Encarregado Administrativo

Aptronics; Brasil; Teletrabalho; BRL 33 000 - 58 000; Tempo integral

Resumo da oferta

Aptronics está buscando um profissional para atuar na filial, gerenciando rotinas administrativas, financeiras e fiscais, além de emissão de notas e controle de documentos XML.

Você fará atendimento à matriz, apoiar contratações e treinamento, acompanhar contratos, cobranças e relatórios, além de gerenciar compras, almoxarifado e controle documental.

Qualificações

• Experiência com rotinas administrativas, financeiras e fiscais.
• Conhecimento em emissão e controle de notas fiscais, arquivos XML e relatórios financeiros.
• Vivência com controle de despesas, cobranças e acompanhamento de contratos.
• Organização e atenção a documentos, prazos e processos.
• Habilidade para comunicação formal e interface com matriz e áreas internas.
• Conhecimento básico em processos de compras, almoxarifado e análise de crédito.
• Disponibilidade para apoiar rotinas operacionais da filial, quando necessário.
• Comprometimento com normas, políticas internas e sistemas de gestão.
• Proatividade, responsabilidade e capacidade de atuar de forma autônoma.

Responsabilidades

• Realizar diariamente atividades de recebimentos, movimentação de caixa, controle de pagamentos, cobranças, controle fiscal e emissão de notas fiscais da unidade.
• Efetuar emissão de notas fiscais de faturamento, controle de canhotos, romaneios, cobranças e acompanhamento de relatórios financeiros no sistema.
• Controlar e manter organizadas as notas fiscais eletrônicas e arquivos XML, garantindo acompanhamento fiscal contínuo.
• Executar rotinas administrativas da filial, incluindo atendimento telefônico, organização de arquivos, e-mails, malotes, correspondências e contato formal com a Matriz.
• Acompanhar mensalmente o consumo dos clientes ativos, verificando o cumprimento das condições contratuais.
• Auxiliar a gerência da filial nos processos de contratação, integração, controle documental e desligamento de colaboradores, atuando como preposto local quando necessário, sob orientação do RH da Matriz.
• Efetuar compras de produtos e serviços pré-autorizados, bem como controlar o almoxarifado da filial.
• Solicitar à Matriz análises de crédito de novos clientes, acompanhar elaboração de contratos, controlar vencimentos e apoiar demandas das áreas jurídica e de licitações.
• Manter organizados e atualizados os documentos oficiais da filial para inspeções técnicas, licitações e concorrências.
• Substituir o encarregado de distribuição em suas ausências (férias, intervalos, etc.).
• Cumprir políticas, normas, procedimentos internos e Sistemas de gestão da empresa.
• Zelar pela organização, conservação de materiais, equipamentos, ambiente de trabalho e documentação.
• Executar outras atividades correlatas à função e ao processo de trabalho.

Conhecimentos

Rotinas administrativas

Notas fiscais

Relatórios financeiros

Controle de despesas

Comunicação com matriz

Compras

Análise de crédito

Organização de documentos

Controle documental

Autonomia

Proatividade

Descrição da oferta de emprego

• Realizar diariamente atividades de recebimentos, movimentação de caixa, controle de pagamentos, cobranças, controle fiscal e emissão de notas fiscais da unidade;
• Efetuar emissão de notas fiscais de faturamento, controle de canhotos, romaneios, cobranças e acompanhamento de relatórios financeiros no sistema;
• Controlar e manter organizadas as notas fiscais eletrônicas e arquivos XML, garantindo acompanhamento fiscal contínuo;
• Executar rotinas administrativas da filial, incluindo atendimento telefônico, organização de arquivos, e-mails, malotes, correspondências e contato formal com a Matriz;
• Acompanhar mensalmente o consumo dos clientes ativos, verificando o cumprimento das condições contratuais;
• Auxiliar a gerência da filial nos processos de contratação, integração, controle documental e desligamento de colaboradores, atuando como preposto local quando necessário, sob orientação do RH da Matriz;
• Efetuar compras de produtos e serviços pré-autorizados, bem como controlar o almoxarifado da filial;
• Solicitar à Matriz análises de crédito de novos clientes, acompanhar elaboração de contratos, controlar vencimentos e apoiar demandas das áreas jurídica e de licitações;
• Manter organizados e atualizados os documentos oficiais da filial para inspeções técnicas, licitações e concorrências;
• Substituir o encarregado de distribuição em suas ausências (férias, intervalos, etc.);
• Cumprir políticas, normas, procedimentos internos e sistemas de gestão da empresa;
• Zelar pela organização, conservação de materiais, equipamentos, ambiente de trabalho e documentação;
• Executar outras atividades correlatas à função e ao processo de trabalho.

Requisitos:

• Experiência com rotinas administrativas, financeiras e fiscais;
• Conhecimento em emissão e controle de notas fiscais, arquivos XML e relatórios financeiros;
• Vivência com controle de despesas, cobranças e acompanhamento de contratos;
• Organização e atenção a documentos, prazos e processos;
• Habilidade para comunicação formal e interface com matriz e áreas internas;
• Conhecimento básico em processos de compras, almoxarifado e análise de crédito;
• Disponibilidade para apoiar rotinas operacionais da filial, quando necessário;
• Comprometimento com normas, políticas internas e sistemas de gestão;
• Proatividade, responsabilidade e capacidade de atuar de forma autônoma.