Coordenador Administrativo

O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.

Sobre esta posição:

Estamos procurando um consultor organizado, estratégico e proativo. Como Coordenador Administrativo, você irá gerenciar e acompanhar a equipe de consultores do Pool de Serviços Operativos, garantindo o pleno funcionamento do pool com o nível de qualidade, eficiência e eficácia esperados. Suas responsabilidades incluirão coordenar processos dentro do workflow de atendimento estabelecido, realizar análises estratégicas de indicadores para suporte à tomada de decisões e assegurar a melhoria contínua dos serviços.

Você trabalhará na equipe do Pool de Serviços Operativos, parte do departamento de Operações. Esta equipe é responsável por apoiar a execução de operações por meio de atividades como logística de viagens e eventos, solicitações de pagamentos, contratações, atendimento a executores, traduções e outras tarefas operativas que integrem o portfólio de serviços, sempre buscando otimização e excelência no suporte prestado.

O que você fará:

Comunicação e Atualização Institucional:
Manter a equipe do Pool de Serviços Operativos informada sobre temas institucionais, boas práticas, lições aprendidas e experiências relevantes.

Suporte ao Especialista em Planejamento:
Prover assistência direta ao Especialista em Planejamento e Administração de Recursos, apoiando todas as demandas operacionais e administrativas.

Atendimento a Clientes Internos:
Atuar como ponto de contato para demandas relacionadas a projetos, assegurando qualidade no atendimento, priorização adequada e cumprimento de prazos e indicadores.

Gestão de Correspondências e Documentos:
Preparar, enviar, acompanhar e arquivar correspondências padrão relativas à preparação e execução de projetos, contratos de empréstimos, planos de aquisições, desembolsos, auditorias e demais comunicações institucionais.

Administração de Contratos e Pagamentos:
Cadastrar contratos de consultores individuais no sistema, acompanhar o trâmite até a assinatura, arquivar entregas de produtos e processar pagamentos de honorários.

Logística de Missões e Eventos:
Organizar todas as etapas logísticas de missões, reuniões, eventos e videoconferências, incluindo convites, hospedagem, alimentação, transporte e documentação associada.

Gestão de Viagens e Faturas:
Atuar junto à agência de viagens conveniada para organizar passagens e hospedagens, além de encaminhar faturas e solicitações de compras corporativas para o setor administrativo, conforme as políticas vigentes.

Apoio Administrativo e Operacional:
Traduzir ou revisar documentos em português, espanhol e inglês; operar sistemas internos (SISCOR, PRISM, CONVERGÊNCIA, etc.); manter a organização do espaço e garantir recursos materiais adequados para as atividades.

Requisitos:

• Educação: Graduação em Administração, Secretariado Executivo, Ciências Contábeis, Engenharia, Estatística ou outra formação em nível superior, desde que comprovada experiência em atividades similares ou pós-graduação concluída (especialização, ou MBA, ou mestrado) em áreas relacionadas à Gestão de Projetos, ou Gestão de Pessoas ou Gestão Empresarial.
• Experiência : Pelo menos 2 anos
• Línguas : Português nativo e domínio de espanhol ou inglês avançado.
• Cidadania: Escolha uma das seguintes opções: você é cidadão brasileiro ou cidadão de um dos nossos 48 países membros elegíveis para obter uma residência válida ou permissão legal para trabalhar no Brasil sem a necessidade de patrocínio do BID.
• Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.

Tipo de contrato e duração:

• Duração: 12 meses
• Local de trabalho: Presencialmente em Brasília-DF

O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem:

• Um pacote de remuneração competitivo
• Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero
• Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde
• Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança.
• Horários de trabalho híbridos e flexíveis
• Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para todos os funcionários.
• Apoio ao desenvolvimento: oferecemos oportunidades de aprendizado para aprimorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento profissional 1:1 e muito mais.

No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações.

Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem.

Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para Diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição.

Nossa equipe de recursos humanos analisa cuidadosamente cada inscrição.