Adjoint(e) à la Gestion, Centre Financier

sunlife; Sherbrooke; On-site; CAD 42,000 - 55,000; Full time

Job summary

Sun Life Sherbrooke recherche une personne administrative travaillant en présentiel pour soutenir le Centre Financier (CERCF). Vous accueillez les clients, gérez la réception et soutenez l'équipe de direction, les conseillers et les clients.

Vous assurez les tâches administratives du centre, suivez les processus opérationnels, coordonnez le recrutement des conseillers et gérez les documents, les contrats et les fournitures, tout en garantissant la confidentialité et le respect des échéances.

Responsibilities

• Gérer les processus et les rapports concernant les bureaux des conseillers
• Gérer les frais de bureau des conseillers, les dépenses et le registre du centre financier
• Agir comme personne-ressource pour les rénovations et les réparations
• Être le visage du centre financier auprès des Clients et accueillir les Clients
• Gérer et rapprocher les comptes bancaires et les dépenses du centre financier
• Aider le chef de l'équipe des ressources à gérer le bloc de Clients de l'inventaire
• Assurer la confidentialité des correspondances et des informations
• Contribuer à la coordination du recrutement des conseillers
• Attribuer des nouveaux leads de recrutement et soutenir l'approbation initiale
• Aider les leaders sur le terrain à inscrire les candidats au PQAP et télécharger les documents dans Salesforce
• Assurer les interactions entre candidats et leaders pour offrir une bonne expérience
• Offrir un soutien opérationnel et administratif et gérer les tâches quotidiennes du centre financier
• Gérer le courrier et les fournitures et assurer la préparation d'événements et réunions

Job description

Job Description

Poste en présentiel uniquement

Lieu: Sherbrooke

Relevant du Chef de l'Équipe des Ressources du Centre Financier (CERCF), vous représentez le point de contact principal (accueillir les Clients et gérer la réception) et épaulez l'équipe de direction, les conseillers et les Clients du Centre Financier.

Votre rôle est d'offrir un soutien administratif aux membres du centre financier conformément aux politiques et procédures des Centres d'excellence de la distribution.

Vous devez être en mesure de travailler efficacement dans un environnement multitâche et respecter les échéances.

Vos tâches

• Gérer les processus et les rapports concernant les bureaux des conseillers (10 %)
• Gérer les frais de bureau des conseillers, les dépenses qui y sont liées, et les Conventions d'utilisation d'un espace désigné; tenir à jour le Registre du centre financier et le Rapport d'occupation
• Agir comme personne-ressource pour les rénovations et les problèmes continus du centre financier; soumettre les bons de travail pour les réparations qui doivent être faites dans des emplacements où il n'y a pas de CER
• Être le visage du centre financier auprès des Clients (25 %)
• Accueillir les Clients, gérer la réception, dont l'ouverture et la fermeture du bureau, et diriger les Clients au besoin
• Gérer et rapprocher les comptes bancaires et le compte de dépenses du centre financier, traiter les dépôts bancaires quotidiens (mandats-poste et paiements provenant de tiers)
• Aider le chef de l'équipe des ressources (CER) à gérer le bloc de Clients de l'inventaire, s'assurer que les Clients sont bien attribués et cédés aux conseillers, et faire le suivi des activités liées à ce bloc; gérer les processus et les formulaires
• Assurer en tout temps la confidentialité de la correspondance et de l'information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s'il y a lieu
• Contribuer à la coordination du recrutement des conseillers (30 %)
• Attribuer des nouveaux leads de recrutement provenant des initiatives de recrutement national (campagnes, offres d'emploi, etc.) au responsable du recrutement des conseillers ou au partenaire du développement des affaires, selon le cas
• Soutenir les responsables du recrutement des conseillers durant l'approbation initiale (demande, protocole d'entente, activités extérieures)
• Aider les leaders sur le terrain à inscrire les candidats au PQAP
• Télécharger tous les documents requis dans Salesforce jusqu'à l'autorisation des nominations
• Aider les leaders sur le terrain à remplir les demandes d'assurance de responsabilité professionnelle des candidats au moment de leur nomination
• Commander les ordinateurs des candidats
• Assurer la liaison avec les équipes du siège social tout au long du processus, au besoin
• Coordonner les interactions entre les candidats et les leaders sur le terrain pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats
• Offrir un soutien opérationnel et administratif aux chefs d'équipe des ressources, en gérant les opérations quotidiennes du centre financier (35 %)
• Gérer les courriels de la boîte de réception générale, trier et distribuer le courrier provenant du siège social, recevoir et gérer le personnel des services de messagerie, répondre efficacement à toutes les demandes de renseignements ou transmettre ces demandes à la personne ou au service approprié
• Offrir un excellent soutien administratif, être précis et structuré; s'occuper de la tenue des dossiers et respecter les pratiques relatives au calendrier de conservation des documents de la Sun Life; gérer le courrier et la salle des fournitures; voir à l'attestation du matériel de marketing et s'occuper des fournitures du centre financier
• Effectuer le nettoyage et la réinitialisation de l'équipement
• Aider les dirigeants locaux en préparant des présentations et en gérant les tâches administratives liées aux événements et aux réunions du CF (coordinationd'événements, rencontres de recrues aux po