Coordenador(a) Administrativo - Facilities

The Nature Conservancy; São Paulo; Híbrido; BRL 160.000 - 200.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma organização ambiental sem fins lucrativos em São Paulo procura um Coordenador Administrativo responsável por funções administrativas, supervisão de logística e suporte ao time. O candidato ideal terá um bacharelado em Administração, experiência em supervisão e habilidades analíticas, além da capacidade de gerenciar múltiplas tarefas. Esta posição é híbrida e promove um ambiente de trabalho inclusivo.

Serviços

Pacote de benefícios competitivos

Ambiente de trabalho flexível

Oportunidades de desenvolvimento profissional

Qualificações

• Experiência de pelo menos 2 anos em coordenação de processos administrativos.
• Experiência com a geração de relatórios e interpretação de dados.
• Fluência em português e inglês intermediário.

Responsabilidades

• Coordenar a logística de eventos e reuniões.
• Gerenciar as instalações físicas da organização.
• Processar faturas e auxiliar na elaboração de orçamentos.

Conhecimentos

Experiência em supervisão de pessoas

Habilidades de comunicação

Perfil analítico

Capacidade de trabalhar de forma colaborativa

Formação académica

Bacharelado em Administração ou área relacionada

Ferramentas

Excel em nível avançado

Descrição da oferta de emprego

Localização: São Paulo

Os funcionários devem estar fisicamente localizados em São Paulo durante o período de emprego com a TNC. Candidatos de outras localidades são incentivados a se candidatar; no entanto, a TNC não cobrirá os custos de realocação se você aceitar uma oferta feita pela TNC para esta posição.

O que podemos alcançar juntos: O Coordenador Administrativo será responsável pelo desempenho de múltiplas funções administrativas relacionadas ao programa atribuído. A posição será responsável pela supervisão do agendamento e coordenação de logística para eventos especiais e/ou reuniões, centralização e gestão de compras, arquivamento central, operações de correspondência e envio de computadores e artigos de TI, gestão de instalações da TNC, abertura, mudanças e encerramento de escritórios, telecomunicações, gestão geral de inventário, imobilizados e frota, gestão de agências de viagens, controle e apoio na confecção de contratos relacionados a área, suporte e/ou recepção, criação de documentos. Poderá auxiliar no recrutamento e treinamento de voluntários do programa, podendo coordenar as atividades dos voluntários. O Coordenador poderá executar tarefas administrativas de Sistemas de Informação, e Finanças, incluindo formulários de processamento, elaboração de relatórios e monitoramento de orçamentos e prestar apoio geral a área. Fará uso de sistemas e recursos disponíveis para manter, rastrear e pesquisar dados e produzir e revisar relatórios. Fará aplicação de processos e práticas estabelecidos para melhorar a eficácia e documentar os procedimentos do programa de referência por parte dos funcionários. Coordenará atividades com múltiplas variáveis, definirá prazos realistas e fará o gerenciamento de cronograma. O Coordenador será ponto de contato para consultas sobre as atividades do programa e poderá auxiliar no desenvolvimento de materiais de comunicação do programa e gerenciamento de correspondência. Esta posição trabalhará em cooperação com a equipe da Conservação, fornecendo informações necessárias para tomar decisões e resolver problemas. O Coordenador atuará como responsável pelo departamento conforme designado pela supervisão, a fim de coordenar arranjos, transmitir informações e garantir a execução bem-sucedida do programa direcionado relacionado à área funcional da equipe. O Coordenador implementará processos e práticas para melhorar a eficácia. O Coordenador e comunicará com a equipe de vários programas em toda a Conservancy, bem como com doadores, voluntários, fornecedores e relações comerciais. Ele comunicará ou distribuirá informações para ajudar a equipe a tomar decisões, resolver problemas e melhorar o fluxo de trabalho. Estamos procurando por você: Você está procurando um trabalho em que possa acreditar? Na TNC, nos esforçamos para incorporar uma filosofia de trabalho na qual você pode acreditar, onde você pode sentir que está fazendo a diferença todos os dias. Estamos procurando alguém com forte experiência em liderar uma equipe diversificada e multidisciplinar. O candidato ideal deve ter habilidades de comunicação e colaboração e experiência em projetar, organizar e dirigir projetos complexos. Buscamos uma pessoa com perfil analítico, autônomo, curiosa, motivada por desafios e mudança diária de rotina e diversidade de atividades, que goste fundamentalmente de atender, tratar e orientar pessoas. Alguém com foco e domínio dos instrumentos, ferramentas e múltiplas linguagens existentes dentro da Organização. Profissional confiante, flexível e com empenho em revolver de forma proativa as situações e eventualidades com cotidiano. Que tenha interesse em se desenvolver e desenvolver os demais colegas de time e da TNC como um todo. A área de Operações trabalha simultaneamente com temas diversos em alinhamento com diferentes áreas por toda a Organização. Assim, buscamos alguém com mente criativa, que se adapte facilmente a tratativa dos diversos temas, perfis e áreas. Que tenha sólida vivência em rotinas de facilidade, supervisão de pessoas, tratativa com público, negociações e fornecedores diversos, treinamentos, criação de processos, assim como entenda a importância da Ética e transparência em todas as atividades a serem desenvolvidas na TNC. Nesse papel, você apoiará, juntamente com um time focado, o time de Legal na confecção, registro e arquivamento de documentos societários e procurações (Power of Attorney - PoA) e delegações (Grant of Authority - GoA), due deligence, preparo de documentações para parceiras e acordos de cooperação, atuará de forma efetiva na administração e gestão do inventário geral, termos de comodato, imobilizados e frota, atuando nas aquisições, doações e descartes quando aplicável, administração de agências de viagens, na elaboração de documentos, memorandos e relatórios e processos operacionais, será responsável pela centralização e gestão das compras gerais, apoiará junto ao Consultor de Saúde e Segurança do Trabalho e Safety o desenvolvendo e monitorando das ações que dependem a área de Operações, atuará como membro de times em projetos específicos, administrar treinamentos e orientar os colegas da TNC como um todo, esclarecimento de dúvidas diversas dos funcionários e diretoria. Responsabilidades e Escopo de trabalho:

• Promover ativamente o Código de Conduta da organização, demonstrando alinhamento contínuo com os valores institucionais, tanto internamente quanto externamente.
• Garantir a confidencialidade e integridade no manuseio de informações sensíveis e institucionais.
• Supervisionar a equipe de Facilities, promovendo alinhamento, organização e cumprimento das atividades.
• Servir como ponto de referência para a equipe de Operações (OPS), apoiando colaboradores novos e atuais com informações relevantes da área.
• Eventualmente, supervisionar voluntários, estagiários ou Jovens Aprendizes.
• Gerenciar as instalações físicas da organização, coordenando manutenções, reformas e processos logísticos relacionados à abertura, mudança ou encerramento de escritórios.
• Coordenar o envio de equipamentos (como computadores) em conjunto com a equipe de TI.
• Administrar o inventário geral, termos de comodato, controle de bens em home office e gestão de itens imobilizados.
• Realizar a gestão de descarte, doações ou venda de materiais, conforme aplicável.
• Coordenar a centralização e gestão das compras gerais, acompanhando a implementação de novos processos.
• Administrar agências de viagens e processos logísticos relacionados.
• Gerenciar a frota de veículos, contratos de aluguel e todos os procedimentos relacionados (comunicação, treinamento e controle).
• Receber e encaminhar correspondências e atender chamadas telefônicas da organização.
• Processar faturas, contratar fornecedores, auxiliar na elaboração e acompanhamento orçamentário da área.
• Gerenciar contratos da área de Operações, acompanhando vencimentos, renovações e novos acordos, em alinhamento com o time responsável por contratos gerais.
• Apoiar a tramitação anual com a seguradora internacional, incluindo a gestão de itens segurados e respectivos pagamentos.
• Coordenar o envio e controle de documentos institucionais para parceiros, propostas e processos de due diligence.
• Ser responsável pelos registros da organização em entidades públicas e manter o controle das já registradas.
• Apoiar o time Jurídico na elaboração e registro de documentos societários, procurações (Power of Attorney – PoA) e delegações (Grant of Authority – GoA).
• Manter a documentação institucional organizada e disponível na intranet.
• Emitir certidões e certificados institucionais junto ao fornecedor responsável.
• Apoiar a implementação e monitoramento das ações de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), junto ao consultor da área.
• Ministrar treinamentos relacionados à área de Facilities e Operações para equipes internas.
• Apoiar na logística de eventos da área de Operações.
• Apoiar a aprovação de pagamentos, conforme matriz de concessões de autoridade.
• Participar de projetos da organização, conforme atribuições recebidas.
• Tomar decisões dentro do escopo da área e priorizar atividades de forma independente.
• Identificar e resolver problemas rotineiros, escalando apenas questões mais complexas.
• Disponibilidade para viagens eventuais.

O que você trará:

• Bacharelado em Administração, Gestão ou área relacionada, ou combinação equivalente de formação e experiência profissional 2 dois anos.
• Experiência em supervisão de pessoas e/ou equipes.
• Experiência na coordenação de processos administrativos.
• Experiência com a geração de relatórios e interpretação de dados para apoio à tomada de decisão.
• Experiência em redação, edição e revisão de textos institucionais ou de negócios.
• Experiência em organização de tempo e gestão de múltiplas atividades com prazos definidos.
• Experiência de trabalho colaborativo com equipes diversas e comunicação com públicos variados.
• Experiência com rotinas e processos de Operações e/ou Facilities.
• Experiência com ferramentas de planilhas eletrônicas, como Excel, em nível avançado.
• Fluência em português (escrita, leitura e fala) e experiência com comunicação escrita e leitura em inglês; nível intermediário de fala em inglês.

Qualificações desejadas:

• Experiência em planejamento de atividades e resolução de problemas complexos.
• Experiência no uso de sistemas e tecnologias voltadas para gestão administrativa ou facilities.
• Experiência com organização de eventos e produção de materiais de apoio.
• Curso ou formação complementar em áreas como Gestão de Facilities, Logística ou Administração Pública.
• Experiência com gestão de contratos e relacionamento com fornecedores.
• Conhecimento atualizado sobre tendências e boas práticas em Facilities ou Operações.

Local de trabalho: Esta posição é fixa para desenvolvimento das atividades em Home Office na cidade de São Paulo.

Família de Trabalhos: Operações

Código Interno do Trabalho: 700040

Faixa salarial: grade 5

Who We Are:

The Nature Conservancy's mission is to protect the lands and waters upon which all life depends. As a science-based organization, we create innovative, on-the-ground solutions to our world's toughest challenges so that we can create a world in which people and nature thrive. We're rooted in our Mission and guided by our Values, which includes a Commitment to Diversity and Respect for People, Communities, and Cultures. Whether it's career development, flexible schedules, or a rewarding mission, there's lots of reasons to love life #insideTNC. Want a better insight to TNC? Check out our TNC Talent playlist on YouTube or on Glassdoor.

Our goal is to cultivate an inclusive work environment so that all our colleagues around the globe feel a sense of belonging, and that their unique contributions to our mission are valued. We know we'll only achieve our Mission by hiring and engaging a diverse workforce that reflects the communities in which we work. In addition to the requirements in our postings, we recognize that people come with talent and experiences outside of a job. Diversity of experience and skills combined with passion is a key to innovation and a culture of inclusion! Please apply – we'd love to hear from you. To quote myriad TNC staff members, “you'll join for our mission, and you'll stay for our people.”

What We Bring:

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