Assistente Administrativo de Eventos

Feira EBS; São Paulo; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa dinâmica está em busca de um profissional para organizar e produzir eventos. O candidato ideal terá experiência em lidar com fornecedores e clientes, além de habilidades em gestão de projetos e Excel avançado. Esta posição oferece a oportunidade de trabalhar em um ambiente colaborativo, onde você será responsável por coordenar a jornada do cliente, gerenciar listas de convidados e garantir que todos os detalhes do evento sejam executados com precisão. Se você é apaixonado por eventos e busca um novo desafio, esta é a sua chance de brilhar!

Qualificações

• Experiência prévia na área administrativa.
• Conhecimento em organização de eventos e gestão de projetos.

Responsabilidades

• Acompanhar a jornada do cliente após fechamento com o departamento comercial.
• Gerenciar a lista de convidados e controlar confirmações.
• Atualizar informações dos clientes e gerenciar conteúdo dos sites.

Conhecimentos

Organização de Eventos

Lidar com Fornecedores

Habilidade em Atendimento ao Cliente

Gestão de Projetos

Excel Avançado

Formação académica

Formação em Administração

Formação em Eventos

Descrição da oferta de emprego

• ORGANIZAÇÃO E PRODUÇÃO DE EVENTOS - Acompanhar a jornada do cliente após o fechamento com o departamento comercial: solicitar documentação e material para divulgação da participação no evento, preencher cadastro, envio de documentação - Confirmação de recebimento de material via telefone, email e/ou whats app - Cotação de fornecedores de acordo com o briefing - Elaborar a planilha orçamentária e enviar para aprovação - Apoiar a contratação e assinatura de serviços - Definir lista de participantes/convidados junto ao solicitante - Elaborar convite / formulário /comunicados do evento - Controlar as confirmações - Definir junto ao solicitante o cronograma de comunicação e operacionalizar: save the date, convite, link de confirmação, lembretes, programação etc. - Fazer reunião de alinhamento com fornecedores e clientes - Gestão de lista de convidados - Envio de email de confirmação e programação aos participantes/convidados - Envio de ordem de serviço aos fornecedores - Acompanhar pré-evento e realização dos eventos - Fazer o fechamento junto aos fornecedores: avaliação, agradecimento, pagamento (com o auxílio do financeiro), reunião de de-briefing - Agendamento de publicações nas redes sociais, divulgar e subir nas redes sociais e/ou site e app do evento - Gerenciar a página dos clientes dentro do site e aplicativo do evento - 2. ATENDIMENTO AOS CLIENTES - Coordenar o cronograma de ações do contrato: contratos, boletos, notas fiscais - Agendamento de publicações nas redes sociais - Relatório de entregas - 3. GESTÃO DE MAILING - Padronizar os campos OBRIGATÓRIOS nas novas listas recebidas e subir devidamente preenchida no marketing no sistema - Organizar e segmentar contatos já existentes no sistema - Atualizar/deletar e-mails bounces, profissionais desligados etc. - 4. ATUALIZAÇÃO DO CONTEÚDO DOS SITES E APLICATIVOS - Atualizar informações dos clientes - Incluir eventos no calendário - Fazer a gestão do conteúdo. Experiência prévia na área administrativa
  
  

• ORGANIZAÇÃO E PRODUÇÃO DE EVENTOS - Acompanhar a jornada do cliente após o fechamento com o departamento comercial: solicitar documentação e material para divulgação da participação no evento, preencher cadastro, envio de documentação - Confirmação de recebimento de material via telefone, email e/ou whats app - Cotação de fornecedores de acordo com o briefing - Elaborar a planilha orçamentária e enviar para aprovação - Apoiar a contratação e assinatura de serviços - Definir lista de participantes/convidados junto ao solicitante - Elaborar convite / formulário /comunicados do evento - Controlar as confirmações - Definir junto ao solicitante o cronograma de comunicação e operacionalizar: save the date, convite, link de confirmação, lembretes, programação etc. - Fazer reunião de alinhamento com fornecedores e clientes - Gestão de lista de convidados - Envio de email de confirmação e programação aos participantes/convidados - Envio de ordem de serviço aos fornecedores - Acompanhar pré-evento e realização dos eventos - Fazer o fechamento junto aos fornecedores: avaliação, agradecimento, pagamento (com o auxílio do financeiro), reunião de de-briefing - Agendamento de publicações nas redes sociais, divulgar e subir nas redes sociais e/ou site e app do evento - Gerenciar a página dos clientes dentro do site e aplicativo do evento - 2. ATENDIMENTO AOS CLIENTES - Coordenar o cronograma de ações do contrato: contratos, boletos, notas fiscais - Agendamento de publicações nas redes sociais - Relatório de entregas - 3. GESTÃO DE MAILING - Padronizar os campos OBRIGATÓRIOS nas novas listas recebidas e subir devidamente preenchida no marketing no sistema - Organizar e segmentar contatos já existentes no sistema - Atualizar/deletar e-mails bounces, profissionais desligados etc. - 4. ATUALIZAÇÃO DO CONTEÚDO DOS SITES E APLICATIVOS - Atualizar informações dos clientes - Incluir eventos no calendário - Fazer a gestão do conteúdo. Experiência prévia na área administrativa
  
  

Conhecimento em organização de eventos

Habilidade em lidar com fornecedores e clientes

Formação em Administração, Eventos ou áreas relacionadas (desejável)

Curso de Excel avançado

Conhecimento em gestão de projetos

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