Secretária Executiva

Nosso cliente: Uma empresa é especializada em logística internacional, oferecendo soluções humanizadas e personalizadas no transporte de cargas. Com sede no Rio de Janeiro e filial em São Paulo, atua em diversos modais, incluindo transporte marítimo, aéreo e rodoviário, além de serviços de desembaraço aduaneiro. Fundada com o objetivo de proporcionar uma experiência mais próxima e transparente, valoriza a comunicação aberta e direta com seus clientes, garantindo eficiência e segurança em todas as etapas do processo logístico.

Sobre o cargo:

A Secretária é responsável por dar suporte administrativo e organizacional a executivos e gestores, garantindo a gestão eficiente da agenda, reuniões e compromissos. Além disso, atua na organização de documentos, filtragem de comunicações, redação de atas, coordenação de viagens e eventos, bem como no controle de reembolsos e demandas pessoais.

Formação:

Ensino superior completo ou cursando em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.

Experiência:

Experiência prévia em secretariado, assessoria ou funções administrativas similares. Vivência no suporte a executivos e gestão de agendas.

Conhecimentos Técnicos:

1. Pacote Office avançado (Word, Excel, PowerPoint e Outlook).
2. Redação empresarial e elaboração de atas.
3. Gestão de correspondências e documentos confidenciais.
4. Organização de eventos, viagens e reuniões.
5. Noções básicas de contabilidade e reembolsos (desejável).
6. Inglês intermediário ou avançado (diferencial).

Perfil Comportamental:

1. Organização e atenção aos detalhes.
2. Discrição e sigilo profissional.
3. Proatividade e capacidade de antecipar necessidades.
4. Habilidade de comunicação e bom relacionamento interpessoal.
5. Gestão do tempo e priorização de tarefas.

Responsabilidades:

1. Gerenciar a agenda do executivo e auxiliar no planejamento de compromissos, reuniões e conferências.
2. Realizar a gestão administrativa e acompanhamento de ações definidas em reuniões.
3. Redigir atas e documentos necessários para reuniões da diretoria.
4. Filtrar chamadas telefônicas e direcionar conforme necessário.
5. Lidar com correspondências e comunicações internas e externas.
6. Organizar viagens e eventos para os executivos.
7. Garantir a segurança de documentos e informações confidenciais.
8. Administrar reembolsos e despesas relacionadas ao executivo.
9. Agendar e coordenar demandas pessoais, quando necessário, considerando-as como parte da rotina do executivo, incluindo-as no calendário diário de tarefas e ajustando as logísticas para que as atividades coexistam.
10. Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído.

Forma de Contratação

Horário de Trabalho

Descrição

Recursos Humanos/ Recrutamento e seleção