Secretária Executiva Bilingue

TMB; São José dos Campos; Presencial; BRL 80.000 - 120.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa de suporte executivo em São José dos Campos está à procura de um profissional para oferecer suporte executivo de excelência, gerenciando agendas, planejando viagens e coordenando eventos. O candidato ideal deve ter forte atenção a detalhes e capacidade de adaptação a ambientes dinâmicos. Oferecemos um ambiente desafiador e oportunidades de crescimento.

Qualificações

• Experiência em gestão de agendas complexas e logística de viagens.
• Habilidade para lidar com informações confidenciais e estratégicas.
• Capacidade de se adaptar a situações imprevistas com agilidade.

Responsabilidades

• Gerenciar agendas e compromissos de líderes.
• Planejar viagens garantindo aderência a prazos e orçamentos.
• Reduzir imprevistos em eventos por meio de planejamento antecipado.

Conhecimentos

Atenção a detalhes

Planejamento

Comunicação clara

Capacidade de adaptação

Descrição da oferta de emprego

Descrição

Oferecer suporte executivo de excelência aos líderes da organização, gerenciando agendas estratégicas e pessoais, coordenando viagens e eventos com eficiência, assegurando fluidez operacional e bem-estar, além de garantir o funcionamento impecável de rotinas administrativas.

Responsabilidades e atribuições

• Organização e otimização eficaz das agendas do Reinaldo, com controle absoluto de compromissos e pontualidade.
• Planejamento de viagens com 100% de aderência a prazos, preferências pessoais e orçamentos.
• Redução de imprevistos em eventos e reuniões em no mínimo 80%, por meio de checklists e coordenação antecipada.
• Entregas administrativas (notas fiscais, prestação de contas, suprimentos) com 100% de conformidade e zero retrabalho.
• Atendimento às demandas pessoais (consultas, exames, serviços) com antecipação e fluidez, promovendo conforto e segurança.
• Gestão efetiva da recepção e facilities, com salas sempre preparadas, estoque em dia e acolhimento padronizado.
• Garantia de alinhamento e cumprimento das rotinas com equipe de apoio (motoristas, recepcionistas, facilities).

Requisitos e qualificações

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Zelo extremo: atenção a cada detalhe das rotinas executivas e pessoais, atuando com carinho e cuidado em cada entrega.
• Responsabilidade: protagonismo e senso de dono em todas as atividades, com foco em resultados e bem-estar dos executivos.
• Organização prática: capacidade de planejar, prever e executar com precisão, mesmo em ambientes dinâmicos.
• Discrição e ética: lidar com informações pessoais e estratégicas com absoluto sigilo e postura profissional.
• Comunicação clara e respeitosa: diálogo assertivo com todos os níveis da organização, mantendo empatia e eficiência.
• Capacidade de adaptação: flexibilidade diante de imprevistos, com agilidade para propor soluções práticas.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

• Gestão de agendas complexas: conhecimento em ferramentas de calendário e organização de compromissos multifuncionais.
• Logística de viagens e eventos: planejamento completo, desde passagens até transporte e documentação.
• Suporte financeiro-administrativo: envio e categorização correta de notas, organização de reembolsos e controle de despesas.
• Supervisão operacional: gestão de recepção, facilities, lavanderia e fornecedores de forma integrada.
• Excelência em atendimento: recepção acolhedora e eficaz de convidados, clientes e parceiros.
• Gestão de compras e suprimentos: organização e reposição com base no consumo real e previsão de uso.