Adjoint(e) administratif(ve)

Culture Quebec; Quebec; Hybrid; CAD 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective

REER collectif

Télémédecine

Vacances et congés généreux

Horaires flexibles

Mode de travail hybride

Job summary

Orchestre symphonique de Québec, Ville de Québec recrute un adjoint(e) administratif(ve) à temps plein. Vous accueillerez les visiteurs, gérerez les appels et assurerez la gestion des documents et de la correspondance.

Vous organiserez les agendas et les réunions, rédigerez les comptes rendus et soutiendrez les inscriptions et les dons, tout en participant à des événements philanthropiques et à la coordination des auditions.

Qualifications

• Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler en équipe.
• Polyvalence et autonomie.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Flexibilité pour travailler, à l’occasion, en dehors des heures habituelles de bureau.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques.
• Gérer la correspondance: courriels, lettres et documents administratifs.
• Organiser les agendas et les réunions de la direction et des comités.
• Rédiger et réviser convocations, ordres du jour et rapports destinés au conseil.
• Suivre les inscriptions des écoles partenaires aux activités.
• Suivre le plan de reconnaissance des donateurs et mises à jour dans Prodon.
• Soutien lors d’événements philanthropiques: listes d’invités et rapports de ventes.
• Fournir un soutien administratif selon les priorités de l’Orchestre.
• Coordonner les auditions: agenda, avis d’auditions, convocations et réservations de salles.

Job description

Orchestre symphonique de Québec, Ville de Québec

Publié le 13 octobre 2026

Adjoint(e) administratif(ve)

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Accueillir les visiteurs et assurer la gestion des appels téléphoniques;
• Gérer la correspondance de l’Orchestre, notamment les courriels, les lettres et les documents administratifs;
• Organiser et coordonner les agendas ainsi que les réunions de la direction générale, du conseil d’administration et de ses comités;
• Rédiger, réviser et transmettre divers documents, notamment les convocations, les ordres du jour, les procès-verbaux et les rapports destinés au conseil d’administration et à ses comités;
• Assurer le suivi des inscriptions des écoles participantes aux activités de l’Orchestre, en collaboration avec l’équipe de médiation culturelle;
• Assurer le suivi du plan de reconnaissance des donateurs, répondre à leurs demandes et effectuer, au besoin, les mises à jour requises dans Prodon;
• Participer à certains événements philanthropiques de l’Orchestre en offrant un soutien administratif, notamment pour la gestion des listes d’invités, le suivi et la production de rapports de ventes ainsi que la gestion administrative des encans;
• Fournir un soutien administratif à l’équipe en fonction des besoins ponctuels et des priorités de l’Orchestre;
• Coordonner l’ensemble du processus des auditions, de la planification à l’accueil des candidats, notamment en assurant la gestion du calendrier et des horaires, la rédaction et la diffusion des avis d’auditions sur les plateformes appropriées, les convocations et les réservations de salles, la coordination des bénévoles et de l’accordeur, la préparation du répertoire et du matériel musical requis, etc.

TYPE D'EMPLOI

• Temps plein

COMPÉTENCES

• Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation;
• Capacité à travailler en équipe;
• Polyvalence et autonomie;
• Discrétion et respect de la confidentialité;
• Flexibilité pour travailler, à l’occasion, en dehors des heures habituelles de bureau.

Parce que nous croyons qu’un environnement de travail stimulant passe aussi par de bonnes conditions, nous vous offrons :

• Un emploi permanent à temps plein de 35 heures par semaine;
• Une rémunération compétitive, à la hauteur de votre expérience et de votre expertise;
• Une assurance collective pour vous offrir une tranquillité d’esprit;
• Un REER collectif avec contribution de l’employeur afin de vous accompagner dans la préparation de votre avenir;
• L’accès à des services de télémédecine, facilement accessibles lorsque vous en avez besoin;
• Une généreuse politique de vacances et de congés, parce que le bien-être et l’équilibre sont importants pour nous;
• Un horaire de travail flexible qui favorise la conciliation travail-famille et respecte les réalités de chacun;
• Un mode de travail hybride, permettant de profiter des avantages du télétravail tout en maintenant les échanges et la collaboration en équipe;
• Une certaine flexibilité lors des périodes plus exigeantes, avec une disponibilité à travailler occasionnellement au-delà de l’horaire régulier lorsque les besoins du poste le requièrent.

Salaire: Entre 25,33$ à 32.12$ /heure$/heure