Adjoint administratif ou adjointe administrative

Mallette; Lévis; Hybrid; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Horaires flexibles 37,5h

Télétravail hybride

4 semaines congés

Assurance collective

Régime de retraite Mallette

Crédit planification financière/jurid?

Allocation bien-être 500$

Allocation repas 400$

Dialogue Santé

Café à volonté

Objectif Rêve

Programme de référencement

Job summary

Mallette à Lévis recherche un adjoint administratif pour soutenir la rédaction testamentaire en services juridiques et servir de premier point de contact pour les clients dans le cadre de la gestion des dossiers de planification testamentaire, de l’ouverture à la fermeture.

Le poste requiert au moins une année d'expérience et une excellente maîtrise de la suite Office; vous devrez organiser, communiquer efficacement et gérer plusieurs priorités dans un rythme soutenu.

Qualifications

• Au moins une année d'expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise excellente de la suite Office.
• Apprentissage rapide et assimilation efficace de nouvelles procédures.
• Organisation rigoureuse et efficace du travail.
• Bonne communication avec une clientèle variée, tant au téléphone qu’à l’écrit.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un rythme soutenu.

Responsibilities

• Répondre aux appels et aux courriels des clients, recueillir les informations préliminaires et assurer un service à la clientèle courtois et professionnel.
• Évaluer les besoins initiaux des clients, expliquer les démarches à suivre et coordonner la prise de rendez-vous avec les notaires.
• Transmettre les listes de documents requis et effectuer les suivis nécessaires auprès de la clientèle.
• Ouvrir, vérifier et mettre à jour les dossiers physiques et numériques en veillant à leur conformité et à l'exactitude des informations recueillies.
• Organiser les rencontres, préparer la logistique nécessaire et assurer la gestion documentaire des dossiers tout au long du processus.
• Collaborer à la préparation, à la transmission et au suivi des projets de documents ainsi qu'à la coordination des rencontres de signature.
• Effectuer les suivis administratifs après la signature des actes, incluant la correspondance, la facturation et la fermeture des dossiers.

Skills

Service à la clientèle

Gestion du temps

Communication écrite

Tools

MS Office

Job description

Chez Mallette, nous voyons au-delà des chiffres et construisons des carrières à l’image de nos expertises : diversifiées, évolutives et riches en possibilités. Assez grande pour t’offrir de multiples occasions d’évolution et assez humaine pour que chaque parcours compte et que le plaisir de travailler ensemble fasse partie du quotidien.

Ton expertise contribuera au succès de notre équipe de rédaction testamentaire en services juridiques à titre d'adjoint administratif ou d'adjointe administrative au bureau de Lévis. Premier point de contact auprès de la clientèle, tu joueras un rôle clé dans le bon déroulement des dossiers de planification testamentaire, de leur ouverture jusqu'à leur fermeture.

Des avantages pensés pour ton quotidien

Parce Que Nous Avons à Cœur De Soutenir Ton Bien-être, Ton Développement Et Ton Équilibre, Voici Un Aperçu De Ce Que Nous T’offons

• Une semaine de 37,5 heures flexible, incluant le vendredi après-midi de congé
• Une politique de télétravail hybride, une fois la période d’intégration et de formation complétée
• Quatre semaines de vacances annuelles, ainsi que des congés payés entre Noël et le jour de l’An
• Une assurance collective complète incluant l’assurance dentaire
• Un régime de retraite avec participation de Mallette
• Un crédit annuel de 500 $ pour des services de planification financière ou juridique
• Une allocation annuelle de 500 $ pour prendre soin de toi à ta façon : activité physique, sorties culturelles ou équipement ergonomique
• Une allocation annuelle de 400 $ pour des repas avec un service de traiteur
• Un accès privilégié à une plateforme de soins de santé virtuels (Dialogue)
• Du café à volonté et autres petites attentions pour agrémenter tes journées au bureau
• La possibilité de concrétiser un projet qui te tient à cœur grâce à Objectif Rêve
• Un programme de référencement avantageux, parce qu’une expérience comme celle de Mallette, ça se partage

Ce que tu accompliras

• Répondre aux appels et aux courriels des clients, recueillir les informations préliminaires et assurer un service à la clientèle courtois et professionnel
• Évaluer les besoins initiaux des clients, expliquer les démarches à suivre et coordonner la prise de rendez-vous avec les notaires
• Transmettre les listes de documents requis et effecter les suivis nécessaires auprès de la clientèle
• Ouvrir, vérifier et mettre à jour les dossiers physiques et numériques en veillant à leur conformité et à l'exactitude des informations recueillies
• Organiser les rencontres, préparer la logistique nécessaire et assurer la gestion documentaire des dossiers tout au long du processus
• Collaborer à la préparation, à la transmission et au suivi des projets de documents ainsi qu'à la coordination des rencontres de signature
• Effectuer les suivis administratifs après la signature des actes, incluant la correspondance, la facturation et la fermeture des dossiers

Ce qui contribuera à ton succès

• Avoir au moins une année d'expérience dans un rôle similaire
• Posséder une excellente maîtrise des outils de la suite Office
• Apprendre rapidement et assimiler efficacement de nouvelles procédures
• Organiser son travail avec rigueur et efficacité
• Communiquer aisément avec une clientèle variée, tant par téléphone qu’à l’écrit
• Gérer plusieurs priorités dans un environnement au rythme soutenu

Qui sommes-nous?

Profondément enracinée dans les communautés qu’elle accompagne, Mallette réunit une multitude d’expertises sous un même toit. Au sein de plus de 40 bureaux, nos équipes conjuguent leurs forces en certification, fiscalité, actuariat, services-conseils, services juridiques et insolvabilité, afin d’accompagner nos clients à chaque étape de leur évolution. Au-delà des chiffres et de nos expertises, nous misons sur la proximité, la collaboration, le développement de nos talents et l’engagement avec nos communautés.

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Certains avantages peuvent varier selon la région. Les dossiers seront traités avec confidentialité. Seules les personnes retenues pour entrevues seront contactées.

Notre organisation valorise la diversité et s’engage à offrir un environnement inclusif où chacun peut s’épanouir.