Assistente Administrativo – Diretoria

Pronto para decolar com a gente?

Queremos profissionais que não têm medo de pensar fora da caixa, amam trabalhar em equipe e entendem que grandes resultados vêm do esforço coletivo e de relacionamentos sólidos. Apoiamos quem quer crescer junto com a gente, com responsabilidade, criatividade e paixão pelo que faz.

Se você se encaixa nesse perfil, vem construir o futuro com a gente.

Missão do cargo:

Responsável pelo suporte a Diretoria Corporativa, alinhando toda a agenda de compromissos, efetuando o acompanhamento de aprovações de sistemas em geral, o acompanhamento de despesas, alinhamento da comunicação interna e externa visando garantir todos os fluxos de aprovação, reuniões e comunicações para facilitar os processos de trabalho da área e contribuir para uma gestão eficiente.

Atividades:

• Acompanhar e controlar a demanda de atendimentos telefônicos, correspondências e e-mails recebidos, notificando a supervisão e seus pares, com o objetivo de assegurar fluxo e desempenho adequados.
• Apoiar o atendimento de todas as áreas clientes providenciando salas de reuniões e pequenos eventos, controlando a movimentação de malotes internos e externos, recepcionando clientes internos e externos e contribuindo na elaboração e revisão de materiais, apresentações e documentos.
• Organizar e arquivar dados, informações e documentos conforme orientações do Superior Imediato, utilizando sistemas específicos, conferindo documentações, entre outros.
• Conferir a emissão da fatura referente aos serviços contratados pela área, classificando as despesas realizadas e os prestadores de serviço, analisando lançamentos com as solicitações realizadas no período, ajustando centro de custos, naturezas e valores.
• Zelar pelo cumprimento das políticas da organização e procedimentos da área, mediante atendimento às práticas e processos estabelecidos.
• Contribuir coma disponibilidade e funcionalidade dos equipamentos e do ambiente de trabalho por meio da identificação de irregularidades e solicitação de manutenção e reparos quando necessário
• Suportar a organização da equipe mediante controle e planejamento das agendas, compromissos e eventos, realizando reservas, contatando fornecedores e administrando as solicitações;
• Apoiar atividades da área mediante elaboração, controle e acompanhamento das comunicações e correspondências expedidas e recebidas, internas e externas, zelando por sua qualidade e confidencialidade, bem como elaboração, tradução e revisão de materiais e documentos.
• Controlar despesas dos executivos e da área por meio de recebimento, prestação, planejamento e controle.
• Fazer a gestão das viagens da diretoria, realizando e acompanhando as solicitações com a empresa de viagens vigente, solucionando possíveis problemas e controlando orçamento.
• Realizar o lançamento das notas fiscais das despesas do setor nos sistemas internos, garantindo o pagamento nos prazos estabelecidos.

Requisitos:

• Ensino superior completo em Administração, Secretariado ou áreas relacionadas
• Pacote office avançado
• Conhecimento em rotinas administrativas
• Desejável espanhol intermediário