Tendering Specialist

TopTalents; Aalter; Sur place; EUR 42 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

TopTalents zoekt een Tendercoördinator om tenderdossiers volledig en correct samen te stellen. Je screent tenders, analyseert aanbestedingsdocumenten en zet een duidelijk plan van aanpak op. Je verzamelt input van sales en interne experts en schrijft offertes die voldoen aan alle voorwaarden.

Je bewaakt deadlines, controleert kwaliteit en compliance, en volgt het dossier tot aan de contractadministratie. Een internationale context biedt groei en verantwoordelijkheid binnen een gevestigde

Qualifications

• Bachelor- of Masterdiploma of gelijkwaardig niveau.
• 4–5 jaar ervaring in tender-/projectadministratie of vergelijkbaar.
• Uitstekende analytische vaardigheden en oog voor detail.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in Frans, Nederlands en Engels.

Responsabilités

• Screen tenders en aanbestedingen en identificeer relevante opportuniteiten.
• Analyseer tenderdocumenten en haal belangrijkste vereisten, voorwaarden en deadlines uit.
• Breng structuur aan in omvangrijke informatie en formuleer een plan van aanpak.
• Verzamel alle administratieve en inhoudelijke documentatie voor een volledig dossier.
• Vraag input op bij sales en andere interne afdelingen en bewaak deadlines.
• Schrijf en structureer offertes zodat ze sterk, helder en conform zijn.
• Controleer dossiers op kwaliteit, volledigheid en compliance en signaleer risico's.
• Volg op na indiening tot contractadministratie en overdracht naar collega's.

Connaissances

Analytisch denken

Structuur aanbrengen

Bid support

Projectadministratie

Frans (mondeling)

Nederlands

Engels

Formation

Bachelor- of Masterdiploma

Outils

MS Office

Description du poste

Voor wie weet dat een sterk dossier niet alleen volledig moet zijn, maar tot in het kleinste detail moet kloppen.

Zie jij in een uitgebreid lastenboek sneller structuur dan chaos? Merk je ontbrekende informatie op nog vóór iemand anders beseft dat ze ontbreekt? En krijg je er stiekem voldoening van wanneer alle puzzelstukken van een complex dossier precies op tijd op hun plaats vallen?

Dan zou deze functie je wel eens bijzonder goed kunnen liggen.

Voor een gevestigde Belgische organisatie in regio Aalter, actief in een gespecialiseerde internationale B2B-omgeving, zoeken we een Tendercoördinator.

Geen klassieke salesfunctie. Je hoeft niemand iets aan te praten of commerciële targets na te jagen.

Jouw sterkte zit ergens anders: complexe informatie doorgronden, structuur creëren en ervoor zorgen dat elk tenderdossier inhoudelijk en administratief staat als een huis.

Waarom we jou nodig hebben?

Een interessante tender vinden is één ding. Er een sterk, volledig en correct dossier van maken, is iets helemaal anders.

Deadlines zijn strikt. Lastenboeken uitgebreid. Informatie zit verspreid over verschillende afdelingen. En één ontbrekend document, verkeerd geïnterpreteerde voorwaarde of gemiste deadline kan het verschil maken tussen deelnemen en naast de opdracht grijpen.

Daarom hebben we jou nodig.

Jij brengt structuur in het volledige tenderproces. Je haalt de essentie uit complexe documenten, weet welke informatie nodig is en zorgt ervoor dat de juiste collega's tijdig hun input leveren.

Dankzij jou kan sales zich commercieel focussen, terwijl jij bewaakt dat achter elke opportuniteit een dossier zit dat volledig, correct en overtuigend is.

Waar jij je tanden in zal zetten:

• Je screent actief tenders en aanbestedingen en identificeert relevante opportuniteiten.
• Je analyseert tenderdocumenten en lastenboeken en haalt er de belangrijkste vereisten, voorwaarden en deadlines uit.
• Je brengt structuur in omvangrijke informatie en vertaalt die naar een duidelijk plan van aanpak.
• Je verzamelt alle administratieve en inhoudelijke documentatie die nodig is om een volledig tenderdossier samen te stellen.
• Je weet precies welke input je van sales en andere interne afdelingen nodig hebt en gaat daar ook actief achteraan.
• Je schrijft en structureert offertes zodat ze inhoudelijk sterk, helder en volledig conform de gevraagde vorm en voorwaarden zijn.
• Je controleert dossiers kritisch op kwaliteit, volledigheid en compliance en merkt fouten, ontbrekende informatie of mogelijke risico's tijdig op.
• Je bewaakt deadlines en trekt aan de bel wanneer informatie of beslissingen dreigen achter te blijven.
• Na indiening laat je het dossier niet los. Je volgt feedback en eventuele gunning verder op tot en met de contractadministratie en overdracht naar de betrokken collega's.

Kortom: jij zorgt ervoor dat een commerciële kans ook daadwerkelijk een sterke kandidatuur wordt.

Waarom je voor deze uitdaging kiest?

• Je werk doet ertoe. Een goed tenderdossier kan rechtstreeks het verschil maken bij het binnenhalen van een belangrijke opdracht.
• Complexiteit schrikt je niet af. Integendeel. Je krijgt dossiers waarin je moet lezen, analyseren, structureren en verbanden leggen.
• Je krijgt ownership. Jij bewaakt het proces en weet op elk moment waar een dossier staat en wat er nog moet gebeuren.
• Je combineert analyse met coördinatie. Je zit niet de hele dag alleen documenten te verwerken, maar schakelt voortdurend met sales en verschillende interne experts.
• Internationaal karakter. Je ondersteunt in eerste instantie voornamelijk de Franse markt en werkt binnen een organisatie met een internationale klantenportefeuille.
• Je expertise kan blijven groeien. Je verdiept je verder in complexe aanbestedingen, contractvoorwaarden en internationale tenderprocessen.
• Ruimte om zelf na te denken. Zie je een risico, ontbreekt er informatie of kan een dossier sterker? Dan wordt er van jou verwacht dat je dat ook zegt.
• Je krijgt een voltijdse functie met verantwoordelijkheid binnen een gevestigde en gespecialiseerde organisatie.

Ben jij wie we zoeken?

Ben jij degene die in een document van zestig pagina's nét die ene voorwaarde ziet die anderen over het hoofd lezen? Werk je graag met deadlines, checklists en verschillende informatiestromen zonder daarin het overzicht te verliezen? En durf je een collega vriendelijk maar kordaat opnieuw te bellen wanneer je zijn input gisteren nodig had?

Dan willen we je leren kennen.

Mogelijk werk je vandaag al met tenders. Mogelijk kom je uit projectadministratie, bid support of een andere omgeving waarin complexe dossiers, strikte deadlines en nauwkeurigheid dagelijkse kost zijn.

Je functietitel vinden we minder belangrijk dan de manier waarop jij werkt.

We herkennen ons in jou als:

• Je hebt een bachelor- of masterdiploma of hebt door relevante ervaring een gelijkwaardig niveau opgebouwd.
• Je ervaring hebt opgebouwd in tenderadministratie, projectadministratie, bid support of een andere dossiergerichte functie. Een ervaring van ongeveer 4 à 5 jaar kan een mooie basis zijn, maar het exacte aantal jaren is voor ons niet doorslaggevend.
• Je bent analytisch sterk en kan grote hoeveelheden informatie snel doorgronden, structureren en kritisch beoordelen.
• Nauwkeurigheid zit in je natuur. Je ziet details niet als bijzaken wanneer ze de kwaliteit van een dossier kunnen bepalen.
• Je schrijft helder en professioneel en kan complexe informatie terugbrengen tot een logisch en overtuigend geheel.
• Je werkt zelfstandig en gestructureerd en weet verschillende dossiers en deadlines naast elkaar te beheren.
• Je bent voldoende assertief om intern achter informatie aan te gaan. Je wacht niet rustig af wanneer een deadline dichterbij komt.
• Je denkt kritisch en oplossingsgericht en merkt afwijkingen, fouten of mogelijke risico's snel op.
• Je communiceert vlot mondeling en schriftelijk in het Frans en beschikt daarnaast over een goede kennis van het Nederlands en Engels.
• Je vindt vlot je weg in MS Office.

Veel belangrijker is dat jij de persoon bent die structuur ziet waar anderen vooral veel informatie zien.

Klaar om van complexe informatie ijzersterke dossiers te maken?

Je zoekt geen administratieve functie waarin je simpelweg uitvoert wat anderen vragen. Je wilt begrijpen waar een dossier over gaat, zelf het overzicht bewaren en verantwoordelijkheid dragen voor de kwaliteit ervan.

En wanneer die tender uiteindelijk wordt binnengehaald?

Dan weet jij dat jouw werk daar een belangrijke rol in heeft gespeeld.

Uiteraard behandelen we elke kandidatuur strikt vertrouwelijk en met de grootste discretie.