Auxiliar de Documentação

Spassu; São José dos Campos; Presencial; BRL 20.000 - 40.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa inovadora está em busca de um Auxiliar de Documentação para apoiar nas atividades diárias de organização e gestão documental. Nesta posição, você será responsável por executar atividades de arquivo técnico, tratar e organizar documentos em formatos físicos e eletrônicos, além de digitalizar e compilar informações para facilitar o acesso. Se você tem experiência em gestão documental e busca um ambiente colaborativo, esta é uma excelente oportunidade para contribuir em um setor dinâmico. Venha fazer parte de uma equipe que valoriza a eficiência e a organização, enquanto desenvolve sua carreira em um ambiente de trabalho estimulante.

Serviços

Plano de Saúde

Plano Odontológico

Vale Alimentação ou Refeição

Vale Transporte

Seguro de Vida

Gympass

Qualificações

• Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.
• Conhecimento em softwares de gerenciamento de documentos e técnicas de arquivo.

Responsabilidades

• Executar e organizar documentação em meio físico e eletrônico.
• Controlar empréstimos e devoluções de documentos, além de estruturar arquivo técnico.
• Digitalizar documentos e atender usuários com dúvidas sobre procedimentos.

Conhecimentos

Gestão Documental

Arquivo Técnico

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft PowerPoint

Adobe Acrobat Pro

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Formação académica

Ensino Médio completo

Ferramentas

Pacote Office

Acrobat Pro

Descrição da oferta de emprego

Auxiliar de Documentação

Cadastre-se para se candidatar ao cargo de Auxiliar de Documentação na empresa Spassu.

DESCRIÇÃO
Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.

Principais Responsabilidades

1. Executar atividades de arquivo técnico.
2. Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico.
3. Preparar documentação para Guarda externa.
4. Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle.
5. Estruturar arquivo técnico.
6. Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade.
7. Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário.
8. Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos.
9. Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente.
10. Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente.
11. Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento.
12. Digitalizar documentos por demandas pontuais.
13. Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente.
14. Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente.
15. Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação.
16. Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas.
17. Realizar pesquisa e fornecimento de documentos.
18. Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado.
19. Conferência da documentação recebida.
20. Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas).
21. Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização.
22. Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados.
23. Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário.
24. Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

• Se você é PCD, essa vaga também é para você.

Requisitos

Escolaridade Mínima: Ensino Médio completo.

Experiência Mínima: Desejável 5 anos de experiência em atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.

Conhecimento Mínimos: Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint; Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems; Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED); Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.

Benefícios:

• Plano de Saúde
• Plano Odontológico
• Vale Alimentação ou Refeição
• Vale Transporte
• Seguro de Vida
• Gympass
• e... Um mundo de oportunidades!!!

Local de trabalho: São José dos Campos, SP

Regime de contratação: Efetivo – CLT

Jornada: Período Integral

Área e especialização profissional: Ciências, Pesquisa - Biblioteconomia

Nível hierárquico: Auxiliar

VALORIZADO: Tempo de experiência: Entre 5 e 10 anos.