Adjoint administratif

Demers Beaulne LLP; Laval; Hybrid; CAD 55,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Semaine de 4 jours payée 5

Horaire flexible et télétravail

Assurances collectives modulaires

Accompagnement professionnel et chemin

Des outils modernes pour soutenir l’ex

Équipe collaborative et mobilisée

Cabinet certifié B Corp

Stationnement gratuit (Laval, Brossard

Télémédecine

Job summary

Demers Beaulne LLP, cabinet établi à Laval avec présence à Montréal, Brossard et Varennes, recherche une personne pour assurer le soutien administratif des équipes et des associés. Vous accompanyerez les missions, gérerez l’agenda, préparerez des documents et assurerez le suivi client.

Profil recherché: DEC secrétariat, 3–5 ans d’expérience, maitrise MS Office, bilingue, autonome et organisé. Télétravail partiel possible et conditions évolutives.

Qualifications

• DEC en secrétariat ou études pertinentes.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans un cabinet (un atout).
• Excellente connaissance de la suite MS Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook).
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité à gérer plusieurs mandats simultanément.
• Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail.

Responsibilities

• Assister dans la gestion de l’agenda des associés et de réunions.
• Communiquer avec les partenaires, les collaborateurs et les clients.
• Gestion des documents: numérisation, classement, envoi.
• Intégration (onboarding) des nouveaux clients et portails client.
• Suivi des factures impayées et documents.
• Révision et mise en page de documents; création de dossiers clients.
• Maintien des bases de données clients et des listes de suivi.
• Remplacement à la réception lors d’absences et support administratif divers.

Skills

Aisance avec les technologies et port-

Capacité à gérer plusieurs mandats

Rigueur et organisation

Bon relationnel et communication

Education

DEC en secrétariat ou études pertinentes

Tools

MS Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook)

Taxprep

Job description

À propos de l'entreprise

Chez Demers Beaulne, on combine le meilleur des deux mondes : l’agilité et la proximité d’un cabinet à taille humaine, avec l’expertise et l’envergure des grands cabinets.

À propos de l'entreprise

Chez Demers Beaulne, on combine le meilleur des deux mondes : l’agilité et la proximité d’un cabinet à taille humaine, avec l’expertise et l’envergure des grands cabinets.

Présent à Montréal, Laval, Brossard et Varennes, notre cabinet regroupe 400 professionnels en certification, fiscalité, services-conseils et comptabilité. Nous accompagnons une clientèle variée avec nos équipes expérimentées, engagées et passionnées. Notre écosystème s’enrichit également de e3k et de Noa, deux entités complémentaires qui viennent élargir notre offre de services. Ensemble, elles nous permettent de répondre à des besoins clients diversifiés avec agilité, innovation et une approche multidisciplinaire.

Ce qui nous distingue? Une culture où la performance ne se fait jamais au détriment du bien‑être. Premier cabinet au Québec à offrir la semaine de 4 jours payée 5, six mois par année (sous certaines conditions), Demers Beaulne est aussi certifié B Corp, une reconnaissance concrète de notre engagement envers nos talents, notre communauté et notre environnement.

Ici, chacun a la liberté d’évoluer, d’influencer les pratiques et de contribuer activement à un milieu de travail humain, innovant et stimulant.

Description Du Poste

Sous la responsabilité du gestionnaire immédiat et en collaboration avec les membres du service, la personne en poste effectuera divers travaux administratifs pour contribuer au fonctionnement optimal des équipes. Elle assistera les associés, ainsi que les membres de leur équipe respective, dans les différents projets. Ce travail nécessite des interactions quotidiennes avec plusieurs membres des équipes ainsi qu’avec la clientèle. Ce travail nécessite occasionnellement un remplacement à la réception (lunch, fin de journée, vacances).

Voici Un Aperçu Des Principales Responsabilités

• Assister dans la gestion de l’agenda des associés (réservation de salles, invitations à des rencontres clients, suivis avec les participants, etc.)
• Coordonner la logistique des réunions
• Communiquer au quotidien (téléphone et courriel) avec les partenaires, les collaborateurs et les clients
• Effectuer des suivis proactifs auprès de la clientèle concernant les signatures de documents, les processus d’autorisation, les procurations et toute autre documentation requise
• Effectuer la numérisation, le classement, la réception et l’envoi de documents
• Réviser, rédiger et faire la mise en page de différents documents (lettres mandats, mémorandums et autres);
• Créer de dossiers clients et dépôt de documents pour signature via le portail interne
• Assurer la mise à jour et le maintien des bases de données clients ainsi que des listes de suivi dans Excel
• Coordonner le processus d’intégration (onboarding) des nouveaux clients, notamment la préparation des procurations, l’invitation au portail client et l’activation des différents processus et flux de travail (workflows)
• Effectuer la gestion de la réception et des envois postaux
• Suivis divers avec les clients et des factures impayées
• Participer activement aux périodes de pointe, notamment durant les saisons fiscales (T1 et T3), incluant les suivis de réception et de retour de documents auprès de la clientèle
• Concevoir et mettre en page des présentations PowerPoint
• Répondre aux divers besoins des membres des départements
• Effectuer certaines démarches administratives nécessitant des accès aux plateformes gouvernementales
• Tâches administratives diverses : ouverture de dossiers et de fiches clients, facturation, recherche interne, mise à jour des bases de données, remplacement à la réception, entraide au sein de l’équipe d’adjoints administratifs, etc.

Profil recherché

• DEC en secrétariat ou études pertinentes
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Expérience dans un cabinet (un atout)
• Excellente connaissance de la suite MS Office (PowerPoint, Word, Excel, Outlook)
• Aisance avec les technologies, les portails clients et les outils numériques;
• Expérience avec Taxprep (un atout)
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Capacité à gérer plusieurs mandats simultanément
• Rigueur, sens de l’organisation et souci du détail
• Débrouillardise et autonomie dans la recherche de solutions
• Approche proactive et facilité à prendre l’initiative auprès des clients et des membres de l’équipe
• Aisance au téléphone et confort à communiquer avec la clientèle pour effectuer différents suivis
• Joueur d’équipe dévoué, volonté d’apprendre, discrétion, sens des responsabilités et des priorités, capacité d’adaptation et flexibilité sont des qualités essentielles au succès de ce poste
• Doté d’un fort sentiment d’engagement envers les collègues, les clients et les missions qui lui seront confiées

Avantages

En plus d’une rémunération concurrentielle révisée annuellement, nous offrons :

• Semaine de 4 jours payée 5 (jusqu’à six mois par année, sous certaines conditions)
• Horaire flexible et possibilités de télétravail
• Assurances collectives modulaires
• Accompagnement professionnel et cheminement de carrière personnalisé
• Des outils modernes pour soutenir votre expertise
• Une équipe collaborative, humaine et mobilisée
• Cabinet certifié B Corp, engagé concrètement
• Stationnement gratuit (Laval, Brossard et Varennes)
• Télémédecine

Afin de respecter les bonnes pratiques SEO et d’optimiser la visibilité de nos offres d’emploi, les titres de postes sont rédigés au masculin générique. Mais toutes nos offres s’adressent sans distinction à l’ensemble des candidats et candidates, et le cabinet demeure profondément engagé en faveur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion.

Demers Beaulne S.E.N.C.R.L souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les personnes de minorité visible, les personnes autochtones, les personnes avec un handicap, les personnes LGBTQ2S+ et les personnes autrement marginalisées à poser leur candidature.