VacatureOffice assistant

Deckers Notarissen; Antwerpen; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Eindejaarspremie

Maaltijdcheques

Groeps- en hospitalisatieverzekering

Aanvullende verzekering ambulante zorg

ecocheques

GSM-abonnement

Platform personeelskortingen

Bijkomende vakantiedagen

Fietslease

Résumé du poste

Deckers Notarissen zoekt een Office Assistant die meedraait als drijvende kracht achter de dagelijkse kantoorwerking. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en leveranciers, beheert bestellingen, plaatst offertes en houdt intranet, website en interne communicatie up-to-date.

Daarnaast ondersteun je HR-werkzaamheden zoals onboarding/offboarding, tijdregistratie en opleidingen, en draag je bij aan optimalisatie en digitalisering van processen.

Qualifications

• Bacheloropleiding in Organisatie en Management of gelijkwaardige ervaring.
• Grove organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en discretie.
• Klant- en collega-gerichte communicatie en proactieve houding.

Responsabilités

• Dienen als spil in dagelijkse kantoorwerking en eerste aanspreekpunt.
• Beheren offertes, bestellingen en leverancierscontact.
• Ondersteunen HR-processen zoals onboarding/offboarding en tijdregistratie.
• Organiseren van interne events en bijdragen aan digitalisering van processen.

Connaissances

Organisatie

Communicatieve houding

Hands-on mentaliteit

Discreet

Proactief

Formation

Bachelor Organisatie en Management

Description du poste

Ben je iemand die energie krijgt van organiseren en het bieden van ondersteuning zodat de kantoorwerking op wieltjes loopt? Dan voel jij je wellicht helemaal thuis in deze veelzijdige functie! Als Office Assistant ben je mee de drijvende kracht achter onze dagelijkse kantoorwerking.

Taken en verantwoordelijkheden

Als Office Assistent ben jij mee de spil van onze organisatie en zorg je ervoor dat de dagelijkse kantoorwerking vlot en efficiënt verloopt. Geen enkele dag is dezelfde: je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en leveranciers, vraagt offertes op, beheert bestellingen, volgt externe partners op, plant afspraken in en zorgt ervoor dat administratieve documenten, het intranet, de website en de interne communicatie steeds up-to-date zijn.

Daarnaast ondersteun je onze HR-werking bij onder meer de on-en off boarding van medewerkers en stagiairs, beheert de module afwezigheden en tijdsregistratie, registreert opleidingen en biedt ondersteuning bij diverse personeel gebonden administratieve processen. Zo zorg je ervoor dat collega’s zich, vanaf hun eerste werkdag, steeds welkom en goed ondersteund voelen. Je denkt actief mee na over de verdere optimalisatie en digitalisering van onze kantoorwerking, werkt efficiëntere processen en handleidingen uit en helpt verbeterinitiatieven succesvol te implementeren en medewerkers te enthousiasmeren.

Bovendien geef je mee vorm aan onze warme bedrijfscultuur door interne activiteiten en evenementen te organiseren, van teambuildings en personeelsfeesten tot kleinere attenties. Je werkt backoffice en biedt waar nodig ondersteuning aan het onthaal en de telefonie, zodat onze dienstverlening steeds professioneel en klantgericht verloopt.

Profiel

Je beschikt over een professionele bacheloropleiding ‘Organisatie en Management’ of hebt enkele jaren ervaring genoten in een gelijkaardige functie. Je hebt een communicatieve houding, een vriendelijke uitstraling, je bent toegankelijk, behulpzaam, diplomatisch én discreet. Verder heb je een hands‑on mentaliteit en toon je interesse in nieuwe ontwikkelingen en systemen. Met jouw organisatorisch talent, oog voor detail én proactieve houding ben je een onmisbare schakel binnen ons team.

Aanbod

We bieden een contract van onbepaalde duur (voltijds of deeltijds mogelijk) met een aantrekkelijke én marktconforme verloning in verhouding tot je opleiding en werkervaring.

Dit wordt aangevuld met een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen, waaronder:

• eindejaarspremie
• maaltijdcheques
• groeps- en hospitalisatieverzekering
• aanvullende verzekering ambulante zorgen
• ecocheques
• een GSM-abonnement
• een platform m.b.t. personeelskortingen
• bijkomende vakantiedagen én de mogelijkheid tot fietslease

Je komt terecht in een aangename werkomgeving waar ruimte is voor initiatief, zelfontplooiing en een informele, ondersteunende werksfeer. Samen met een enthousiast en gedreven team werk je aan veelzijdige taken. Bovendien organiseren we regelmatig kantooractiviteiten waaraan je vrijblijvend kan deelnemen. Onze werkplek is vlot bereikbaar met de wagen, fiets en het openbaar vervoer.

Een blik achter de schermen?

Niets beter dan enkele collega’s zelf aan het woord te laten. Bekijk onze video via de website www.deckersnotarissen.be/vacatures en maak kennis met ons enthousiast team!

Hoe verloopt de sollicitatieprocedure?

Een eerste screening zal plaatsvinden op basis van sollicitatiebrief en CV. De verdere sollicitatieprocedure bestaat uit een eerste kennismakingsgesprek met de office manager en één van de notarissen waarna een mogelijks vervolggesprek voortvloeit. We hopen je binnenkort te mogen verwelkomen voor een eerste kennismaking! Tot binnenkort?!

Indien u solliciteert bij ons

Indien u solliciteert bij ons zal uw CV en motivatiebrief, die onder andere identificatiegegevens, gegevens betreffende het beroep en academisch curriculum/ studies bevatten, in onze databank 3 jaar bijgehouden worden om redenen van gerechtvaardigd belang. We kunnen gedurende deze termijn dan immers contact met u opnemen voor een nieuwe job opportuniteit binnen onze instellingen. Deze gegevens zullen niet uitgewisseld worden met derden, tenzij omwille van een wettelijke verplichting. U kan steeds alle rechten uitoefenen opgenomen in de GDPR met name, recht op inzage en informatie, recht op gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking, recht op rectificatie, recht op bezwaar en recht om klacht neer te leggen bij de toezichthoudende overheid, door onze functionaris van gegevensbescherming te contacteren via [e-mail]. Wij zien erop toe dat al uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.