Pessoa Assistente de Governança II - Secretaria Executiva - Sede Administrativa

Unimed Belém; Belém; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma cooperativa de saúde está recrutando um profissional para fornecer assistência e apoio em suas atividades administrativas. A posição exige um curso superior em áreas relacionadas, com ênfase em habilidades de organização e comunicação. Este trabalho desempenha um papel crucial no funcionamento eficiente dos órgãos de governança, envolvendo diversas responsabilidades administrativas.

Qualificações

• Experiência na área administrativa é exigida.

Responsabilidades

• Dar suporte à liderança no recebimento de demandas do setor.
• Organizar e arquivar documentos.
• Elaborar e aprovar a pauta para reuniões.

Conhecimentos

Organização

Comunicação

Planejamento

Formação académica

Curso superior ou em fase de conclusão em secretariado, administração, economia ou áreas afins

Descrição da oferta de emprego

Prestar assistência e apoio direto a todas as atividades relacionadas ao funcionamento aos órgãos de Governança no desempenho de suas funções.

Responsabilidades e atribuições

• Dar suporte à Liderança no recebimento de demandas do setor.
• Recepcionar os atendimentos de clientes externos e internos.
• Organizar e arquivar documentos.
• Fazer reprografia e digitalização de documentos.
• Planejar e organizar as agendas de trabalhos e reuniões dos órgãos de governança de sua responsabilidade.
• Receber e fazer ligações telefônicas e dar a solução mais apropriada para cada situação.
• Elaborar correspondências obedecendo a ordem cronológica das expedições interna e/ou externa.
• Encaminhar, protocolar, e receber correspondências externas ou internas.
• Auxiliar nos eventos institucionais da Cooperativa.
• Planejar e reservar o auditório para eventos.
• Fazer o pedido de material de consumo interno e/ou bens patrimoniais para o setor.
• Controlar movimentação de bens patrimoniais do setor.
• Dar suporte aos demais setores no levantamento de informações sempre que necessário.
• Dar suporte ao setor jurídico no levantamento de informações referentes às demandas judiciais.
• Elaborar e aprovar a pauta para reunião semanal junto ao Conselho Fiscal.
• Elaborar e aprovar a pauta de reunião semanal do Comitê Técnico.
• Elabora e aprovar a pauta de reunião do Comitê de Especialidade.
• Secretariar as reuniões: agendar, organizar documentos, providenciar os equipamentos necessários para melhor andamento dos trabalhos.
• Elaborar as atas de forma objetiva e fidedigna.
• Coletar as assinaturas nas atas e veicular no Portal da Governança e no sistema de Governança.
• Inserir e manter atualizados os documentos no sistema de gestão.
• Lançar notas fiscais no sistema.
• Garantir o arquivamento das atas e a publicação desses atos, quando necessário, junto aos órgãos competentes.
• Assegurar a guarda de atas e demais documentos decisórios, zelando por sua integridade segurança da informação.
• Operacionalizar as deliberações registradas em ata de reunião aos setores pertinentes.
• Acompanhar as pendências quanto as devolutivas pertinentes constantes nas atas
• Elaborar planilhas e/ou relatórios diversos.
• Receber documentos de solicitação de extensão de cooperados via setor responsável.
• Receber denúncias da área competente referente a situações envolvendo sócios cooperados.
• Manter atualizada e organizada as informações no sistema referente as denúncias tramitadas de sócios cooperados.
• Preencher folha de rosto com informações para embasar os processos para as reuniões de Comitê.
• Remover e descartar em local apropriado resíduos provenientes da execução dos serviços.
• Zelar pela guarda, manutenção, conservação e limpeza dos equipamentos, ferramentas e materiais do seu trabalho.
• Trabalhar em conformidade às boas práticas, normas e procedimentos de segurança.
• Participar de reuniões quando convocado.
• Atender às programações de treinamento e desenvolvimento.
• Cumprir com às normas e procedimentos quanto ao uso do uniforme, registro de ponto, horário e escala de trabalho, cronograma de férias etc.
• Criar e sugerir fluxos e processos de trabalho, adotar medidas de otimização e racionalização, visando melhorar as atividades da equipe e das áreas intervenientes.
• Informar a gestão sobre qualquer irregularidade ou suspeita de fraude.
• Posicionar a gestão sobre as ações e atividades desenvolvidas na área sob sua responsabilidade.
• Executar outras atividades correlatas, de acordo com as atribuições próprias de sua unidade operacional, natureza do seu trabalho e local/subsistema de sua área, conforme determinação superior.
  
  
  

Requisitos e qualificações

• O cargo requer curso superior ou em fase de conclusão em secretariado, administração, economia ou áreas afins.
• O cargo exige de experiência na área.