Adjoint(e) administratif

Kativik llisarniliriniq; Montreal (administrative region); On-site; CAD 84,000 - 113,000; Full time

Job summary

Kativik llisarniliriniq recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) des ressources humaines pour assurer la gestion technique et administrative du service RH selon les directives du directeur.

Le poste implique la planification, le soutien budgétaire et financier, la préparation de documents et le suivi des communications internes, avec supervision et intégration des nouveaux employés. Voyage possible et discrétion requise.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine d’études approprié.
• Cinq (5) ans d’expérience pertinente.
• Maîtrise de deux des trois langues officielles de la commission scolaire.

Responsibilities

• Coordonner la planification des rendez-vous, des rencontres, des séances de formation et des déplacements des cadres et prendre toutes les mesures nécessaires à ces éléments au moment opportun.
• Assurer le soutien administratif en lien avec les activités budgétaires et financières, notamment pour ce qui est de la gestion des dossiers et des archives (papier et électroniques) et de la liaison avec le service des Ressources financières.
• Préparer les versions préliminaires de communiqués, de notes de service, de rapports, de présentations, de comptes rendus de rencontre, de résolutions, etc.
• Superviser les échanges de communications du service, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les rapports et les correspondances internes.
• Jouer le rôle de réceptionniste pour tous les visiteurs, notamment les fournisseurs, les collègues, les employés et les clients.
• Gérer l’agenda du directeur et le calendrier du service et transmettre à l’équipe les rappels nécessaires.
• Coordonner les activités d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.
• Traiter les rapports de dépenses et concilier les reçus avec les relevés de carte de crédit de la commission scolaire.
• Effectuer des recherches et rédiger des rapports sur divers sujets en fonction des besoins de son supérieur.
• Agir moyennant un degré élevé de discrétion et de confidentialité.
• Intervenir dans divers processus interservices (tableaux DG, ServiceNow, etc.).
• Prendre part à la détermination de possibilités d’amélioration des procédures et de l’organisation administratives.
• Contribuer à la coordination de projets, d’initiatives, d’événements et de politiques pour le service.
• Superviser et encadrer les employés sous sa responsabilité et leur donner des directives.

Skills

Langues officielles

Education

Diplôme d’études collégiales dans un domaine approprié

Job description

Le titulaire de ce poste est chargé de la gestion des activités techniques et administratives du service des Ressources humaines.

Fonction Et Tâches

Sous la supervision du directeur des Ressources humaines et de la paie, le titulaire du poste doit notamment :

• Coordonner la planification des rendez-vous, des rencontres, des séances de formation et des déplacements des cadres et prendre toutes les mesures nécessaires à ces éléments au moment opportun;
• Assurer le soutien administratif en lien avec les activités budgétaires et financières, notamment pour ce qui est de la gestion des dossiers et des archives (papier et électroniques) et de la liaison avec le service des Ressources financières;
• Préparer les versions préliminaires de communiqués, de notes de service, de rapports, de présentations, de comptes rendus de rencontre, de résolutions, etc.;
• Superviser les échanges de communications du service, notamment les courriels, les appels téléphoniques, les rapports et les correspondances internes;
• Jouer le rôle de réceptionniste pour tous les visiteurs, notamment les fournisseurs, les collègues, les employés et les clients;
• Gérer l’agenda du directeur et le calendrier du service et transmettre à l’équipe les rappels nécessaires;
• Coordonner les activités d’accueil et d’intégration des nouveaux employés;
• Traiter les rapports de dépenses et concilier les reçus avec les relevés de carte de crédit de la commission scolaire;
• Effectuer des recherches et rédiger des rapports sur divers sujets en fonction des besoins de son supérieur;
• Agir moyennant un degré élevé de discrétion et de confidentialité;
• Intervenir dans divers processus interservices (tableaux DG, ServiceNow, etc.);
• Prendre part à la détermination de possibilités d’amélioration des procédures et de l’organisation administratives;
• Contribuer à la coordination de projets, d’initiatives, d’événements et de politiques pour le service;
• Superviser et encadrer les employés sous sa responsabilité et leur donner des directives;
• Effectuer toute autre tâche requise par son supérieur immédiat.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales dans un domaine d’études approprié;
• Cinq (5) ans d’expérience pertinente.

La Commission scolaire peut à son gré ne pas tenir compte des qualifications précitées si elle juge adéquate la candidature d’un bénéficiaire de la Convention de la Baie James et du Nord québécois (CBJNQ) et que la personne accepte de suivre un programme de formation déterminé par la Commission.

Autres Exigences

• Maîtrise de deux (2) des trois (3) langues officielles de la commission scolaire (inuktitut, français, anglais);
• Excellentes compétences en matière de planification, d’organisation et de communication;
• Être disposé à voyager;
• Expérience en ressources humaines, au sein du secteur public ou au sein d’une grande entreprise est un atout;
• Connaissance de la culture inuit est un atout.

Classification / Salaire / Avantages Sociaux

Classe 00-05 conformément aux conditions de travail des cadres de KI : de 84390 $ à 112515 $ annuellement, selon les qualifications et l’expérience. Tous les avantages sociaux sont accordés au pourcentage de la tâche.