Secretário(A) Executivo(A) Bilíngue

Beacon School; São Paulo; On-site; BRL 89,000 - 134,000; Full time

Job summary

A Beacon School, localizada em São Paulo, procura um(a) secretariado executivo para apoiar a liderança na gestão diária da diretoria e garantir comunicação clara entre equipes.

Entre as responsabilidades estão gerenciar a agenda do executivo, atender ligações, redigir atas, organizar reuniões, preparar materiais, coordenar viagens nacionais e internacionais e manter a confidencialidade. Requisitos incluem formação superior e inglês avançado.

Qualifications

• Ensino superior concluído em áreas correlatas ao secretariado/ admin estritamente exigido.
• Experiência mínima de 2 anos em secretariado executivo, assistência à liderança em ambientes escolares.
• Inglês Avançado/Fluente.
• Informática avançada (Pacote Office/Google Workspace) e organização de rotinas administrativas.

Responsibilities

• Gerenciar a agenda do executivo(a), organizando compromissos, reuniões e eventos, garantindo alinhamento de prioridades e evitando conflitos de horário.
• Receber, filtrar e intermediar ligações e comunicações direcionadas ao executivo(a).
• Atuar como interface entre o executivo(a) e colaboradores internos, garantindo comunicação clara e organizada.
• Elaborar, organizar e arquivar atas de reuniões, documentos e relatórios administrativos.
• Agendar reuniões, preparar materiais e reunir informações relevantes para encontros executivos.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas de passagens, hospedagem, transporte e demais serviços necessários.
• Apoiar nas rotinas administrativas da diretoria, assegurando confidencialidade e precisão das informações.
• Controlar e organizar documentos físicos e digitais relacionados à área executiva.

Skills

Gestão de agenda executiva

Proatividade

Comunicação eficaz

Discrição e ética

Autogerenciamento

Education

Ensino Superior Completo em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas

Tools

Pacote Office

Google Workspace

Redação de atas

Job description

Fundada em 2010 e reconhecida pela International Baccalaureate Organization como IB World School, a Beacon School recebe estudantes da Educação Infantil ao Ensino Médio, contando com cerca de 1.350 alunos.

Nossa missão é oferecer uma educação internacional bilíngue aberta ao mundo e, ao mesmo tempo, valorizar nossas raízes brasileiras. Em um ambiente acolhedor, entusiasta e respeitoso, a Beacon oferece uma educação academicamente desafiadora baseada na investigação com o objetivo de formar cidadãos responsáveis que acreditam na diversidade como uma oportunidade para enriquecer seu desenvolvimento, bem como o da nossa sociedade.

Em 2023, os alunos da primeira turma da Beacon se graduaram com dupla certificação - conclusão do Ensino Médio nacional e o internacionalmente reconhecido Diploma Programme, aptos a ingressar nas melhores universidades do Brasil e do exterior.

A escola tem um ambiente dinâmico de trabalho, onde cada vez mais as equipes administrativas e pedagógicas trabalham de forma integrada em prol do aluno, centro de todas as decisões da Beacon.

#somos.todos.educadores

A Beacon prioriza a contratação de profissionais motivados e comprometidos com o planejamento em equipe, reflexão e evolução de sua prática. A escola reconhece a diferença que um bom colaborador faz na vida de um aluno. Por isso, promovemos ações para criar um ambiente de trabalho positivo, desafiador, respeitoso, e investimos constantemente na formação profissional de nossa equipe.

Diversidade, Equidade e Inclusão

Se você busca uma oportunidade em nossa instituição, saiba que valorizamos a diversidade em todas as suas formas. Encorajamos a candidatura de pessoas com deficiência, de diferentes origens étnicas, culturais, religiões, de gênero e orientações sexuais. Junte-se a nós neste compromisso de promover um ambiente acolhedor, diverso e inclusivo.

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FORMAÇÃO: Ensino Superior Completo em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação ou áreas correlatas.

DESEJÁVEL: Experiência prévia (mínimo de 2 anos) em funções de secretariado executivo, assessoria ou suporte direto à liderança em ambientes escolares.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

• Informática (Pacote Office / Google Workspace) – Avançado
• Redação comercial e elaboração de atas
• Organização de agendas e rotinas executivas
• Rotinas administrativas
• Inglês Avançado/Fluente

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Alto nível de organização e atenção aos detalhes
• Proatividade e capacidade de antecipar demandas
• Comunicação oral e escrita clara e objetiva
• Discrição e ética profissional
• Autogerenciamento e boa gestão do tempo
• Flexibilidade e bom relacionamento interpessoal
• Pensamento sistêmico

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• Gerenciar a agenda do executivo(a), organizando compromissos, reuniões e eventos, garantindo alinhamento de prioridades e evitando conflitos de horário.
• Receber, filtrar e intermediar ligações telefônicas e comunicações direcionadas ao executivo(a).
• Atuar como ponto de interface entre o executivo(a) e colaboradores internos, garantindo comunicação clara e organizada.
• Elaborar, organizar e arquivar atas de reuniões, documentos e relatórios administrativos.
• Agendar reuniões, preparar materiais e reunir informações relevantes para encontros e compromissos executivos.
• Organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas de passagens aéreas, hospedagem, transporte e demais serviços necessários.
• Apoiar nas rotinas administrativas da diretoria, assegurando confidencialidade e precisão das informações.
• Controlar e organizar documentos físicos e digitais relacionados à área executiva.