Assistente Administrativo

Aretè & Cocchi Technology; Rio de Janeiro; Presencial; BRL 20.000 - 80.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma empresa inovadora está em busca de um profissional organizado e detalhista para atuar em controle de atividades e faturamento. Esta posição envolve o uso de ferramentas como SAP e Microsoft Office, além de interação com diversos departamentos para garantir a fluidez dos processos. Se você tem experiência em ambientes jurídicos e é proficiente em inglês, esta é uma oportunidade emocionante para contribuir com uma equipe diversificada e inclusiva, focada na transição energética e na sustentabilidade. Venha fazer parte de uma organização que valoriza a inovação e a diversidade.

Qualificações

• Experiência em escritório de advocacia ou jurídico interno é desejável.
• Proficiência em Microsoft Office e SAP é essencial.

Responsabilidades

• Controle de atividades e faturamento, incluindo monitoramento e verificação de notas fiscais.
• Redação e atualização de documentos e relatórios relacionados a contratos.

Conhecimentos

SAP

Microsoft Office

Comunicação

Organização

Inglês Avançado

Discrição e Confidencialidade

Formação académica

Experiência em escritório de advocacia ou jurídico interno

Ferramentas

Legal Archives

Ferramentas de gestão de agenda

Descrição da oferta de emprego

A Saipem é líder global na engenharia e construção de grandes projetos para os setores de energia e infraestrutura, tanto offshore como onshore. A Saipem é “Uma Empresa” organizada em cinco linhas de negócios – Serviços Baseados em Ativos, Transportadores de Energia, Energia Eólica Offshore, Infraestruturas Sustentáveis, Robótica e Soluções Industrializadas. A empresa possui 8 estaleiros de fabricação e uma frota offshore de 23 embarcações de construção (das quais 21 próprias e 2 de propriedade de terceiros e administradas pela Saipem) e 15 sondas de perfuração, das quais 8 próprias. Sempre orientada para a inovação tecnológica, o propósito da empresa é “Engenharia para um futuro sustentável”. Como tal, a Saipem está empenhada em apoiar os seus clientes no caminho da transição energética para Net Zero, com meios, tecnologias e processos cada vez mais digitais orientados para a sustentabilidade ambiental. Listada na Bolsa de Valores de Milão, está presente em mais de 50 países ao redor do mundo e emprega cerca de 30 mil pessoas de mais de 120 nacionalidades.

Sempre empenhada em promover e apoiar os valores da diversidade e da inclusão, a Saipem confirma o seu compromisso em valorizar as diferenças como fonte de enriquecimento mútuo. Para tal, promove e incentiva condições que permitam a eliminação de todos os obstáculos que limitem a plena expressão das pessoas e o seu pleno desenvolvimento dentro da organização. Protege e garante condições de trabalho que respeitam a dignidade individual, ao mesmo tempo que promove um ambiente de trabalho colaborativo, harmonioso, justo e solidário.

Sobre a vaga:

• Processamento de Notas Fiscais / Controle de Atividades e Faturamento:
  Controle de Atividades: Monitoramento das atividades solicitadas e faturadas;
  Conferência de Notas: Verificação das notas fiscais em relação aos contratos correspondentes e comprovantes necessários;
  Acompanhamento de CAP e Centro de Custo: Monitoramento contínuo dos CAPs e centros de custo relacionados;
  Emissão de Capas: Responsável pela emissão de capas para as notas fiscais, conforme procedimentos internos e instruções do Corporativo;
  Processo de Assinatura: Coordenação do processo de assinatura, garantindo a fluidez das etapas;
  Comunicação: Interação com departamentos relevantes para garantir a correta tramitação de documentos;
  Retorno aos Escritórios: Responder às solicitações dos escritórios, fornecendo informações ou documentos necessários;
  Uso do SAP: Realizar atividades específicas no SAP, como emissão de SES e WOs.
• Redação e Atualização de Documentos:
  Documentos e Relatórios:
  Planilha de Controle de Contratos: Manter atualizado o controle de contratos, CAPs, centros de custo, etc.
  Planilhas de Provisionamento Mensal: Manter atualizadas planilhas de provisionamento mensal para o AFC e o Corporativo.
  Planilhas de Forecast: Atualizar periodicamente informações sobre saldo residual dos contratos, condições de contratação, centros de custo, etc.
• Gestão de Sistemas:
  Inclusão, Atualização e Acompanhamento em Sistemas: Atualização e controle de atividades nos sistemas Legal Archives, SAP, etc.
  Organização de Arquivos: Manter arquivos digitais e físicos organizados, garantindo fácil acesso e atualização contínua.
• Coordenação de Reuniões:
  Logística de Reuniões: Planejamento e coordenação de reuniões (i.e. ACC e BoD), incluindo: Agendamento e Preparação de materiais de suporte.
• Planejamento de Viagens:
  Organização de Viagens: Planejamento e organização de viagens, abrangendo: Reservas de voos; Reservas de hotéis; Transporte.
• Emissão de Documentos:
  Emissão de Form45 / Minuta de LoE: Responsável pela criação e gestão de Form45 e minutas de LoE, além de pedidos de serviço, conforme necessário.

Sobre você:

• Desejável experiência prévia em escritório de advocacia ou jurídico interno de outras empresas.
• Proficiência em software de escritório (como Microsoft Office) e ferramentas de gestão de agenda.
• Conhecimento de SAP.
• Inglês Avançado.
• Habilidades de Comunicação: Excelentes habilidades verbais e escritas (português e inglês).
• Organização: Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar tempo de forma eficaz.
• Discrição e Confidencialidade: Manter informações confidenciais e sensíveis em sigilo.