Accounting & Office Administration Clerk

Globalia; Saint-Lambert; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Globalia recherche une personne expérimentée pour soutenir les opérations comptables et l’administration de bureau au Québec, avec collaboration pour les entités canadienne et américaine.

Le candidat idéal maîtrise QuickBooks, MS Office (Excel), et possède au moins 3 ans d’expérience en comptabilité ou administration. Excellentes compétences organisationnelles et bilinguisme FR/EN exigés.

Qualifications

• Diplôme ou certificat en comptabilité ou administration.
• 3+ années d’expérience en comptabilité, tenue de livres ou administration.
• Connaissance des principes comptables de base.
• Expérience avec QuickBooks.
• Organisation et gestion du temps efficaces.
• Souci du détail et précision.
• Capacité à gérer plusieurs priorités de manière autonome.
• Aisance à travailler avec des gestionnaires à distance et des équipes distribuées.
• Maîtrise de MS Office, particulièrement Excel.
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais.

Responsibilities

• Traiter les transactions fournisseurs et clients.
• Préparer et émettre les factures.
• Suivre les soldes et les recouvrements.
• Soutenir le traitement des factures et les paiements.
• Saisir les écritures de journal et les rapprochements.
• Contribuer au processus de clôture mensuelle et annuelle.
• Maintenir des registres financiers exacts.
• Gérer les remboursements de dépenses des employés.
• Collaborer avec les fournisseurs et partenaires financiers.
• Soutenir les activités comptables pour Globalia Canada et SmartBug Media US.
• Penser à l’administration du bureau et à la logistique générale.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Attention au détail

Gestion de priorités

Communication FR/EN

Excel

MS Office

Autonomie

Education

Diplôme ou certificat en comptabilité/administration

Tools

QuickBooks

Microsoft Office

Excel

Job description

À propos du poste

Globalia est à la recherche d’une personne minutieuse et proactive pour occuper le poste de commis à la comptabilité et à l’administration de bureau. Cette personne soutiendra les activités comptables quotidiennes de notre entité canadienne et de notre entité américaine, tout en assurant le bon fonctionnement administratif et opérationnel de notre bureau au Québec.

Il s’agit d’un rôle concret qui combine des responsabilités comptables avec la gestion de bureau et le soutien administratif. La personne idéale apprécie la variété dans ses journées de travail, est très bien organisée et prend en charge ses tâches du début à la fin.

En étroite collaboration avec la vice-présidence principale, Finances, basée aux États-Unis, et avec des membres de l’équipe partout en Amérique du Nord, cette personne jouera un rôle important dans le maintien de registres financiers exacts et dans le soutien d’un environnement de travail efficace.

Ce que vous ferez

Soutien en comptabilité et en finances

• Traiter les transactions des comptes fournisseurs et des comptes clients.
• Préparer et émettre les factures aux clients.
• Surveiller les comptes clients et effectuer directement le suivi des soldes impayés.
• Soutenir le traitement des factures et l’administration des paiements.
• Soutenir la préparation et la saisie des écritures de journal.
• Soutenir les efforts de recouvrement.
• Effectuer la conciliation des comptes bancaires, des cartes de crédit et du grand livre.
• Participer aux activités de fermeture de fin de mois et de fin d’exercice.
• Tenir à jour des registres et des documents financiers exacts.
• Suivre et traiter les remboursements de dépenses des employés.
• Collaborer avec les fournisseurs externes, les prestataires de services et les partenaires financiers.
• Soutenir les activités comptables de Globalia Canada et de SmartBug Media US.

Administration de bureau et gestion des installations

• Agir à titre de personne-ressource principale pour les opérations quotidiennes du bureau.
• Coordonner l’achat des fournitures de bureau et les relations avec les fournisseurs.
• S’occuper des courses bancaires et des dépôts, au besoin.
• Coordonner l’entretien du bureau et les demandes de service.
• Gérer l’accès au bureau, les clés, les systèmes d’alarme et les processus liés à la sécurité.
• Veiller à ce que les salles de réunion et les aires communes soient organisées et fonctionnelles.
• Soutenir l’organisation des événements au bureau, la logistique d’accueil des nouveaux employés et les besoins administratifs généraux.
• Participer à la gestion du courrier, des services de messagerie et des documents.

Qualifications requises

• Diplôme ou certificat en comptabilité, en tenue de livres, en administration ou dans un domaine connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience en comptabilité, en tenue de livres ou en administration de bureau.
• Solide compréhension des principes comptables de base.
• Expérience avec QuickBooks.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.
• Grand souci du détail et de l’exactitude.
• Capacité à gérer plusieurs priorités de façon autonome.
• Aisance à travailler avec des gestionnaires à distance et des équipes réparties.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
• Excellentes aptitudes en communication en français et en anglais, afin de collaborer avec les équipes canadienne et américaine.

About the role

Globalia is seeking a detail-oriented and proactive Accounting & Office Administration Clerk to support the day-to-day accounting operations of both our Canadian entity and US entity, while also ensuring the administrative and operational functioning of our Quebec office.

This is a hands-on role that combines accounting responsibilities with office management and administrative support. The ideal candidate enjoys variety in their workday, is highly organized, and takes ownership of tasks from start to finish.

Working closely with the SVP, Finance based in the United States and collaborating with team members across North America, this person will play an important role in maintaining accurate financial records and supporting an efficient workplace environment.

What you’ll do

Accounting & Finance Support

• Process accounts payable and accounts receivable transactions.
• Prepare and issue customer invoices.
• Monitor accounts receivable and direct follow up on outstanding balances.
• Support invoice processing and payment administration.
• Support the preparation and entry of accounting journal entries.
• Support in collections efforts.
• Reconcile bank, credit card, and general ledger accounts.
• Assist with month-end and year-end closing activities.
• Maintain accurate financial records and documentation.
• Track and process employee expense reimbursements.
• Collaborate with external vendors, service providers, and financial partners.
• Support accounting activities for both Globalia Canada and SmartBug Media US.

Office Administration & Facilities Management

• Serve as the primary point of contact for day-to-day office operations.
• Coordinate office supply purchases and vendor relationships.
• Handle banking-related errands and deposits as required.
• Coordinate office maintenance and service requests.
• Administer office access, keys, alarm systems, and security-related processes.
• Ensure meeting rooms and common areas are organized and functional.
• Support office events, employee onboarding logistics, and general administrative needs.
• Assist with mail, courier services, and document management.

Required Qualifications

• Diploma or certificate in Accounting, Bookkeeping, Administration, or a related field.
• 3+ years of experience in accounting, bookkeeping, or office administration.
• Strong understanding of basic accounting principles.
• Experience working with QuickBooks
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong attention to detail and accuracy.Ability to manage multiple priorities autonomously.
• Comfortable working with remote leaders and distributed teams.
• Proficiency with Microsoft Office, particularly Excel.
• Excellent communication skills in both French and English, to collaborate with both Canadian and US team.