Adjoint administratif ou adjointe administrative

Mallette; Quebec; Hybrid; CAD 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibilité 37,5 h

Télétravail hybride

4 semaines de vacances

Assurance collective

Régime de retraite

Crédit services financiers/juridiques

Allocation bien-être

Repas pris en charge

Santé virtuelle Dialogue

Café à volonté

Objectif Rêve

Job summary

Mallette, cabinet québécois, recherche un adjoint administratif ou une adjointe administrative pour soutenir l’équipe des services juridiques à Québec. Vous gérerez l’accueil, les appels et les demandes, et participerez aux processus de successions et de droit de la personne.

Vous assurerez la coordination des rendez-vous avec les notaires, la gestion documentaire et le suivi des dossiers tout au long du parcours client, dans un cadre hybride et axé sur le développement des talents.

Qualifications

• Au moins une année d’expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
• Organisation rigoureuse et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Bonne communication téléphonique et écrite avec une clientèle variée.
• Connaissance du logiciel ParaMaitre est un atout.

Responsibilities

• Répondre aux appels et courriels des clients et assurer un service courtois.
• Participer au processus de recherches testamentaires et des démarches administratives associées.
• Évaluer les besoins des clients et coordonner les rendez-vous avec les notaires.
• Transmettre les listes de documents et faire les suivis auprès de la clientèle.
• Ouvrir et mettre à jour les dossiers physiques et numériques en veillant à l’exactitude.
• Organiser les rencontres et la logistique des dossiers tout au long du processus.
• Participer à la préparation et au suivi des projets de documents et des signatures.
• Conduire les suivis administratifs après signature (courrier, facturation, fermeture).

Skills

Français courant

Service client

Organisation et multitâche

Communication téléphonique et écrite

Tools

ParaMaitre

Job description

Chez Mallette, nous voyons au-delà des chiffres et construisons des carrières à l’image de nos expertises : diversifiées, évolutives et riches en possibilités. Un cabinet assez grand pour t’offrir de multiples occasions d’évolution, et assez humain pour que chaque parcours compte et que le plaisir de travailler ensemble fasse partie du quotidien.

Ton expertise contribuera au succès de notre équipe des services juridiques à titre d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative au bureau de Québec. Ton soutien administratif sera essentiel à l’avancement des dossiers et à l’expérience client, principalement en droit de la personne, en successions et en immobilier commercial.

Des avantages pensés pour ton quotidien

• Une semaine de 37,5 heures flexible, incluant le vendredi après-midi de congé
• Une politique de télétravail hybride, une fois la période d’intégration et de formation complétée
• Quatre semaines de vacances annuelles, ainsi que des congés payés entre Noël et le jour de l’An
• Une assurance collective complète incluant l’assurance dentaire
• Un régime de retraite avec participation de Mallette
• Un crédit annuel de 500 $ pour des services de planification financière ou juridique
• Une allocation annuelle de 500 $ pour prendre soin de toi à ta façon : activité physique, sorties culturelles ou équipement ergonomique
• Une allocation annuelle de 400 $ pour des repas avec un service de traiteur
• Un accès privilégié à une plateforme de soins de santé virtuels (Dialogue)
• Du café à volonté et autres petites attentions pour agrémenter tes journées au bureau
• La possibilité de concrétiser un projet qui te tient à cœur grâce à Objectif Rêve
• Un programme de référencement avantageux, parce qu’une expérience comme celle de Mallette, ça se partage

Ce que tu accompliras

• Répondre aux appels et aux courriels des clients, recueillir les informations préliminaires et assurer un service à la clientèle courtois et professionnel
• Participer au processus de recherches testamentaires, préparer et transmettre les demandes requises et effectuer les démarches administratives associées
• Évaluer les besoins initiaux des clients, expliquer les démarches à suivre et coordonner la prise de rendez-vous avec les notaires
• Transmettre les listes de documents requis et effectuer les suivis nécessaires auprès de la clientèle
• Ouvrir, vérifier et mettre à jour les dossiers physiques et numériques en veillant à leur conformité et à l’exactitude des informations recueillies
• Organiser les rencontres, préparer la logistique nécessaire et assurer la gestion documentaire des dossiers tout au long du processus
• Collaborer à la préparation, à la transmission et au suivi des projets de documents ainsi qu’à la coordination des rencontres de signature
• Effectuer les suivis administratifs après la signature des actes, incluant la correspondance, la facturation et la fermeture des dossiers

Ce qui contribuera à ton succès

• Avoir au moins une année d’expérience dans un rôle similaire
• Démontrer une excellente maîtrise du français oral et écrit
• Organiser son travail avec rigueur et efficacité
• Communiquer aisément avec une clientèle variée au téléphone et à l’écrit
• Gérer efficacement plusieurs priorités et s’adapter aux demandes de différents donneurs d’ouvrage dans un environnement au rythme soutenu
• Connaissance du logiciel ParaMaitre (un atout)

Qui sommes-nous?

Profondément enracinée dans les communautés qu’elle accompagne, Mallette réunit une multitude d’expertises sous un même toit. Au sein de plus de 40 bureaux, nos équipes conjuguent leurs forces en certification, fiscalité, actuariat, services-conseils, services juridiques et insolvabilité, afin d’accompagner nos clients à chaque étape de leur évolution. Au-delà des chiffres et de nos expertises, nous misons sur la proximité, la collaboration, le développement de nos talents et l’engagement avec nos communautés.

Certains avantages peuvent varier selon la région. Les dossiers seront traités avec confidentialité. Seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées.

Notre organisation valorise la diversité et s’engage à offrir un environnement inclusif où chacun peut s’épanouir.