Assistente Administrativo - ITU/SP - SP

Universidade Dos Campeões; Itu; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma instituição de ensino de renome está em busca de um Assistente Administrativo dedicado e proativo. Nesta função, você será fundamental para o suporte à CEO e à Diretoria, garantindo a organização e eficiência nas operações diárias. Você terá a oportunidade de interagir com clientes e fornecedores, proporcionando uma experiência de atendimento excepcional. Se você tem habilidades em gestão de agenda, é organizado e possui um forte foco no cliente, esta é a sua chance de se juntar a uma equipe que valoriza a colaboração e a melhoria contínua. Venha fazer parte de um ambiente dinâmico e inovador, onde suas contribuições serão valorizadas e reconhecidas.

Serviços

Vale Alimentação

Vale Transporte

Convênio Médico (após experiência)

Qualificações

• Experiência em gestão de agenda e suporte a executivos.
• Habilidade em atendimento ao cliente e organização de ambientes.

Responsabilidades

• Gerenciar a agenda da CEO e garantir a organização dos compromissos.
• Atender clientes internos e externos, assegurando uma experiência positiva.

Conhecimentos

Gestão de agenda

Habilidade em atendimento ao cliente

Organização de compromissos

Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

Ferramentas de gestão de tarefas (Trello, Asana, Google Agenda)

Conhecimento básico em processos de compras

Formação académica

Ensino Superior em Administração

Secretariado Executivo

Gestão Empresarial

Ferramentas

Trello

Asana

Google Agenda

Descrição da oferta de emprego

O Assistente Administrativo será responsável por garantir o suporte eficiente à CEO e à Diretoria, assegurando a organização, agenda e fluxo de atendimento a clientes e fornecedores.

- Gestão da agenda da CEO, garantindo organização e pontualidade nos compromissos;

- Assessoria direta à CEO, realizando agendamentos, controle de compromissos e suporte em demandas internas e externas;

- Atendimento e recepção de clientes internos e externos, garantindo uma experiência agradável desde o primeiro contato até o atendimento presencial;

- Organização e conservação dos ambientes da Diretoria e Comercial, garantindo um espaço limpo e adequado para reuniões e atendimentos;

- Acompanhamento da jornada do cliente no escritório, desde o agendamento até o momento do atendimento presencial, garantindo um alto padrão de qualidade;

- Solicitação de materiais de escritório e limpeza ao departamento de Operações;

- Solicitação de manutenção predial, incluindo reparos necessários em ar-condicionado, lâmpadas e demais estruturas do escritório;

- Gestão da jornada do cliente na compra de livros, garantindo desde a aquisição até o envio do código de rastreamento para acompanhamento da entrega.

Principais Responsabilidades

- Garantir o correto agendamento e acompanhamento das atividades da CEO;

- Manter a organização e o bom funcionamento dos espaços de Diretoria e Comercial;

- Garantir que os clientes e parceiros tenham uma experiência satisfatória ao visitar o escritório;

- Assegurar o abastecimento contínuo de materiais de escritório, limpeza e insumos para clientes;

- Monitorar a execução de reparos e manutenções necessárias no ambiente físico;

- Gerenciar com eficiência o processo de compra e envio de livros adquiridos pelos clientes.

Formação Acadêmica

- Ensino Superior em Administração, Secretariado Executivo, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.

Habilidades Técnicas:

- Gestão de agenda e organização de compromissos;

- Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) – intermediário/avançado;

- Ferramentas de gestão de tarefas e produtividade (ex.: Trello, Asana, Google Agenda);

- Habilidade em atendimento ao cliente (presencial e remoto);

- Conhecimento básico em processos de compras e gestão de suprimentos;

- Controle e acompanhamento de logística para envio de materiais (ex.: livros).

Competências Comportamentais

- Agilidade: Capacidade de agir rapidamente diante de demandas e mudanças inesperadas, garantindo eficiência na execução das tarefas;

- Mentalidade de Crescimento: Busca constante por aprendizado, desenvolvimento pessoal e profissional, adaptando-se a novos desafios com resiliência;

-Marketing Pessoal: Habilidade para construir uma imagem profissional forte, prezando pela postura, comunicação e apresentação;

- Organização e Planejamento: Capacidade de gerir múltiplas tarefas e prioridades sem perder prazos e qualidade;

- Proatividade: Antecipar demandas e agir com iniciativa na resolução de problemas;

- Comunicação Efetiva: Habilidade para lidar com diferentes públicos, transmitindo informações de forma clara e objetiva;

- Resiliência: Capacidade de lidar com situações de pressão e mudanças no ambiente corporativo.

Competências Culturais da Empresa

- Foco no Cliente: Garantir que a experiência do cliente seja sempre positiva, buscando a excelência em cada interação;

- Compromisso com a Qualidade: Realizar as tarefas com excelência, prezando pela eficiência e pelos detalhes que fazem a diferença;

- Colaboração e Trabalho em Equipe: Atuar de forma integrada com diferentes áreas da empresa, promovendo um ambiente de cooperação;

- Inovação e Melhoria Contínua: Buscar novas formas de otimizar processos e trazer soluções que melhorem a experiência dos clientes e a rotina organizacional;

- Ética e Transparência: Manter uma conduta profissional íntegra e alinhada aos valores da empresa;

- Senso de Dono: Agir como protagonista, garantindo que cada detalhe da operação administrativa seja tratado com responsabilidade e zelo.

Indicadores de Desempenho

- Para avaliar a performance do Assistente Administrativo, alguns indicadores podem ser utilizados, como:

- Taxa de satisfação da CEO e Diretoria (feedback sobre organização e suporte prestado)

- Tempo médio de resposta e resolução de demandas administrativas.

- Nível de organização e conservação dos espaços da Diretoria e Comercial.

- Eficiência na gestão de compras e controle de insumos.

- Tempo médio de resposta e resolução de solicitações de manutenção.

- Qualidade da experiência do cliente no escritório (feedback dos visitantes).

Jornada de Trabalho e Salário:

Jornada de trabalho: 7h30 até 17h30, com 1h12 de almoço;

Remuneração: R$ 2.000,00 a R$ 2.500,00;

Benefícios: Vale Alimentação, Vale Transporte, Convênio Médico (após experiência);

Disponibilidade para alguns treinamentos aos sábados;

Regime de contratação: CLT ou PJ;

Local de trabalho: 100% presencial na cidade de Itu/SP.