Adjoint administratif / Adjointe administrative du directeur de la sécurité institutionnelle

Senate of Canada | Sénat du Canada; Ottawa; Vor Ort; CAD 65.000 - 83.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Le Sénat du Canada recrute pour la Direction de la sécurité institutionnelle (DSI) un(e) adjoint administratif(ve) capable de soutenir un cadre supérieur et de coordonner les activités quotidiennes du bureau. Vous gérerez l’agenda, les réunions et les déplacements, préparerez documents et procès-verbaux, et offrirez un soutien bilingue en traduction et mise en forme.

L’emploi est à Ottawa, temps plein, avec exigence d’adaptation et de discrétion.

Qualifikationen

• Minimum 3 années d’expérience en soutien administratif.
• Capacité à coordonner des priorités et à suivre des échéanciers.
• Excellentes compétences organisationnelles et de communication dans les deux langues officielles (FR/EN).
• Maîtrise des outils MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams).
• Capacité à rédiger, réviser et mettre en forme des documents et procès-verbaux.

Aufgaben

• Gérer l’agenda, les réunions et les déplacements du directeur.
• Rédiger et mettre en forme des documents et des procès-verbaux.
• Assurer le suivi des dossiers et la circulation de l’information entre les intervenants.
• Offrir un soutien bilingue en traduction et en mise en forme de documents.
• Faciliter la coordination entre les équipes et les interlocuteurs internes et externes.

Kenntnisse

Bilingual FR/EN

Organisation

Autonomie

Gestion des priorités

Discrétion

Rédaction

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

HUMAN RESOURCES DIRECTORATE

Adjoint administratif / Adjointe administrative du directeur de la sécurité institutionnelle

No du processus de sélection : 13564405

Direction : Sécurité institutionnelle

Classification : SEN 5: 65 482 $ - 82 858 $

Type d’emploi : Nomination pour une durée déterminée (6 mois et -)

Lieu de travail : Ottawa, Ontario, Canada

Date de clôture : Le jeudi 19 novembre 2026

À propos du Sénat

Le Sénat joue un rôle unique dans le façonnement de la démocratie canadienne. En tant que membres de la Chambre haute du Parlement, les sénateurs étudient des projets de loi, examinent des politiques d’intérêt public, défendent des causes et participent à la diplomatie interparlementaire. Le Sénat est un lieu de travail formé de gens dynamiques qui représentent la diversité des talents, des parcours et des perspectives au Canada. Nous nous engageons à créer et à maintenir un lieu de travail diversifié et inclusif où chacun a le plein accès à l’égalité en emploi, au perfectionnement et à l’avancement. Faites progresser votre carrière en vous joignant à une équipe de professionnels dévoués qui ont à cœur l’excellence des services offerts aux sénateurs et à l’institution.

Votre contribution

Vous aimez travailler dans un milieu dynamique où les priorités évoluent? Vous excellez à structurer le travail, à coordonner des activités et à assurer le suivi de dossiers complexes et délicats?

À titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif au sein de la Direction de la sécurité institutionnelle (DSI) du Sénat, vous offrirez un soutien exécutif, administratif et opérationnel au directeur. Vous assurerez la coordination globale et la gestion quotidienne de son bureau, tout en gardant une vue d’ensemble des activités et des priorités de la Direction.

Vous coordonnerez les priorités et les activités administratives, assurerez le suivi des dossiers, des échéanciers et des demandes de renseignements, et appuierez la planification et la coordination des activités de gestion. Comme principal point de coordination avec les intervenants internes et externes, vous faciliterez la circulation de l’information entre les équipes.

Vos tâches comprendront également la gestion de l’agenda, la coordination des réunions et des déplacements, la rédaction et la mise en forme de documents et de procès-verbaux, ainsi que la gestion de l’information. Vous offrirez aussi un soutien bilingue en traduction, en contrôle de la qualité et en mise en forme de documents.

Ce rôle exige du jugement, de la discrétion, un excellent sens de l’organisation et la capacité d’anticiper les besoins et de gérer des priorités concurrentes. Votre initiative, votre capacité d’adaptation et votre esprit de collaboration contribueront à l’excellence du service.

Admissibilité

Le grand public pour doter un (1) poste à temps plein d’une durée de moins de six (6) mois dans la direction de la sécurité institutionnelle.

Il pourrait être utilisé pour pourvoir d’autres postes à durée déterminée ou indéterminée de même niveau et comportant des exigences similaires.

Le Sénat du Canada est déterminé à mettre en place une main-d’œuvre qualifiée, reflétant la diversité des Canadiens que nous servons, en commençant par un processus d'embauche inclusif et sans obstacle. Vous pouvez présenter votre candidature dans la langue officielle de votre choix (anglais ou français) et demander des mesures d’adaptation à n'importe quelle étape du processus d'évaluation. Toutes les informations reçues à ce sujet resteront confidentielles. Nous encourageons l'équité en matière d'emploi et vous encourageons à indiquer si vous appartenez à l'un des groupes désignés lorsque vous posez votre candidature.

Conditions préalables

• Au moins trois (3) années d’expérience en soutien administratif dans un environnement de bureau, notamment dans la coordination de réunions et d’activités administratives, la rédaction de correspondance, la préparation de documents d’information et de rapports, ainsi que la gestion de dossiers électroniques;
• Expérience en soutien au sein du bureau d’un cadre supérieur, notamment dans la coordination des priorités, le suivi des dossiers, des échéanciers et des demandes de renseignements, la gestion de la correspondance et de la circulation de l’information, ainsi que la liaison avec les intervenants internes et externes;
• Souci du détail et solides compétences en recherche, en analyse et en communication écrite, y compris la capacité de préparer des documents clairs et professionnels;
• Maîtrise des outils MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint et Teams);
• Excellentes compétences organisationnelles et interpersonnelles, capacité à travailler de façon autonome et en collaboration, à gérer des priorités concurrentes et à communiquer efficacement dans les deux langues officielles (français et anglais);
• Capacité à traduire, à réviser et à corriger des documents en français et en anglais, notamment des documents d’information, des présentations, des rapports et des communiqués;
• La connaissance du Sénat, de ses politiques ou du milieu parlementaire est considérée comme un atout;
• Une expérience de travail dans un milieu de la sécurité constitue un atout important.

Exigences linguistiques

• Compréhension de l’anglais écrit : C
• Expression de l’anglais à l’écrit : C
• Intéraction orale en anglais : C
• Compréhension du français écrit : C
• Expression du français à l’écrit : C
• Intéraction orale en français: C

Compétences

• Intégrité
• Respect
• Service
• Communication
• Capacité d'adaptation
• Fiabilité
• Jugement
• Travail d’équipe et coopération
• Gestion de l’action

Besoins organisationnels

Le Sénat du Canada est résolu à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif où tout le personnel a un accès complet et équitable à l’emploi, au perfectionnement professionnel et à l’avancement.

Conditions d’emploi

Les candidats doivent consentir à fournir des informations personnelles et obtenir une accréditation de sécurité pour être admissibles à une nomination.

Ce poste nécessite de travailler à des heures irrégulières et/ou de faire des heures prolongées à l'occasion.

Les personnes qui postulent doivent être légalement autorisées à travailler au Canada.

Veuillez conserver une copie de l’affiche du poste, car elle ne sera plus accessible après la date limite de candidature.