Adjoint à la formation

SOPFEU; Saint-Augustin-de-Desmaures; Vor Ort; CAD 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

SOPFEU recherche un adjoint à la formation pour soutenir les activités du service et la logistique des formations, notamment le projet 500 – 2027. Le rôle implique de préparer documents et présentations, de suivre les demandes et d’assurer la gestion des inscriptions et des dossiers.

Vous assurez le traitement des données, la mise à jour du programme et la diffusion des dates, avec une exigence élevée de rigueur et de service client en contexte bilingue.

Qualifikationen

• Détenir un DEP en secrétariat ou domaine pertinent.
• Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit; anglais intermédiaire requis.
• Expérience minimale de 3 années en soutien administratif ou coordination logistique.

Aufgaben

• Assurer le soutien administratif et logistique au service formation.
• Préparer et mettre à jour les documents et présentations de formation.
• Suivre les activités, coordonner les formations et la logistique (réservations, accessibles).
• Gérer les inscriptions, la paperasserie et la diffusion des dates.
• Entrer les notes d’examens et tenir les registres de présence des participants.
• Assurer le service à la clientèle et communiquer avec les partenaires.

Kenntnisse

Service à la clientèle

Organisation

Communication

Bilingue FR/EN

Ausbildung

DEP secrétariat ou domaine pertinent

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Lieu de travail:

Selon la base d’opérations du candidat retenu

Durée du contrat:

Contrat se terminant le 31 mars 2028

La SOPFEU est un milieu qui bouge et qui prône des valeurs humaines telles que la bienveillance, l’audace, la santé et sécurité et l’esprit d’équipe. Nous avons continuellement besoin de talents diversifiés pour accomplir notre mission unique!

Le rôle de l’adjoint à la formation en bref:

L’adjoint à la formation assure un soutien administratif et logistique aux activités du service de la formation. Il contribue à la préparation et à la mise à jour des documents de formation, au suivi des activités et à la coordination logistique des formations, principalement pour le projet 500 – 2027.

L’adjoint à la formation est notamment appelé à effectuer les tâches suivantes, conjointement avec l’adjointe technique à la formation :

• Agir à titre de guichet unique pour les questions relatives aux formations et assurer le suivi des demandes reçues par courriel, téléphone et Teams, ainsi que diriger les demandes vers les personnes concernées.
• Effectuer le traitement de textes, la mise en page et la révision linguistique, grammaticale et orthographique des documents, assurer la mise à jour de certains formulaires et des présentations PowerPoint et veiller à la disponibilité des documents de formation.
• Effectuer la saisie de données administratives, le classement et la gestion documentaire, gérer et donner l’accès aux répertoires de formation et assurer la conservation des registres de présences et des examens des participants.
• Tenir à jour et diffuser les dates des formations, effectuer certaines réservations et participer à l’organisation des formations, événements, réunions et autres activités en assumant les tâches de coordination et de logistique.
• Effectuer l’ensemble de la logistique reliée à la tenue des formations en présentiel et en ligne, incluant les inscriptions, les réservations de gîtes et couverts et les manuels, gérer les questions relatives aux besoins d’hébergement et d’alimentation et assurer la fermeture des formations.
• Faire la mise à jour du programme de formation aux opérations terrestres et aériennes, procéder à l’entrée des notes d’examens lors des formations et aviser les supérieurs de leur disponibilité dans le SIIF, ainsi qu’effectuer la prise de notes et rédiger les comptes rendus lorsque nécessaire.

Exiences de l’emploi:

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou dans un domaine pertinent.
• Avoir une excellente connaissance de la SOPFEU.
• Cumuler un minimum de 3 années d’expérience pertinente en soutien administratif, en coordination d’activités de formation ou en gestion logistique.
• Posséder une excellente maîtrise du français autant à l’oral qu’à l’écrit.
• Maîtriser la suite Microsoft Office.
• Détenir un niveau intermédiaire à avancé de la langue anglaise parlée et écrite. Certaines des formations données se déroulent en anglais en plus des échanges et des simulations avec les divers partenaires et communautés.
• Faire preuve de rigueur et un souci de la qualité dans le traitement, la mise en page et la révision des documents.
• Faire preuve d’organisation et être en mesure de gérer plusieurs demandes et activités simultanément.
• Démontrer de bonnes aptitudes pour le service à la clientèle et les communications avec les différents intervenants.
• Être disposé à effectuer des heures supplémentaires les soirs, les fins de semaine, et ce, tant à sa base d’attache qu’en dehors de celle-ci.

La SOPFEU est la seule organisation au Québec responsable de la prévention, de la détection et de la suppression des incendies de forêt. Sa mission vise à protéger la forêt, les communautés et les infrastructures stratégiques contre les incendies de végétation, tout en assurant la pérennité du milieu forestier. Elle est mandatée par le ministère de la Sécurité intérieure (MSI) pour accomplir cette mission unique, et peut compter sur une grande équipe de plus de 650 travailleurs engagés répartis partout en province. La SOPFEU offre à ses employés une aventure riche et composée de multiples défis, et permet de se forger une carrière hors de l’ordinaire.