualité de vie. L’Université Bishop’s est située sur le territoire traditionnel des Abénaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprécions le fait que nous sommes tous des invité·e·s sur le territoire abénakis.

Bishop’s est une université anglophone. Elle offre à sesétudiant e·s plus de 100programmes d’études dans cinq divisions: sciences humaines, sciences naturelles et mathématiques, sciences sociales, administration et éducation.

Le campus de 550 acres comprend 25 bâtiments, dont sept résidences, deux bibliothèques, deux théâtres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un aréna, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve également un étang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons à nos employés:

• un programme d’assurance collective qui comprend: l’assurance médicaments, l’assurance médicale, les soins de la vue et l’assistance-voyage;
• des vacances généreuses ainsi qu’un congé de 10 jours entre décembre et janvier;
• des horaires flexibles et la possibilité de travailler à domicile lorsque la nature du poste le permet;
• des tarifs préférentiels au centre sportif et au terrain de golf;
• un régime de retraite à prestations déterminées et/ou régime de retraite simplifié;
• un programme d’aide aux employés et à la famille (PAEF);
• des initiatives en matière de développement durable et de bien-être;
• l’accès à des événements culturels et éducatifs en continu.

Classification: Classe11 29.45 $ à 38.40 $ de l’heure ( poste syndiqué)

LUniversité Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidat·e·s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant to the Dean for a regular full-time position. Reporting to the Dean of Humanities, the incumbent is responsible for handling the daily operations of the Dean’s office and for assisting with specific tasks related to the Department(s) associated with each academic semester. The incumbent also performs general administrative duties as required for the Dean and any affiliated faculty member and/or manager. The incumbent assists the Dean to support and provide resources to students including but not limited to academic, retention, or accommodation support. This position has a work week of 37.5 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of duties and responsibilities

• Facilitate the day-to-day administrative operations under the Deans’ mandate; which includes support for Chairs and Program coordinators.
• Assist the Dean with the various required meetings; with the coordination, the preparation and distribution of the agenda, the minutes, and the follow up.
• Assist the Dean in administering and monitoring the Divisional/Departmental budgets.
• Support provincial, federal academic certification / accreditations.
• Provide reports and builds letters, publications, and/or presentations for the Dean and divisional faculty as required.
• Provide basic information to students/public, including frequently asked questions, and/or triages student / public enquiries concerning the Academic Calendar, departments, and programs under the Dean’s purview.
• Directs students to appropriate departmental chair(s) for program specific advising.
• Support at risk students directing them to the various service providers on campus.
• Assist with the on-going initiatives created by Deans and Chairs as required such as: Orientation week(s); Students at Risk, etc.
• Support the recruitment process for all contracts and faculty positions associated with the Dean’s mandate.
• Collaborate with Registrar’s Office to assist and inform students who have specific requests concerning their student dossier including but not limited to change of marks, deferred exams, accommodations, transfer credits, add/drop forms, medical notes, etc.
• Coordinate the preparation of internal and external correspondence for the Dean and faculty members as required.
• Organize social and academic functions for the Dean with students and the Bishop’s community as required.
• Create and maintain the information repository for the Dean’s office including Contracts, Postings, Office allocation, Chair and Coordinator Stipends, etc.
• As required process expenses/bills and assigns appropriate budget codes.
• Prepare purchase orders, order supplies and payment requests.
• Manage the Dean’s calendar if required, to facilitate travel arrangements as necessary, and to schedule student meetings with Chairs, program coordinators, and faculty.
• Academic Calendar updates/copy.
• Performs additional similar / related tasks as required.

Qualifications and Requirements

• Bachelor’s Degree;
• 3 to 5 years of similar experience;
• Fluency in both English and French;
• Excellent interpersonal & organizational skills;
• Proficient with Microsoft Office;
• Experience with basic accounting and budgeting;
• Strong collaboration skills: ability to work effectively and professionally with multiple stakeholders
• Light and medium exertion.

About BU

Founded in 1843, Bishop’s is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec’s Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop’s University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.

We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop’s is English.

Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What We Offer Employees benefit from:

• Medical, vision, health and travel insurance;
• Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January;
• Flexible scheduling and work from home possibility (where applicable);
• Employee discounts to our sports centre and golf course;
• Defined benefit and/or simplified pension plan;
• Employee Family Assistance Plan (EFAP);
• Sustainable development and Wellness initiatives ;
• Access to ongoing cultural and educational events .

Classification: Class 11 29.45$ to 38.40$ per hour ( unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.